Automatiza Excel con macros paso a paso

Domina las macros en Excel para acelerar tareas repetitivas y estandarizar tus reportes. Aquí verás cómo activar la pestaña Programador, grabar una macro paso a paso, ejecutarla con un botón y guardar tu archivo en formato compatible. Además, entenderás cómo se relaciona con Power Query y Power Pivot para un flujo completo: limpia, analiza y automatiza.

¿Qué es una macro y cómo automatiza Excel?

Una macro es una grabación de pasos repetitivos que realizas a diario para que se ejecuten en un solo clic. Si siempre cambias fondo, tipo y tamaño de letra para un reporte mensual, puedes agruparlo en una macro y aplicarlo cuando lo necesites.

• Power Query: limpia tus datos.
• Power Pivot: analiza tus datos.
• Macros: automatizan tus tareas.

Así, pasas de acciones manuales a procesos confiables y consistentes.

¿Cómo activar la pestaña programador y grabar una macro?

Primero asegúrate de ver la pestaña Programador (según versión, puede llamarse Desarrollador). Actívala desde: Archivo > Opciones > Personalizar cinta de opciones > Programador. Ahí encontrarás el grupo Grabar macro y el control para Detener grabación.

• Verifica el estado de grabación en la barra inferior: si no se está grabando, verás el ícono con un círculo vacío.
• Decide si grabas o programas de forma manual: la edición manual es programación orientada en objetos.

¿Qué nombre y atajos usar en la grabación?

Al grabar, asigna un nombre como “formato reporte”. Mejor sin espacios ni espacios finales. Si agregas un método abreviado, evita atajos comunes de Excel como Control C o Control Z para no interferir con funciones existentes. Opcional: agrega una descripción clara para recordar qué hace la macro cuando tengas muchas.

¿Dónde se guarda la macro: este libro o libro de macros personal?

Elige el alcance:

• Este libro: disponible solo al abrir ese archivo.
• Libro de macros personal: accesible en otros libros.
• Libro nuevo: crea un archivo con la macro.

Para el ejemplo, se usa “este libro”.

¿Cómo evitar errores al seleccionar rangos?

Antes de iniciar la grabación, selecciona el área donde aplicarás el formato. Si seleccionas durante la grabación, quedará fijada una celda específica (p. ej., D4) y no funcionará bien en otros rangos.

Durante la grabación puedes:

• Cambiar el fondo a color blanco.
• Cambiar el tipo de letra (por ejemplo, Bank Script).
• Ajustar el tamaño y extender celdas.

Para detener: usa el botón inferior o Programador > Detener grabación. En Microsoft 365 puede aparecer “La macro se registró correctamente” y la opción de guardar el script de Office: en este caso, descartar el script.

¿Cómo ejecutar, vincular a un botón y guardar como xlsm?

Una vez grabada, abre Programador > Macros, selecciona “formato reporte” y pulsa Ejecutar sobre el rango deseado: replicarás todos los pasos en un clic en cualquier hoja, como “Reporte noviembre” o “Reporte ejecutivo”.

También puedes asignar la macro a un botón para mayor velocidad:

• Inserta una forma y edita el texto, por ejemplo: “Agregar formato”.
• Clic derecho > Asignar macro > elige “formato reporte” > Aceptar.
• Con un clic en la forma se ejecutará la macro.

Para compatibilidad, guarda el archivo como Libro de Excel habilitado para macros (.xlsm): Archivo > Guardar como > tipo “Libro de Excel habilitado para macros”. Así otros podrán abrir y usar tus macros.

¿Listo para llevarlo más lejos? Explora otras tareas que repites a diario, conviértelas en macros y cuéntame en los comentarios cómo las aplicaste en tus reportes.