Cómo cargar datos en Power Query Excel

Domina Power Query en Excel para actualizar, limpiar y combinar datos con un clic. A través de pasos claros y repetibles, podrás importar libros de Excel, archivos de texto y CSV, elegir el conector correcto y preparar consultas que alimenten tableros y reportes sin tareas manuales.

¿Qué es Power Query y cuándo usarlo en Excel?

Power Query es una herramienta de Excel para obtener y transformar datos de forma automática. Es ideal cuando necesitas:

• Actualizar información con un clic y evitar procesos manuales repetitivos.
• Limpiar datos sucios cada vez que recibes archivos nuevos.
• Combinar múltiples archivos en un tablero de control o reporte unificado.
• Reemplazar tareas como el cruce de tablas o “buscar mes” con un flujo más rápido y automatizado.

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¿Cómo cargar datos con obtener y transformar datos?

Desde la pestaña Datos en Excel, usa el bloque obtener y transformar datos y el botón obtener datos. Primero trae todo por Power Query (no trabajes directo en las hojas) para habilitar la actualización automática.

• Elige la fuente: de un archivo (Excel, texto, CSV) u otras como Oracle, SQL, Azure o SharePoint.
• Carga los archivos necesarios: por ejemplo, “base”, “ingresos”, “egresos”, “presupuesto”.
• Verifica la vista previa y cuántas filas se cargaron para confirmar que llegó lo correcto.
• Si hay cambios, al actualizar verás el nuevo conteo de filas (por ejemplo, de mil uno a tres mil).

¿Cómo importar libros de Excel y distinguir hojas y tablas?

Al traer un libro de Excel, Power Query muestra el nombre del archivo y sus objetos: hojas o tablas. Verás un icono distinto para cada uno. La recomendación es trabajar con tablas, ya que son más robustas para transformar y actualizar. Si un archivo trae “gastos” como tabla y otro como hoja, podrás identificarlo por el icono y elegir la opción correcta antes de cargar.

¿Cómo traer texto y CSV con el delimitador adecuado?

Al importar texto o CSV, Power Query muestra una vista previa y sugiere configuración por default, por ejemplo “Europeo Occidental” y el delimitador. Si tu archivo usa otro separador, cámbialo para mantener el orden correcto. La vista previa se basa en las primeras 200 filas. Puedes acceder a texto/CSV desde obtener datos o desde el acceso directo en Datos: es lo mismo.

• Selecciona el delimitador sugerido o ajústalo si tu archivo lo requiere.
• Confirma que cada columna se vea como esperas en la vista previa.
• Repite el proceso con cada archivo para mantener un flujo homogéneo.

¿Cómo administrar consultas, actualizar y mantener todo automático?

Una vez cargadas las fuentes, podrás gestionar tus consultas desde Power Query.

• Usa el icono de actualizar para traer cambios y evitar reprocesos manuales.
• Revisa la vista previa y la última actualización: fecha y hora para tener trazabilidad.
• Elimina lo que no necesites con clic derecho > eliminar (por ejemplo, “hoja 1”).
• Ten en cuenta que Power Query sigue funcionando aunque elimines las hojas en el libro: las consultas existen y puedes unir y transformar datos sin verlos en celdas.

Habilidades que practicas:

• Cargar datos desde Excel, texto y CSV de forma consistente.
• Elegir conectores adecuados según el origen: archivos locales u orígenes como Oracle, SQL, Azure o SharePoint.
• Diferenciar hojas y tablas y priorizar tablas para flujos más estables.
• Configurar delimitadores en CSV y validar con la vista previa.
• Actualizar consultas y controlar la última actualización para asegurar vigencia.
• Gestionar consultas: cargar, verificar filas, eliminar conexiones innecesarias.

¿Tienes un proceso de limpieza o consolidación que quieras automatizar con Power Query? Cuéntame en comentarios qué archivo o reporte quieres transformar con un clic.