¿Cómo expedir una factura electrónica de contingencia?

La factura de contingencia es la alternativa de facturación provisional que se utiliza cuando se presentan fallas y no es posible transmitir la factura electrónica a la DIAN. Se activa en los casos en que el facturador electrónico o el proveedor tecnológico entran en contingencia tecnológica.

Existen seis pasos indispensables para que tú, como facturador electrónico, gestiones de forma correcta una falla tecnológica que impida la emisión de la factura electrónica con validación previa:

1. Enviar una carta a la DIAN informando el inconveniente tecnológico presentado, que incluya los siguientes datos:

• Asunto: NIT de la empresa separando el dígito de verificación y nombre de la empresa.

• Adjunto: PDF de la carta donde se declaren en contingencia firmada por el representante legal.

• Cuerpo del correo: Datos de contacto (nombres, teléfono/celular de contacto).

• Se debe enviar al correo electrónico [email protected]. Si el facturador quiere entregar estas constancias por escrito, lo puede hacer a través de radicados y deberá remitirlos a la DIAN – nivel central – factura electrónica.

2. Contar con una resolución de autorización de numeración de facturas de talonario o de papel y asociar prefijos (rangos de numeración de facturación). Esta resolución debe estar vigente antes de realizar la emisión de la factura. Consulta el proceso paso a paso.

3. Facturar las operaciones llevadas a cabo durante el inconveniente tecnológico, mediante el mecanismo de facturación de talonario o de papel.

• Una vez el facturador electrónico cuente con la autorización de numeración y con la correspondiente asociación de prefijos o numeración de rangos, podrá expedir la factura de venta de talonario o de papel de forma manual o autógrafa o a través de sistemas electrónicos.

• Esta herramienta es de carácter excepcional y temporal, ya que está supeditada a los inconvenientes tecnológicos que presente el facturador electrónico o el proveedor tecnológico de facturación electrónica.

• La factura de talonario o de papel será válida como soporte de la venta del bien o prestación del servicio, así como de costos, gastos, deducciones, descuentos, exenciones, activos, pasivos e impuestos descontables tanto para el facturador electrónico como para el adquiriente.

4. Sincronizar la resolución de numeración para la facturación de talonario o de papel en la plataforma de Siigo en el momento en el que se presente el inconveniente tecnológico. Consulta este proceso.

5. Una vez se supere el inconveniente tecnológico, dentro de las 48 horas siguientes, se debe remitir a la DIAN, por medio de la plataforma de facturación electrónica, un documento de transmisión electrónico, el cual debe contener todos los datos de la factura de talonario o de papel.

• Una vez superado el inconveniente tecnológico, el facturador electrónico deberá transcribir, mediante “documento electrónico de transmisión – Tipo 03” la información que contenga cada una de las facturas de venta de talonario o de papel y realizar su transmisión a la DIAN.

• Para elaborar la factura de venta electrónica por contingencia, se debe ingresar por la ruta: Factura electrónica – Factura de venta y seleccionar el tipo de comprobante de instrumento electrónico de transmisión – tipo 03, que se ha definido previamente.

• Los datos de los clientes se pueden incorporar desde la elaboración de la factura electrónica y quedarán almacenados en el programa para que, al momento de volver a facturar a ese cliente, el sistema no solicite nuevamente la información. Luego, es necesario seleccionar el o los productos y servicios a facturar.

• El sistema validará los datos de impuestos y los demás campos de la factura de venta se mantendrán igual, por lo cual el siguiente paso es terminar de ingresar las formas de pago. Posteriormente, se debe hacer clic en el botón guardar y enviar.

• Se habilitará una ventana en la cual se indica que al enviar la Factura de contingencia no podrá ser editada, anulada o borrada y luego se debe hacer clic en el botón guardar y enviar.

• El sistema habilitará una ventana emergente, en la cual se deben confirmar los datos de contacto y correo electrónico. Luego, se debe hacer clic en la opción enviar.

• Cuando el cliente consulta la factura desde el correo electrónico mediante el ícono ver factura, se habilitan las siguientes opciones: Enviar comentario, Reenviar, Imprimir o Descargar, Descargar XML, Rechazar y Aceptar la factura.

Importante: El usuario es el único responsable de verificar oportunamente que el proceso de emisión del documento electrónico de transmisión tipo 3 y su validación previa se hayan llevado a cabo correctamente.

6. El facturador electrónico debe verificar el envío y la validación del documento de transmisión electrónico a la DIAN, por cada factura de talonario o de papel emitida. Conoce este proceso.

Consulta el material de apoyo y normatividad

• Artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
• Artículo 31 y 32 de la Resolución No. 42 de 2020.
• Numeral 5 del Anexo Técnico de la Resolución No. 42 de 2020.

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