Automatizar tareas repetitivas ahorra tiempo, pero al sumarle inteligencia artificial dentro de Zapier, tu productividad escala a otro nivel. Aquí verás cómo construir un flujo que etiqueta correos en Gmail, genera un resumen con IA y lo guarda en Google Sheets, ideal para quienes reciben demasiados boletines y quieren decidir cuáles leer completos.

Qué hace el Copilot de Zapier en una automatización con IA

El Copilot es un asistente nativo de Zapier que sugiere los pasos y configuraciones para construir tu Zap a partir de una instrucción en lenguaje natural. Está en fase beta, pero ya resulta útil para acelerar el diseño del flujo.

En el ejemplo, la instrucción fue clara: cuando un correo se etiquete como Newsletter, crear un resumen con IA y agregarlo a Google Sheets. El Copilot devolvió la sugerencia con las tres aplicaciones necesarias: Gmail como trigger, la IA de Zapier como paso intermedio y Google Sheets como destino final.

¿Qué es un trigger en Zapier? Es el evento que dispara la automatización. En este caso, etiquetar un correo como Newsletter en Gmail activa todo el flujo.

Cómo configurar Gmail como disparador del Zap

El primer paso es conectar Gmail y elegir el evento New Labeled Email. Después seleccionas la etiqueta específica que activará el Zap, que en este caso es Newsletter.

Para probar que el trigger funciona, basta con etiquetar un correo real en tu bandeja y volver a Zapier para correr el test. Si aparece el correo etiquetado en la prueba, vas bien.

• Selecciona Gmail como aplicación.
• Define el evento New Labeled Email.
• Elige la etiqueta Newsletter como filtro.
• Ejecuta el test con un correo real ya etiquetado.

Cómo usar la IA de Zapier para resumir correos

El segundo paso es la IA nativa de Zapier. Puedes sustituirla por ChatGPT directamente, pero eso requiere una cuenta pro de ChatGPT y tokens para usar la API, lo que vuelve el proceso más elaborado. Por eso, la IA de Zapier es la opción más rápida para empezar.

En la configuración encontrarás un asistente que ayuda a construir el prompt adecuado. El prompt usado pide resumir el correo en español, en máximo cinco puntos principales, con tono conciso y formato de viñetas.

Luego defines una variable de salida, por ejemplo Resumen correo, y describes qué debe contener: una lista de cinco puntos principales del correo. Al ejecutar el test, verás el resumen generado siguiendo exactamente esas instrucciones.

¿Qué es un prompt? Es la instrucción que le das a la IA para obtener un resultado específico. Mientras más claro y detallado, mejor responde el modelo.

Por qué conviene nombrar bien las variables

Nombrar la variable de salida con algo descriptivo como Resumen correo facilita encontrarla en el siguiente paso, cuando tengas que mapear los campos hacia Google Sheets. Si dejas nombres genéricos, te vas a perder entre tantos datos.

Cómo enviar el resumen a Google Sheets automáticamente

El tercer paso registra el resultado en una hoja de cálculo previamente creada. La hoja del ejemplo, llamada Resumen de newsletters, tiene cinco columnas: remitente, asunto, fecha, resumen y URL del correo.

El mapeo de campos se hace así:

• Remitente: From name del paso de Gmail.
• Asunto: Subject del paso de Gmail.
• Fecha: Date del paso de Gmail.
• Resumen: la variable Resumen correo del paso de IA.
• URL: Message URL del paso de Gmail, para abrir el correo original con un clic.

Al correr la prueba, la fila aparece completa en Google Sheets con el resumen ya generado por la IA y un enlace directo al correo. Si todo funciona, das clic en publicar y renombras el Zap como Resumen de newsletters para encontrarlo fácil después.

Qué versión de Zapier necesitas para este flujo

Los Zaps de más de dos pasos y el uso de la IA de Zapier son funciones de la versión pro. Si recibes muchos boletines y valoras el tiempo que te ahorra esta automatización, la inversión tiene sentido.

¿Puedo usar ChatGPT en lugar de la IA de Zapier? Sí, pero necesitas una cuenta pro de ChatGPT y comprar tokens para acceder a su API. Es más flexible, aunque más complejo de configurar.

La invitación es a experimentar con el Copilot y la IA dentro de tus propios flujos. Cuéntanos en los comentarios qué automatización vas a construir y cómo te ayudó a recuperar tiempo en tu día.