En una feria de empleabilidad, quien deja su contacto casi nunca recibe respuesta a tiempo. Quise cambiar eso, que cada persona recibiera en su correo, minutos después, información de las vacantes que encajan con su perfil.
Y que, al cerrar el evento, un agente de IA me entregara el informe con los datos y posteriormente a todo el equipo de HR.
Lo construí con Make, Google Forms y Gmail, sin venir del mundo del desarrollo, y lo usé en dos ferias de alta afluencia.
⭐Escenario
⭐ Flujo
Google Form ──► Make (cada 15 min) ──► Router por ocupación ──► Gmail
├─ Estudiante → Programa de talento
├─ Dev / QA / Arq. → Vacantes de tecnología
├─ Project Manager → Engineering Manager
└─ Otras → (Product Marketing/ Business Analyst)
1. Correo y formularios en Google Workspace. Migré a un entorno con dominio corporativo para que los correos salgan desde una cuenta oficial y no caigan en spam.
2. Formulario pensado para automatizar. Activé "Recopilar correos electrónicos" y agregué una pregunta de opción múltiple: ¿Cuál es tu ocupación? Esa respuesta decide qué correo recibe cada persona.
3. Disparador. Módulo Google Forms › Watch Responses, revisando cada 15 minutos.
4. Router con 4 rutas. Cada una filtra por ocupación. La última es un catch‑all ("no es igual a" todas las anteriores) para que nadie quede sin respuesta.
5. Correos predeterminados. Gmail › Send an email en HTML con estilos inline y el detalle de las vacantes de cada perfil.
6. Reutilización. Para la segunda feria solo cambié el formulario. Como partía del anterior, el ID de la pregunta se mantuvo y los filtros siguieron funcionando.
7. Informe. Al terminar cada evento le pedí a mi agente, conectado a Make, que leyera las respuestas, las analizara (ocupaciones, cómo nos conocieron, interés en postular) y armara un informe con gráficas. Lo revisé, pedí ajustes y lo envió al equipo.
⭐Consumo de créditos
Cada revisión del formulario cuesta 1 crédito, aunque no haya respuestas nuevas. La mayor parte del consumo vino de esas revisiones. Los envíos de correo fueron unos 200 créditos.
Recomendación: activa el escenario antes del evento y desactívalo al terminar.
⭐Costo‑beneficio
Responder a mano a unas 200 personas según su perfil me habría tomado más de 10 horas, y el informe con gráficas, otras 3 o 4. Con el flujo, todo costó 1,652 créditos de Make. No necesité ninguna herramienta de mailing, y cada persona recibió su respuesta cuando aún recordaba el stand.
⭐Lo que aprendí
- Una sola pregunta bien planteada ordena toda la automatización.
- Siempre deja una ruta catch‑all.
- El intervalo del disparador es lo que más créditos consume.
⭐Mi consejo
Elige un problema actual, arma el flujo más simple que lo resuelva y mejóralo en cada uso.
¿Lo probarías en tu próximo evento? ¿Qué te pareció? 🚀✨
Curso de Automatizaciones Básicas con Make
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