Clase 12 – Cómo redactar un email de forma efectiva
¿Cuál es el proceso general de la escritura de un email?
- Planeación.
- Escritura.
- Revisión y envío.
¿Es importante tener en cuenta la estrategia de comunicación a la hora de enviar un email?
¿Qué aspectos debemos de evaluar en la estrategia de comunicación de un email?
- Entender a la audiencia.
- Tener claro el propósito.
- Determinar nuestro mensaje claro.
- Decidir si un email es la mejor manera de comunicar nuestro mensaje.
- Definir el estilo y formalidad del email.
¿Qué preguntas me puedo hacer para entender mi audiencia?
- ¿Qué saben ello y qué necesitan saber?
- ¿Cuáles son sus expectativas?
¿Cuántos temas y propósitos debe de tener un email?
¿Qué debemos de tener en cuenta al definir el estilo y formalidad de un email?
- Escribir frases completas
- Ortografía.
- Tono profesional y amigable.
¿Qué podemos hacer si se nos dificulta el manejo del tono de un email?
- Pedir a un amigo o colega que lo lea y nos dé su opinión.
¿En caso de que el flujo de información no sea el adecuado para enviar un email, qué podemos hacer para comunicar nuestro mensaje?
¿Cuáles son las ventajas de usar una llamada en vez de un email?
- Tenemos una aproximación más cercana a la persona
- Podemos preguntar más cosas.
- Desarrollamos más la relación con la persona.
¿Qué puntos claves debemos de tener en cuenta a la hora de escribir un email?
- Ser concisos y comunicar efectivamente el mensaje.
- Tener una introducción, el nombre del destinatario, el cuerpo del email y una conclusión.
- Edición.
¿Qué debemos de tener en cuenta para que podamos comunicar efectivamente nuestro mensaje?
- El diseño general.
- El mensaje clave.
- Los puntos en orden lógico.
¿Cuántos párrafos debería de tener el cuerpo del email?
¿Qué es lo más importante en la conclusión de un email?
- Que este tenga un call to action o llamado a la acción.
- Archivos adjuntos (opcional)
¿Qué puntos clave debemos de tener en cuenta cuando estamos editando el email?
- La existencia de un saludo y un interés por el estado de la persona.
- Verificación de que este nuestra firma.
- El asunto debe ser relevante y fácil de buscar.
- Saber que significa el acrónimo FYI o en español PSI.
- La vista del email en la pantalla.
- Saber a quien va dirigido el email, a quien se coloca en CC y a quien se debe incluir en la copia oculta.
- El numero de personas incluidas en el email.
- Las políticas de confidencialidad sobre el reenvió de email.
- Si se adjunta el archivo necesario.
¿Qué significan los acrónimos FYI y PSI?
- FYI = For your information.
- PSI = Para su información.
