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Lo colaborativo ha tardado demasiado

375Puntos

hace 3 años

Curso de Google Suite
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Ocurrió un 25 de septiembre de 2009. Las redes sociales recién recorrían los primeros metros de su carrera hacia la masificación total mientras que la web aún seguía llena de animaciones hechas en Flash. Ese día, como buen melómano, decidí crear un documento en lo que entonces se conocía simplemente como “Google Docs”. No fue un documento de texto sino una hoja de cálculo. ¿Con qué objetivo? Crear, de manera 100% democrática y colaborativa, el mejor setlist rockero de todos los tiempos.

Recuerdo que creé el documento, escribí este post en mi blog explicando la iniciativa e invitando a la gente a sumarse, y finalmente hice un llamado abierto en Twitter: ¡Ayúdame con el mejor setlist de todos los tiempos! Lo que ocurrió después fue inédito. Decenas de personas comenzaron a llenar de canciones cada una de las celdas de la planilla, sin recibir mayores indicaciones, entusiasmadas por algo que nunca antes habían hecho ni visto en acción: editar un documento ajeno junto a otros desconocidos, todo en tiempo real.

El documento se iba llenando “mágicamente” frente a mis ojos ingenuos, sin mediar intervención, con aportes de diversos ciudadanos del mundo para conformar “el mejor setlist de todos los tiempos”. Algunos fueron más lejos e incluso añadieron una hoja adicional para incluir también canciones de otro género musical, como el pop. Después de algunas horas y reiteración de mi invitación (siempre vía Twitter), el documento quedó terminado con aproximadamente 1.100 canciones. Así luce hoy.

curso-google-suite-platzi.png

Cuesta creer que, casi una década después, aún haya mucha gente y empresas en donde se envían correos electrónicos con pesados archivos adjuntos, generalmente documentos de Microsoft Office, para que el destinatario lo edite y nuevamente lo mande de regreso al remitente. Peor aún. Me tocó presenciar, este año, a un empleado “X” pidiéndole a otro empleado “Y” que por favor edite un Excel que está dentro de la carpeta compartida “Z”, y a los pocos minutos “Y” se ve obligado a llamar por teléfono a “X” para que “suelte” el archivo porque lo tiene “tomado”. ¡En pleno 2018!

Desde que existen herramientas colaborativas como G Suite, lo anterior es una pérdida de tiempo injustificable. Las ventajas de tener documentos alojados en una “nube” y poder editarlos, comentarlos y compartirlos en tiempo real con otros compañeros -independiente del dispositivo que estés usando- son insuperables. El siguiente gif animado grafica a la perfección un momento de trabajo colaborativo entre tres personas, en este caso dentro de las Presentaciones (Google Slides) de Google Suite.

De hecho, no es necesario contar con una cuenta pagada de G Suite. Muchos aún ignoran que cualquier cuenta de Google (o Gmail) les permite acceder a documentos de texto, presentaciones con diapositivas, formularios y planillas de cálculo de manera 100% gratuita, segura y sencilla. Con el paso de los años, Google ha ampliado su oferta de herramientas de trabajo colaborativo con aplicaciones como Hangouts, Keep y hasta Google Fotos.

Sin embargo, los procesos de transformación digital de las empresas parecen centrarse en cuestiones muy complejas de asimilar rápidamente en vez de apuntar a lo esencial: mejorar la productividad. De nada sirve saturar las mentes de los empleados con conceptos como “Internet of Things”, “Cloud Computing” o “Big Data”, si ni siquiera conocen los beneficios del trabajo colaborativo, de la cultura “wiki”. Abundan las charlas, congresos y simposios acerca de temáticas mucho más avanzadas, sin detenerse a pensar si acaso los espectadores, muchas veces neófitos en temas computacionales, saben trabajar en equipo valiéndose de la tecnología.

La invitación, entonces, es a partir desde el principio, tomar el ejemplo de aquel setlist y hacer un sencillo ejercicio de trabajo conjunto. No cuesta nada y, en caso de que necesites ayuda, Platzi te lo enseña.

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Ricardo
Ricardo
ricardobarra

375Puntos

hace 3 años

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9654Puntos

que buen post!
Aun con estas tecnologías en muchos casos se hace a la antigua:

++Usuario 1: ++

  1. Enviar un documento

++Usuario 2: ++
2. Descargar el documento
3. Editar documento
4. Enviar documento de vuelta

++Usuario 1: ++
5. Descargar documento

++resultado: ++

  • Tiempo perdido
  • Un proceso no flexible (en caso de que algo estuviese mal en el documento enviado se debe corregir y volver a enviar)
  • Mas espacio ocupado en la nube(por los archivos enviados) y en los equipos de los diferentes usuarios (teniendo en cuenta las copias del documento)

Actualmente, usando el trabajo conjunto en la nube basta con compartir el archivo y listo, cada usuario tiene acceso a el documento para editarlo y consultarlo en tiempo real

Si esto es con un simple documento, imagina todo lo que se puede lograr a adentrarse en el mundo del trabajo colaborativo en la nube.

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37207Puntos
3 años

Estoy totalmente de acuerdo, la semana pasada di una clase de excel justo en un ambiente así, tenían un dropbox en el que tenían que pedir permiso para editar un documento.

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1380Puntos

Gracias @ricardobarra por este post y la historia detrás del mismo. Es fundamental determinar qué manejo tiene nuestro equipo de trabajo de las herramientas que ayudan al desarrollo de cualquier proyecto en el que estemos trabajando para ayudarlos a sacar el mayor provecho y ser lo más eficiente posible. Google Suite ofrece un ambiente para un grupo de herramientas que ayudan a la productividad y que centralizan en gran parte el trabajo de una empresa, así que me parece interesante sacarle el jugo con este curso.

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37207Puntos

Dejar de tener el archivo.

–Ventas XYZ final final 2.docx–

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9493Puntos

Hola! Muy interesante tu historia. Me gustó harto. Tengo una duda eso sí, sabes como se llama esa tecnología para editar archivos de manera colaborativa? Me gustaría hacer lo mismo que se hizo con google docs, pero para PDFs.

¿Se te ocurre por donde podría empezar mi investigación?

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375Puntos
3 años

Hola. La verdad es que no se el nombre de la tecnología que hace la magia. “El motor”, por decirlo de alguna forma. Hay que averiguar.

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87Puntos

es cierto que esto acelera el proceso y es mas flexible pero a lo que apuntan las empresas es seguridad y no dejar filtrar información (esta es mi opinión coméntame la tuya).

al ser estudiante siempre apunto ala flexibilidad del proceso y aumentar la velocidad con la que se trabaja así que te entiendo

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375Puntos
3 años

En lo personal, he visto más vulneraciones a la seguridad en los sistemas cerrados y súper mega “seguros” de aquellas empresas en donde los informáticos son los dioses (cuadrados, anticuados, resistentes al cambio y a la innovación), que en sistemas sencillos y gratuitos como Google Drive / Docs.

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87Puntos
3 años

concuerdo creo ya que es mas tacañear de los dueños que creo que confían mas en sus conocimientos y se resisten a un cambio que seria para bien