Las cuentas de tu empresa son un factor fundamental para monitorear tu inversión, mantener las finanzas de tu empresa bajo control y cumplir con sus obligaciones tributarias.
Esto hace que llevar las cuentas de tu negocio sea un proceso crítico. Sin embargo, es un algo que evoluciona con tu empresa. Así que empecemos planteando algunas preguntas que nos ayuden a explorarlo mejor.
¿Quién registra las cuentas del negocio?
Idealmente esta información la lleva un contador. Los emprendedores suelen ser muy buenos emprendiendo, pero no tan buenos llevando la contabilidad. Tener claros los fundamentos de contabilidad es clave para gerenciar un negocio.
Y, a fin de cuentas, aunque contrates a un contador, tú eres el verdadero responsable de que las cuentas de tu negocio estén al día y también eres quien sufre las consecuencias de que estén mal.
💡 Nota: no importa si tu capital de trabajo es suficiente como para contratar a un contador o no, igual tendrás responsabilidades tributarias. Si no puedes contratar a este profesional, entonces tú tienes que llevar las cuentas.
¿Cuándo se registran las cuentas del negocio?
Las cuentas se registran a diario, así que no lo dejes para el final de la semana, mucho menos para final de mes. Entre más esperes, menos control tienes sobre lo que sucede día a día en el negocio y corres un mayor riesgo de equivocarte.
Recuerda que la información contable es la mejor fuente de información para la toma de decisiones financieras. Por ejemplo:
¿Qué tanto podemos invertir en publicidad?
¿Podemos contratar a más personas?
¿Estamos gastando mucho?
¿Podemos comprar un nuevo equipo?
¿Hay que pedir algún crédito?
¿Podremos pagarlo oportunamente?
¿Cómo se registran las cuentas del negocio?
Depende de tus conocimientos, de tu tiempo, del modelo de negocio y la etapa en que se encuentre.
Los contadores utilizan modelos más complejos y universales, que funcionan para muchos países. Sin embargo, algo así puede ser muy complejo para un negocio pequeño en sus primeros meses, donde tú llevas la contabilidad.
💡 Nota: después de registrar, es necesario consolidar y analizar. Esto lo puedes hacer mínimo trimestralmente.
Recuerda, solo midiendo tus esfuerzos podrás alcanzar tus metas con inteligencia. Esto te dará mucha más información para tomar decisiones importantes y para controlar tus gastos.
¿Cómo manejar las cuentas según la etapa de tu negocio?
Este es un proceso que evoluciona con tu empresa. Así que puedes trabajar este proceso según la etapa que esté viviendo tu negocio.
1. Negocios muy pequeños
Si tu negocio es muy pequeño (y/o arranca con bootstraping), entonces utiliza un enfoque de registro de caja para empezar.
Lleva registro de cada uno de tus gastos e ingresos, especialmente de cada factura que emites y de cada vez que te facturan.
2. Negocios que empiezan a escalar
Cuando empieces a escalar, contrata a un contador externo. Esto suele ser lo más económico y conveniente cuando no tienes tanto movimiento de caja como para tener a alguien dedicado 8 horas al día, 5 días a la semana a llevar las cuentas.
Cuando el movimiento de caja empiece a ser más relevante, considera contratar un contador como parte del personal de tu empresa.
3. Negocios que tienen cubierto lo básico
Cuando tu empresa tiene cubierto lo básico y tu operación está andando, generando excedentes de efectivo y empezando a ampliarse, es momento de crear un área de contabilidad y finanzas.
4. Negocios con operación grande
Cuando la operación de tu empresa es lo suficientemente grande, especializa tu área de contabilidad y finanzas. Contrata auditores y revisores fiscales para prevenir errores.
