Cómo dejar de procrastinar y no morir en el intento

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Muchos nos consideramos multitaskers porque leemos los informes y correos al mismo tiempo, o porque respondemos los mails escribiendo a mil por hora, chateamos con el novio/a en el celular, y hasta comemos pegados a la pantalla. Pero, de igual manera, nos quedamos con las tareas pesadas para última hora y siempre nos falta tiempo ara completar nuestras labores. Y esto sólo le pasa a un procrastinador. A todos nos gusta dejar las cosas para después; sobretodo cuando son tareas tediosas o no nos gustan. Eso es procrastinación. Destinamos tiempo para hacer algo, pero en realidad estamos en 10 cosas a la vez y no avanzamos ni terminamos ninguna. Las típicas excusas mentales son "naaa, es que no tengo ganas de pensar en eso ahora, mejor lo dejo para después y avanzo en el diseño o redacción de esto otro que me gusta más". ¿Qué pasa entonces? En vez de disfrutar del proceso creativo de diseño o redacción, las emociones quedan atoradas en lo que teníamos que hacer y no nos gusta; y nos demoramos todavía más en terminar esa tarea que empezamos porque nos gusta. Pero, ¿cómo se puede corregir la procrastinación? Corrigiendo los malos hábitos laborales. Es necesario aprender a:

Adoptar y respetar un horario de trabajo
Priorizar tareas y ejecutarlas en un plazo sensato
Disfrutar cada momento

En las siguientes líneas voy a darte consejos para que puedas cumplir con cada uno de estos puntos. No es tarea fácil. Dejar de procrastinar requiere de tiempo, esfuerzo y ganas. Pero con esta guía práctica seguro lo lograrás sin problema.

1. Adoptar y respetar un horario de trabajo

Esto es lo básico para desarrollar un buen hábito laboral. Se supone que debemos trabajar 8 horas al día. Pero en la realidad, no creo que nadie aguante tanto. Menos si tenemos una pantalla con internet y un mundo de distracciones a nuestros pies. Para respetar el horario de trabajo tenemos que calcular de manera realista nuestras horas laborales: ¿cuánto tiempo te tomas por la mañana para prender el computador, hacerte un café, saludar a todos en la oficina, etc? No tienes que dejar este ritual matutino. Pero sí asigna un tiempo para esas actividades; y no lo cuentes como tiempo productivo. Pueden ser 30 minutos yendo por todas las salas de la oficina o los 5 minutos que te toma abrir la ventana, prender el computador y destapar un yogurt. Pero debes considerar que es tiempo que no va a volver. Así que ya no empezaste tu trabajo a las 9:00 o 9:30 hrs. ¿Ves? Ser realistas ayuda.

Consejos para lidiar con el correo electrónico

Supongamos que luego de prender el computador, abres tu correo y tienes 50 correos. ¿Cuánto tiempo pasas respondiendo correos? ¿No tienes idea? Pues mídelo. Lo peor del trabajo en digital es que nos hemos vuelto esclavos del correo electrónico y no sabemos siquiera cómo trabajar con él. Idealmente, y sobretodo si trabajas con tecnología, deberías usar un sistema de trabajo colaborativo como Slack o Trello. Porque si solo usas correo, pues bueno, te estás quedando atrás. De verdad te invito a descubrir este tipo de herramientas digitales, te aseguro que facilitarán enormemente tu trabajo.

2. Priorizar tareas y ejecutarlas en un plazo sensato

La Regla de los 2 Minutos

Implementar un sistema rápido de priorización de tareas tiene relación con el sentido de urgencia. Para ello, lo mejor es usar la Regla de los 2 Minutos:

¿Lo soluciono yo en 2 minutos?
¿Lo puede hacer alguien más por mi?
De verdad es urgente, no puede esperar.

