Asignación equitativa de leads con router

Conecta Google Sheets, HubSpot y lógica de decisiones para lograr una asignación equitativa de leads entre ejecutivos. Este flujo profesional valida datos en el CRM, evita duplicados, alterna contactos con un router y automatiza tareas con recordatorios para que cada ejecutivo actúe a tiempo.

¿Cómo automatizar la asignación equitativa de leads en HubSpot?

Este sistema integra búsqueda en planilla, verificación en el CRM y enrutamiento por par o impar. El objetivo: que cada potencial cliente sea asignado de forma alternada a dos ejecutivos, con trazabilidad y acciones inmediatas.

• Solo son potenciales clientes si asistieron al webinar y están en el CRM.
• El proceso no es práctica guiada: es arquitectura aplicada y repetible.
• La asignación equitativa se consigue con router y contador incremental.

¿Qué criterios validan un potencial cliente en el CRM?

• Google Sheets con módulo Buscar filas: filtra por columna L igual a "sí" para asegurar que el registro está en el CRM.
• HubSpot con acción Buscar contactos: usa el email de la columna B para localizar el contacto y evitar duplicados.
• Filtro entre módulos: si la cantidad encontrada en HubSpot es igual a 1, continúa. Si no, se detiene para no procesar datos inconsistentes.

¿Cómo decide el router par o impar con incremental?

• Módulo de tools tipo incremental: cuenta 1, 2, 3, 4, 5… cada ejecución suma uno.
• Router con dos caminos y filtros: se evalúa una función matemática que devuelve 0 o 1. Si es 1, va por el camino superior; si no, pasa por el camino inferior.
• Resultado: asignación alternada y equitativa de contactos entre los dos ejecutivos en cada ciclo.

¿Cómo actualizar el dueño del contacto y crear tareas en HubSpot?

Tras decidir el camino, se actualiza el dueño del contacto y se crea una tarea de llamada con plazos y recordatorios. Todo se ancla al contacto encontrado para mantener la relación entre datos y acciones.

¿Dónde obtengo el ID del usuario ejecutivo?

• En HubSpot, sección Usuarios: al abrir un usuario, la URL muestra user/número, que es el ID del ejecutivo.
• En Actualizar un contacto: establece el owner con ese ID y el ID del contacto hallado en la búsqueda.
• Se replica la lógica para ambos ejecutivos con su respectivo ID.

En Crear una tarea:

• Contacto: el mismo encontrado en el módulo de búsqueda.
• Asignatario: el ejecutivo al que se le asignó el contacto.
• Fecha límite: hoy + 2 horas usando la función de fecha y hora Add Hours.
• Recordatorio: dentro de 1 hora, para avisar antes de que venza el plazo máximo de 2 horas.
• Prioridad: media.
• Nota: contactar porque asistió al evento; llamada de prospección.

¿Cómo probar, limitar y programar el escenario automatizado?

Puedes limitar la cantidad de filas procesadas para verificar el enrutamiento y observar cómo se alterna entre caminos. Luego, programa el escenario para que asigne leads antes de la jornada laboral.

• Límite de filas: por ejemplo, 5, para validar que el router alterna correctamente.
• Ejecución: observa cómo un contacto va arriba y el siguiente abajo, asignando de forma equilibrada.
• Programación: define la hora de activación diaria, por ejemplo a las 8:00, para que los ejecutivos inicien con su lista.
• Guardado: usa Guardar o Salvar para dejar el escenario activo.
• Próximo paso: hacerlo robusto con gestión de errores, debug y optimización.

En este flujo aplicarás y consolidarás habilidades clave:

• Búsqueda de filas en Google Sheets con condición de columna L igual a "sí".
• Validación en HubSpot con Buscar contactos por email y filtro de coincidencia única.
• Uso de filtro entre módulos para controlar el avance del proceso.
• Contador incremental de tools para crear una secuencia 1, 2, 3…
• Router con lógica par o impar para distribución equitativa.
• Actualizar un contacto para definir el dueño mediante ID de usuario.
• Crear una tarea con Add Hours, prioridad y recordatorio en 1 hora.
• Programación del escenario para ejecución automática diaria.

¿Te gustaría comentar cómo adaptarías este flujo a más de dos ejecutivos o con diferentes prioridades de tarea?