Cierre de Proyectos: Importancia y Documentación Efectiva
Contenido del curso
Raiza Saraith Gonzalez Zambrano
Víctor Alfonso Barreto Rodríguez
Alejandro Rodriguez Pedraza
BALFRE VAZQUEZ CASTREJON
Felipe Bernardo González Barranco
Gian Michael Esteves Ramirez
Julimar García
Gian Michael Esteves Ramirez
Víctor Alfonso Barreto Rodríguez
Julimar García
Amanda Sierra
Gian Michael Esteves Ramirez
Francisco Sáenz
Gissela Navarro
Gladys Quispe Loza
Felipe Bernardo González Barranco
Jorge Arturo Flores Vejar
Gissela Navarro
Ignacio Alberto Velásquez Franco
Santiago Agudelo
Daniela Fernanda Caroca González
Brenda Patricia Morales Martinez
Omaira Johana Parra Sarmiento
shirley sosa
Élber de Jesús Osorio Camaño
Daniela Fernanda Caroca González
Ximena Alejandra Sagredo Heitmann
Luis Diego Maroto Segura
Ximena Alejandra Sagredo Heitmann
Camilo Andrés
Saray Restrepo
Gian Michael Esteves Ramirez
Mauro Di Leo
¿Qué es el cierre?
Es la culminación de un proceso que abarca tanto la aceptación como la oficialización del fin.
El fin
Momento exacto en que los recursos que utilizabas ya no se van a destinar a lo que estabas haciendo sino a proyectos o actividades distintas.
¿Cúando es?
Cuando termines de cumplir todos los requerimientos previos con el cliente o persona interna de la organización.
A veces, el cliente no estará satisfecho aun cuando se cumplieron con los lineamientos previos. Por eso es importante revisar con detalle los criteros de los puntos definidos y una revision de calidad de lo entregado.
Cuando se acaba el tiempo: A veces con una metodología agil, se define un tiempo para destinar recursos. Ejm: Probar un producto por un año.
Son tiempos de corte que ayudan a dar fin a un cierre.
Documentación
En este punto definimos:
Debe ser clara y transparente, para ver el desempeño y los resultados de la ejecución.
Muchas gracias por el aporte
Muy buen aporte, gracias!
Dependiendo de los tamaños de proyecto y politica de documentacion de cada trabajo;
Gracias!!
Depende del tipo de cierre que quieras hacer. Puedes hacer un cierre por cada entregable del proyecto o uno al finalizar. La notificación es importante para cada uno de los stakeholders, además de que el PM crea un entregable que resumen el proyecto, indicadores, objetivos, métricas clave, riesgos y resultados.
Uno de los errores que se cometen en la documentación del cierre de un proyecto, es no haber definido en un inicio las métricas de éxitos del mismo. Esto es algo que no debe quedar como un supuesto de la organización ni como una imposición del cliente, ya que estas dependerán de la particularidad de cada proyecto. Para ello, es importante que al inicio (planificación general) ambas partes, alineen sus expectativas y se definan esos criterios de aceptación que son necesarios al momento del cierre.
Es clave definir las métricas de éxito de un proyecto, debido a que al final nos permite evidenciar el éxito o no del mismo. Además, incluir una determinada fecha límite del mismo luego del lanzamiento del proyecto.
Gracias por el aporte
Trabajo con proyectos ágiles, hacemos un acta de constitución al inicio del proyecto en donde se refleja los requerimientos solicitados por el cliente y se estipula el numero de sprints a ejecutar (Cuando el alcance es cerrado), equipos, tecnologias, etc. Realizamos un cierre por cada incremento cuando el contrato es por sprint.
me gustaría empezar a trabajar con proyectos ágiles, he tomado cursos de Scrum por mi cuenta y próximamente espero certificarme, me podrías decir o recomendar por favor cursos o áreas en las que deba prepararme para estar preparada. Muchas gracias
Hola, estoy aprendiendo poco a poco acerca del PM y las metodologías ágiles. Podríamos llevar una pequeña charla acerca de tu experiencia y como es el proceso? Este es mi Linkedin michael-esteves21
El cierre es la culminación de un proceso que abarca tanto la aceptación como la oficialización del fin. Es importante ya que declara que el proyecto ha llegado a su fin y que los recursos de los que disponíamos ya pueden destinarse a otros fines.