Priorizar correctamente tareas puede hacerse en dos partes: de lo que requiere más tiempo a lo que requiere menos tiempo (Regla de los 2 Minutos) y de lo más urgente a lo menos urgente. No importa si te toma dos horas o 10 minutos, todo es tema de priorizar correctamente y responder de lo más urgente a lo menos urgente. Ok, voy respondiendo todo; voy en el correo 15 y me encuentro con un incendio: el cliente quiere que lo llame ASAP. Este correo fue recibido a las 9:05 de la mañana y ya son las 9:45, el cliente insiste en que es muy urgente y, además, si usa Mailtrack.io ya sabe que lo vi porque lo abrí. ¿Sigo con lo mío o lo llamo? Este es el segundo exacto en que se va toda la planificación de trabajo al carajo. La mayoría de la gente acude al llamado de "urgente" y responde de inmediato al correo, llama al cliente o a la persona a cargo del proyecto para que le diga qué pasó. Y así ya nos podemos imaginar que nuestro día laboral se puso a la orden de otra persona. Nadie se va a morir si pasa media hora (no somos doctores o ¿sí?). Y por mucho que nos paguen, a menos que tengamos firmada una cláusula en un contrato que nos obligue a responder a los clientes en un horario 24/7 y en un lapso de tiempo específico, pues no pasa nada. Responde el correo, anota ese problema como urgente y sigue revisando tus demás correos. Puede que exista un incendio peor en otro correo más adelante. ¿Y si de verdad es algo que no puede esperar? Delega o aplica la Regla de Los 2 Minutos: llama al cliente para calmarlo y dile que ya estás al tanto del asunto; pero que necesitas tiempo para entregarle la mejor solución. Este tipo de respuestas siempre son profesionales, porque así el cliente se da cuenta de que no lo estás dejando a la deriva.

Creando la lista de tareas

¿Qué hago luego de responder los correos? Una lista de las tareas por hacer. Por alguna razón la mayoría de la gente en el ambiente de oficina le dice "lista de pendientes". Nombre que no me agrada mucho porque ¡Duh! Obvio que todo está pendiente, ¿cierto?

Paso 1: Hacer una lista

Haz una lista de todo lo que tienes que hacer y ojo, responder correos ya no va en esta lista, porque ya lo hiciste. Lo que sí va en la lista son las tareas asociadas a esos correos. Por ejemplo: tengo 5 correos de clientes cotizando cosas diferentes, tengo 3 correos de clientes que quieren cambios de diseño, tengo 4 invitaciones a eventos o webinar, etc. Entonces, todo lo que te tome menos de 2 minutos en hacerse, hazlo de inmediato. Si sabes que una tarea demora más de 2 minutos, lo dejas anotado en la lista. Y así vas depurando la lista de tareas. Ok, respondo las invitaciones a eventos, respondo uno, dos, tres, 25 correos; me quedan menos correos y menos cosas por hacer. Ya me cansé, voy por una bebida. ¡NO! Termina de escribir la bendita lista y luego ve por un premio. En serio, así a lo perrito Pavlov. Si ya tienes la tentación de pararte del asiento, no lo hagas. En lugar de pararte, piensa en un refuerzo positivo y elige mentalmente la recompensa que te darás después: ir a molestar al compañero de trabajo, ver un capítulo de una serie, etc. Hacer la lista y priorizar tareas es la primera tarea de la mañana. Así que si evitas distracciones al principio, es más probable que logres terminar tus tareas a tiempo. No dije que sería fácil. ¡No te pares de esa silla! Termina la lista.

Sobre las interrupciones

Supongamos que llega alguien a conversar un rato cuando vas en medio de la lista de correos. ¿Paro todo y converso con el colega distractor? DING DING DING ¡NO! Claro que si es el jefe, pues no te queda de otra.

Paso 2: Priorizar Tareas

¿Ya tienes tu lista reducida por tiempo? Pues ahora prioriza por el gusto que le tienes a la actividad o por la cantidad de energía que necesitas para completarla. Si te toma una hora arreglar los logos, pero es algo que odias; entonces, eso va al principio. Si es una tarea creativa como redactar, requiere más tiempo; así que déjalo para después del almuerzo. Ordena las tareas según la cantidad de energía o esfuerzo de concentración que necesites para resolverlo.

