Gestión de stakeholders con mapa de poder-interés y matriz RACI

Gestiona proyectos sin sorpresas: alinea a los stakeholders con un mapa de poder-interés, una matriz RACI y una cadencia de comunicación bien definida. Sin conversaciones clave, incluso el mejor plan se desmorona. Aquí verás cómo identificar interesados, priorizarlos y asignar responsabilidades claras para asegurar resultados.

¿Por qué fallan los proyectos sin gestión de stakeholders?

Los proyectos no fracasan por tecnología, fracasan por conversaciones que nunca sucedieron. Sin claridad de quiénes son los interesados y qué esperan, el plan más brillante se cae. La orquestación correcta alinea a todos, desde inversionistas hasta usuarios finales, para que aporten al éxito.

• Alineación temprana: evita bloqueos y retrabajos costosos.
• Decisiones más rápidas: las personas clave conocen el estado y aprueban con eficiencia.
• Más confianza: comunicación transparente y relaciones sólidas incluso ante desafíos.
• Riesgos visibles antes: alertas tempranas sobre problemas potenciales.

¿Cómo aplicar el mapa poder-interés y la matriz RACI?

Para dominar la gestión de interesados, usa dos herramientas complementarias: el mapa de poder-interés para priorizar y la matriz RACI para clarificar responsabilidades.

¿Qué es el mapa poder-interés?

Permite clasificar a los stakeholders según dos ejes: poder para influir en el proyecto e interés según cuánto les afecta el resultado.

• Alto poder y alto interés: requieren gestión cercana y constante.
• Bajo poder y bajo interés: informar ocasionalmente es suficiente.

Ejemplos aplicados al dron autónomo: - Regulador aeronáutico: alto poder y alto interés. requiere reuniones quincenales y evidencias y certificaciones. - Inversionistas o alta dirección: alto poder y alto interés. necesitan informes mensuales de progreso estratégico y financiero. - Operaciones: bajo poder y alto interés. deben asistir a demostraciones en campo.

¿Qué es y cómo usar la matriz RACI?

Define roles y responsabilidades por actividad o entregable. RACI significa: responsible, accountable, consulted, informed.

• Responsible o responsable: quien ejecuta la tarea y hace el trabajo.
• Accountable: quien rinde cuentas y aprueba el resultado. solo puede haber uno por tarea.
• Consulted o consultado: quien aporta información u opinión antes de decidir.
• Informed o informado: quien debe estar al día del progreso, sin comunicación bidireccional necesaria.

Ejemplo en el hito aprobación de pruebas de vuelo: - Responsable: líder de pruebas, ejecuta y prepara el informe. - Accountable: gerente de proyecto, asegura que se cumplan criterios y se aprueben. - Consulted: departamento de seguridad y regulador aeronáutico, revisan y dan visto bueno. - Informed: marketing, necesita el estado para planificar actividades futuras.

¿Cómo se ve en el proyecto del dron?

Identificación de stakeholders clave: - Seguridad corporativa: interesados en protocolos y manejo de datos. - Operaciones: impactados por la implementación del dron. - Soporte técnico: responsables de mantenimiento y solución de problemas. - Marketing: encargado de la comunicación externa del lanzamiento. - Usuarios pilotos: realizan pruebas iniciales. - Inversionistas o alta dirección: financian y esperan retorno de inversión.

¿Qué plan de comunicación y errores evitar?

La cadencia de comunicación define qué decir, a quién, cuándo y cómo. Es tu plan para evitar sorpresas y sostener el avance del proyecto.

¿Cómo definir la cadencia de comunicación?

Incluye formato, frecuencia y canal por grupo de interesados.

• Formato: demostraciones, reportes, tablero de seguimiento.
• Frecuencia: semanal, quincenal, mensual.
• Canal: según cada grupo de stakeholders y su necesidad de detalle.

¿Qué guía de acción seguir?

Aplica esta secuencia para alinear expectativas y responsabilidades de forma proactiva:

• Alista a los stakeholders: lluvia de ideas de personas y grupos internos y externos.
• Mapea poder e interés: prioriza la gestión en una matriz visual.
• Define mensajes y canales: qué necesita cada grupo, con qué frecuencia y por qué canal.
• Arma una matriz RACI: selecciona 3 a 5 hitos o entregables críticos y clarifica quién hace qué.
• Publica y valida: recoge feedback para reforzar transparencia y compromiso.

¿Qué errores comunes evitar?

Evitar estos fallos asegura una gestión efectiva de interesados:

• Tratar a todos por igual: cada stakeholder requiere información y nivel de involucramiento distinto. un café con el jefe no es lo mismo que un reporte técnico para el regulador.
• Omitir a quien puede detener el proyecto: identifica a quienes tienen alto poder y podrían oponerse si no están alineados.
• No documentar expectativas: cambios no registrados generan malentendidos y conflictos.

¿A quién incluirías en tu mapa de stakeholders y cómo definirías tu RACI inicial? Comparte tus avances y dudas en los comentarios.