Resumen
Domina las tablas dinámicas en Excel para construir un dashboard claro: crea un top diez por facturación, ordena de forma estratégica, genera KPIs como recuento, promedio, máximo y mínimo, y muestra porcentajes sin fórmulas extra. Todo con pasos simples y opciones nativas de la herramienta.
¿Cómo crear y ordenar un top diez por facturación?
Crear un top diez en una tabla dinámica te permite destacar a los clientes con mayor venta de forma inmediata y presentable.
- Inserta la tabla dinámica: menú Insertar > Tabla dinámica.
- Decide ubicación: Hoja de cálculo existente para concentrar todo en una hoja o Nueva hoja de cálculo si prefieres empezar en blanco.
- Agrega campos: en filas, Nombre del cliente; en valores, Importe.
- Aplica formato rápido a moneda: atajo Control + Shift + 4.
- Filtra por Diez mejores: flecha del campo > Filtros de valor > Diez mejores.
- Elige Superiores o Inferiores y define el número: 10, 5, 15 o el que necesites.
- Base del top: Suma de Importe.
Para una lectura clara, aplica una ordenación estratégica:
- Más opciones de ordenación > Descendente por Suma de Importe.
- Evita ordenar por texto: si eliges Nombre del cliente, se ordenará alfabéticamente y perderá sentido de monto.
¿Qué KPIs puedes derivar del mismo dato?
Un mismo campo, como Importe, puede duplicarse y resumirse de distintas maneras para obtener KPIs útiles por país o cliente.
- Copia la tabla dinámica con Control + C y pega para reutilizar estructura.
- Cambia el campo de filas a País si buscas un nivel más agregados.
- Duplica el campo Importe en valores para medir más de una métrica a la vez.
- Configura el segundo Importe: clic derecho > Configuración de campo de valor > Recuento. Cambia formato a General si no son montos.
- Obtén el promedio: clic derecho > Resumir valores por > Promedio. Esto refleja el ticket promedio por país.
- Calcula máximo y mínimo: clic derecho > Resumir valores por > Máximo o Mínimo.
Con estas opciones, extraes recuento de transacciones, ticket promedio y montos extremos sin salir de la tabla dinámica.
¿Cómo mostrar valores como porcentajes para interpretar mejor?
Los porcentajes ayudan a entender qué tan bueno o malo es un número en contexto, sin cálculos manuales.
- Duplica la tabla y conserva País para un ejemplo limpio.
- Agrega Importe dos veces: uno como monto, otro para porcentual.
- Convierte a porcentaje: clic derecho sobre el segundo valor > Mostrar valores como > Porcentaje del total general. Verás el 100 % distribuido automáticamente.
- Explora más opciones en Mostrar valores como:
- Porcentaje del total: reparte contra el total del campo correspondiente.
- Porcentaje de columnas o de filas: útil según la orientación de tus datos.
- Total en: genera venta acumulada sin fórmulas.
- Total en porcentaje: muestra el acumulado en porcentaje.
Consejo práctico: prueba estas vistas con bases de datos más grandes para apreciar mejor la distribución y el aporte de cada país o cliente.
¿Qué buenas prácticas suman claridad?
- Centraliza en una hoja con Hoja de cálculo existente si construirás un dashboard.
- Usa ordenación descendente por Suma de Importe para lectura inmediata.
- Nombra y formatea cada métrica: moneda para montos, general para recuentos.
- Reutiliza la estructura: copia y pega tablas dinámicas para nuevos enfoques.
¿Con qué métrica te gustaría empezar: top por clientes, ticket promedio o porcentaje del total general? Cuéntalo en comentarios y comparte cómo lo presentarías en tu dashboard.