Fijar plazos para cada tarea y hacer lo más tedioso al principio

Ponerse plazos equivale a poner una fecha de entrega para cada tarea y cumplirla. Siempre deja lo más tedioso para el inicio; porque si no, no lo vas a hacer nunca. Supongamos que cotizar sea la parte más tediosa de mis tareas, así que lo dejo para la mañana. Con dos horas debería bastar. Agarro el calendario y pongo, de 11:00 a 13:00 "cotizar" y ya. Así vas organizando por tiempo tu día. Pro tip: cada 25 minutos puedes darte ratos libres y recompensas. ¿Qué pasa si son las 13:00 y no tengo mi tarea lista? No hay recompensa. No es necesario castigarse, pero sí vas a tener que comenzar la tarea siguiente. Si no terminaste lo previsto en el plazo asignado, ¿qué pasó? ¿Te interrumpió una llamada? ¿Te dio hambre? Anota el problema que surgió y sigue con la siguiente tarea.

Procesos Críticos

Muchos de los que trabajen en equipo sabrán que existen los llamados procesos críticos. Es decir, tareas que van ligadas unas con otras de manera que si no termino una acción, no puedo avanzar con la siguiente. Por ejemplo, no pudo construir una casa, sin haber comprado el terreno, sin haber cotizado con empresas constructoras o sin haber comprado los materiales. En tales casos, es primordial que se respeten estas fechas de entrega o avances de proyecto. De lo contrario, se atrasa el trabajo de todos. Si trabajas solo, igual tendrás procesos críticos. Por ejemplo, para cotizar un sitio web, tienes que establecer los requerimientos y funcionalidades primero. Para estos casos es ideal contar con una herramienta de trabajo colaborativo. Esta te avisará cuando una tarea está demasiado atrasada y puede afectar el resultado final. Es decir, avisa cuando peligra el proyecto. Además, usando un sistema de trabajo con tareas explícito saltarán a la vista quiénes son los que están al día en sus tareas y quiénes no; de manera que los miembros del grupo se puedan ayudar mutuamente y evitar atrasos.

Trabajando en el computador, todo el día

¿Qué podemos hacer para evitar las distracciones?

Decirle a la gente que no llame, no converse ni grite cerca, etc.
¿No funciona? Pues lleva tu trabajo (léase laptop) a un lugar donde puedas concentrarte media hora con tranquilidad
Cerrar todas las ventanas del navegador, dejar sólo las que necesitamos para la tarea que vamos a hacer y abrir sólo los programas que vas a usar. Todo lo demás, se cierra.
Usar una app para medir tiempo en cada actividad = método Pomodoro: 25 minutos de trabajo y 5 de break.
Al final del día, revisa las veces que no alcanzaste a completar tus tareas y busca soluciones.

¿No puedes trabajar sin música pero a cada rato salen comerciales en YouTube y los tienes que adelantar? Instala EndlessPlayer y podrás ver videos de YouTube sin comerciales. Otra opción es buscar un compilado ya listo. ¿Te da hambre? Ten una barrita de cereal o una manzana cerca. ¿Te da frío o calor? Pues mantén a la mano un sweater. Busca soluciones a las distracciones, porque son propias de cada uno y nadie lo hará por ti.

3. Disfrutar cada momento

Disfrutar el momento es un estilo de vida que puede alcanzar cualquiera que se lo proponga. ¿Qué ganas con preocuparte por el futuro? Es mejor que te ocupes de vivir en el presente. Cuando la mente comienza a funcionar sin preocupaciones, te permitirá estar presente y con toda tu atención en el minuto que estás viviendo. Y así podrás experimentar la vida a tu antojo. ¿Qué ganas con ir pensando en el camino lo que tienes que hacer en casa cuando llegues? Come tu comida con calma, toma esos 5 minutos de break y vívelos, saboréalos, convérsalos o, simplemente, haz algo que disfrutes. La vida es corta, así que mejor disfrútala.