Lo colaborativo ha tardado demasiado

Ocurrió un 25 de septiembre de 2009. Las redes sociales recién recorrían los primeros metros de su carrera hacia la masificación total mientras que la web aún seguía llena de animaciones hechas en Flash. Ese día, como buen melómano, decidí crear un documento en lo que entonces se conocía simplemente como “Google Docs”. No fue un documento de texto sino una hoja de cálculo. ¿Con qué objetivo? Crear, de manera 100% democrática y colaborativa, el mejor setlist rockero de todos los tiempos.

Recuerdo que creé el documento, escribí este post en mi blog explicando la iniciativa e invitando a la gente a sumarse, y finalmente hice un llamado abierto en Twitter: ¡Ayúdame con el mejor setlist de todos los tiempos! Lo que ocurrió después fue inédito. Decenas de personas comenzaron a llenar de canciones cada una de las celdas de la planilla, sin recibir mayores indicaciones, entusiasmadas por algo que nunca antes habían hecho ni visto en acción: editar un documento ajeno junto a otros desconocidos, todo en tiempo real.

El documento se iba llenando “mágicamente” frente a mis ojos ingenuos, sin mediar intervención, con aportes de diversos ciudadanos del mundo para conformar “el mejor setlist de todos los tiempos”. Algunos fueron más lejos e incluso añadieron una hoja adicional para incluir también canciones de otro género musical, como el pop. Después de algunas horas y reiteración de mi invitación (siempre vía Twitter), el documento quedó terminado con aproximadamente 1.100 canciones. Así luce hoy.

Cuesta creer que, casi una década después, aún haya mucha gente y empresas en donde se envían correos electrónicos con pesados archivos adjuntos, generalmente documentos de Microsoft Office, para que el destinatario lo edite y nuevamente lo mande de regreso al remitente. Peor aún. Me tocó presenciar, este año, a un empleado “X” pidiéndole a otro empleado “Y” que por favor edite un Excel que está dentro de la carpeta compartida “Z”, y a los pocos minutos “Y” se ve obligado a llamar por teléfono a “X” para que “suelte” el archivo porque lo tiene “tomado”. ¡En pleno 2018!

Desde que existen herramientas colaborativas como G Suite, lo anterior es una pérdida de tiempo injustificable. Las ventajas de tener documentos alojados en una “nube” y poder editarlos, comentarlos y compartirlos en tiempo real con otros compañeros -independiente del dispositivo que estés usando- son insuperables. El siguiente gif animado grafica a la perfección un momento de trabajo colaborativo entre tres personas, en este caso dentro de las Presentaciones (Google Slides) de Google Suite.

De hecho, no es necesario contar con una cuenta pagada de G Suite. Muchos aún ignoran que cualquier cuenta de Google (o Gmail) les permite acceder a documentos de texto, presentaciones con diapositivas, formularios y planillas de cálculo de manera 100% gratuita, segura y sencilla. Con el paso de los años, Google ha ampliado su oferta de herramientas de trabajo colaborativo con aplicaciones como Hangouts, Keep y hasta Google Fotos.

Sin embargo, los procesos de transformación digital de las empresas parecen centrarse en cuestiones muy complejas de asimilar rápidamente en vez de apuntar a lo esencial: mejorar la productividad. De nada sirve saturar las mentes de los empleados con conceptos como “Internet of Things”, “Cloud Computing” o “Big Data”, si ni siquiera conocen los beneficios del trabajo colaborativo, de la cultura “wiki”. Abundan las charlas, congresos y simposios acerca de temáticas mucho más avanzadas, sin detenerse a pensar si acaso los espectadores, muchas veces neófitos en temas computacionales, saben trabajar en equipo valiéndose de la tecnología.

La invitación, entonces, es a partir desde el principio, tomar el ejemplo de aquel setlist y hacer un sencillo ejercicio de trabajo conjunto. No cuesta nada y, en caso de que necesites ayuda, Platzi te lo enseña.