Clasificar tu inventario con el análisis ABC te permite saber qué productos cuidar como oro, cuáles reponer rápido y cuáles depurar. Esta guía explica cómo aplicar el principio de Pareto a la gestión de inventarios en MIPYMES, paso a paso y con ejemplos concretos.

Si vendes ropa, alimentos o cualquier portafolio con cientos de referencias, la pregunta no es cuánto inventario tener, sino dónde poner el foco. Y aquí es donde el principio de Pareto se vuelve tu mejor aliado: el 80% de tus resultados viene del 20% de tus productos.

¿Por qué empezar por la gestión de la demanda?

Antes de tocar el inventario, necesitas entender cómo se comporta tu cliente. La gestión de la demanda usa información histórica de ventas para identificar consumos, variaciones y patrones que reducen la incertidumbre al hacer pedidos [1:05].

La idea es simple: tener el inventario justo, en el momento justo, sin desperdiciar dinero. Para lograrlo, el primer paso es la categorización de producto o segmentación de portafolio, que te permite enfocar los esfuerzos en lo que realmente le importa al cliente [1:35].

¿Cuánta información histórica necesito para segmentar mi portafolio? Lo ideal son entre 12 y 24 meses de ventas por SKU, con referencia, talla y color cuando aplique. Con menos datos, las decisiones se vuelven adivinanzas.

¿Qué es el análisis ABC y cómo clasifica los productos?

El análisis ABC clasifica productos según su importancia, no solo por cantidad sino por el valor que representan para la compañía [3:00]. Tres categorías ordenan todo tu portafolio.

• Categoría A: productos que representan el 80% de las ventas. Pocas referencias, alto valor o alta rotación. Son los productos estrella y exigen mayor abastecimiento, conteos frecuentes y decisiones rápidas.
• Categoría B: el siguiente 15% de las ventas. Productos de valor medio, como esas blusas que se venden bien pero no son lo más top de la tienda.
• Categoría C: el último 5%. Muchas referencias de bajo valor comercial o poca rotación. Aquí toca preguntarse qué tan estratégico es mantenerlas activas.

Un producto categoría C no se elimina automáticamente. Revisa si cumple un rol estratégico antes de depurarlo [3:55].

¿Cómo se calcula el análisis ABC en Excel paso a paso?

El cálculo es más sencillo de lo que parece. Toda la lógica vive en una hoja de cálculo y unos pocos pasos ordenados [4:15].

Estructura inicial de la hoja

Lleva a Excel toda la lista de productos con su código y descripción detallada. Suma el total de unidades compradas o vendidas en el periodo (uno o dos años) y multiplícalo por el valor unitario. Ese resultado es el valor total de la demanda por producto.

Cálculo del peso y el porcentaje acumulado

Divide el valor total de cada producto entre el valor total de todo el portafolio. La suma debe darte 100%. Luego ordena los productos de mayor a menor participación [5:00].

Para el porcentaje acumulado, en el primer producto copias su participación. Desde el segundo en adelante, sumas el acumulado anterior más la participación del producto actual. Al final llegarás a 100%.

Asignación de categorías

• Categoría A: productos cuyo acumulado llega hasta el 80%.
• Categoría B: del 80% al 95% acumulado.
• Categoría C: del 95% al 100% acumulado.

En un portafolio de 12 productos, lo común es ver una distribución de 4-4-4 entre A, B y C [6:30]. Con esos cuatro productos A ya estarías cubriendo el 80% de tus ventas recurrentes.

¿Qué es un SKU y por qué importa al hacer ABC? Un SKU es la referencia única que identifica un producto por talla, color o variante. Clasificar a nivel SKU te da decisiones precisas; hacerlo solo por categoría general esconde el detalle.

¿Cuándo conviene revisión continua y cuándo periódica?

Después de clasificar, toca decidir cómo controlar el inventario disponible. Existen dos modelos de revisión, cada uno con su lógica [9:00].

La revisión continua dispara una orden cuando el inventario alcanza el punto de reorden, normalmente con una cantidad calculada por el modelo EOQ. Es dinámica y suele lograr el mismo nivel de servicio con menos inventario, aunque a veces sacrifica eficiencia logística.

La revisión periódica revisa el nivel de inventario en momentos fijos y pide la cantidad necesaria para alcanzar un nivel objetivo. Permite balancear la carga de trabajo y coordinar varios productos a la vez, pero esa misma coordinación puede ser compleja.

¿Cómo planear el conteo físico de inventarios?

La mejor práctica es hacer un inventario completo al año y conteos cíclicos permanentes [10:00]. Para que funcione, sigue estos pasos:

1. Verifica la zonificación: ten claro dónde están los productos A, B, C y los delicados.
2. Define un cronograma de conteos periódicos con qué y cuántas referencias se cuentan por día.
3. Planea recursos de mano de obra y materiales con anticipación.
4. Asigna mínimo dos roles: un auxiliar de inventario y un personal logístico.
5. Reporta novedades al control de inventarios y archiva los papeles de trabajo.

Beneficios de combinar gestión de demanda e inventarios

Cuando los dos macroprocesos trabajan juntos, los resultados son tangibles para una MIPYME [11:30].

En la gestión de la demanda, ganas optimización de producción y distribución, reducción de costos de obsolescencia y mayor satisfacción del cliente porque el producto está cuando se necesita.

En la gestión de inventarios, minimizas costos de almacenamiento, mejoras la eficiencia operativa y liberas capital de trabajo que puedes invertir en otras áreas del negocio.

Ahora te toca a ti: recolecta entre 12 y 24 meses de ventas por SKU, calcula el valor anual, ordena descendente y asigna A, B o C. Cuéntame en los comentarios cuántos productos te quedaron en cada categoría.