Construcción de línea base del alcance con EDT y matriz RACI

Construye con confianza la línea base del alcance de un proyecto real: el diseño y fabricación de un dron de reparto autónomo. Aquí se articulan los elementos esenciales: objetivos medibles, entregables, criterios de aceptación, EDT y su diccionario, matriz RACI, plan de comunicaciones y solicitud de control de cambios, usando plantillas en Google Docs o Word para documentar todo con claridad.

¿Cómo construir la línea base del alcance del dron de reparto autónomo?

Antes de avanzar al cronograma, necesitas una base sólida. La línea base del alcance integra la justificación, el objetivo medible del producto, los entregables y los criterios de aceptación, junto con inclusiones, exclusiones, supuestos y restricciones. No es “cualquier dron”: debe cumplir requisitos clave y condiciones verificables.

¿Qué incluir, excluir, suponer y restringir?

• Inclusiones: lo que sí hará el proyecto y qué entregables producirá.
• Exclusiones: lo que explícitamente no se hará.
• Supuestos: condiciones que damos por ciertas para ejecutar el proyecto.
• Restricciones: límites como presupuesto máximo en X dólares, fechas de lanzamiento o uso exclusivo de cierto software.

¿Cómo definir entregables, requisitos y criterios de aceptación?

• Entregables con detalle suficiente para evaluar su cumplimiento.
• Requisitos clave del producto: desempeño, visibilidad, integración, normativas.
• Criterios de aceptación: condiciones medibles para dar por válido cada entregable.
• Evidencias: documentos, pruebas y resultados que demuestran el cumplimiento.

¿Cómo detallar la EDT y el diccionario para el proyecto?

La estructura de desglose de trabajo (EDT) permite descomponer el proyecto en paquetes de trabajo gestionables. Acompáñala con el diccionario de la EDT: identificadores, descripciones breves, dependencias y responsables. Puedes trabajarla visualmente o como lista y tabla jerárquica.

¿Cómo listar paquetes de trabajo y dependencias?

• Crear tablas con identificación jerárquica de paquetes de trabajo y subpaquetes.
• Añadir descripciones breves y alcance específico por paquete.
• Incorporar dependencias para preparar el cronograma.
• Asignar responsables y equipos implicados por paquete.
• Distinguir entregables principales y subpaquetes críticos.

¿Cómo alinear stakeholders con la matriz RACI?

• Cruza paquetes de trabajo con stakeholders para definir roles: R responsable, A accountable, C consultado, I informado.
• Identifica paquetes críticos y asigna con mayor detalle.
• Considera roles transversales como el project manager: puede ser R, A, C o I según la actividad.
• Deja celdas en blanco cuando no exista relación con un paquete específico.

¿Cómo planificar comunicaciones con stakeholders?

• Propósito por stakeholder: alineación estratégica, toma de decisiones, soporte operativo.
• Mensajes clave: ROI, avances, hitos, riesgos críticos.
• Frecuencia: mensual o bajo demanda según eventos relevantes.
• Canal: correo, reuniones, resúmenes ejecutivos.
• Dueño de la relación: normalmente el project manager.
• Artefactos: actas del steering committee, listas de decisiones, indicadores en dashboard y reportes.
• Métricas y KPIs: puntualidad de reportes, tiempos de decisión.
• Disparadores: comunicar antes o después de hitos clave.

¿Cómo gestionar cambios y versionar la línea base sin perder control?

Cualquier ajuste de alcance impacta casi siempre tiempo y costo. Usa una solicitud de control de cambios para describir el cambio, evaluar impactos y decidir su aprobación. Mantén versiones de la línea base de alcance, cronograma y costos para preservar el control.

¿Qué debe contener una solicitud de control de cambios?

• Descripción del cambio propuesto y origen de la solicitud.
• Beneficios esperados y opciones consideradas.
• Impacto estimado en alcance, tiempo y costo.
• Riesgos asociados y supuestos necesarios.
• Recomendación del project manager y plan de implementación si se aprueba.
• Roles que aprueban o se oponen; si decide uno o varios.

¿Cuál es el flujo de evaluación y aprobación?

• Registro de la solicitud y validación inicial del project manager.
• Análisis de riesgos técnicos y viabilidad.
• Revisión por el comité de gestión de cambios.
• Decisión: se aprueba o se rechaza.
• Actualización de líneas base: alcance, cronograma y costos cuando aplique.
• Ejecución, cierre, verificación de beneficios y lecciones aprendidas.
• Gestión de versiones: documentar cambios y su efecto acumulado.

¿Te gustaría adaptar estas plantillas a tu contexto o industria? Cuéntame qué entregables manejas y qué stakeholders son críticos para ayudarte a afinar tu línea base y comunicaciones.