Cuando vayas a cerrar es necesario checar si las métricas, o criterios de aceptación previamente establecidos, se consiguieron para no tener problemas con la entrega.
Se puede concluir también cuando el tiempo se agote.
Es muy importante DOCUMENTAR. Casi casi documentar = cerrar.
¿Y qué hay que documentar?
Que hubo una aceptación final por parte del cliente de lo entregado.
Cierres administrativos y económicos (lo suele hacer el equipo financiero y no el PM, pero hay que verificar que esto se haga).
Lecciones aprendidas: Lo mejor es tenerlas desde la planificación, ¿qué se aprendió durante la planificación, seguimiento, cierre del proyecto y cómo lo integro?
La documentación tiene que ser clara y transparente. Todos podrían ser capaces de leerlo y darse cuenta de lo hecho.
Cierre: culminación de un proceso que abarca tanto la aceptación como la oficialización del fin. La importación es consensuada entre ambas partes para que llegue a su fin. Se pacta que no habrá más entregas. Cuando se termine de cumplir todos lo requerimiento se da por cerrado, También se puede hacer cierre de proyecto cuando se acabe el tiempo
La documentación Se debe documentar que hay una aceptación final del entregable. Los cierres administrativos y económicos. Lecciones aprendidas
CASOS O ESCENARIOS DE CIERRE:
:clap: :clap: :clap: :clap:
Para hacer cierre del proyecto identificamos los entregables y nos enfocamos en terminarlos.
📗RESUMEN:
El cierre es la culminación de un proceso que abarca tanto la aceptación y oficialización del fin.
La aceptación se refiere la decisión conjunta de aceptar según más partes.
La oficialización es la forma de formalizarlo.
. La importancia de hacer cierre es consensuar entre todas las partes que el proyecto llegó a su fin.
. Algunas casos dónde se hace cierre son:
Cuando se termine y cumpla con los requerimientos y alcance, puede que el cliente no lo acepte y eso hace que se tenga que revisar los criterios de aceptación y calidad pactados.
Cuando se acaba el tiempo, en el entorno ágil se definen mucho tiempos.
. La documentación es clave para el cierre, se puede decir que cerrar es documentar.
. ¿Que documentar?
Aceptación oficial.
Cierres administrativos y económicos.
Lecciones aprendidas.
¿Existe alguna estructura recomendada para el documentos de cierre?
El acta de cierre.
Cierre
Culminación de un proceso que abarca tanto la aceptación como la oficialización del fin.
Se formaliza con:
(Dependiendo del proyecto que se lleve)
El fin:
Se consensua por ambas partes y están de acuerdo de que el proyecto que venían llevando llegó a su fin. (Ya no hay más entregas, esa tarea es la última etc.)
Escenarios:
Si el cliente no está de acuerdo, nos devolvemos a los criterios que nos pidieron primeramente. (Si cumple con los criterios entonces se muestra que eso fue lo que nos pidieron) Si no, se hace un balance interno de recursos para determinar si nos conviene tener o no al cliente. (Es importante revisar desde un inicio alcances y requerimientos para evitar esta situación)
Un punto importante del cierre es documentar y comunicar:
La documentación debe de ser clara y transparente.
Obstáculos: Que no quedaron claros los acuerdos del alcance del proyecto y por ende el cliente siga solicitando más, ocasionando que no permita dar por terminada la entrega y alargando tiempos y recurso.
La verdad nunca había tenido un cierre formal del proyecto, ahora que lo veo, voy a aplicarlo en mis siguientes proyectos.
La información y archivos de un proyecto deben estar disponibles en formatos físicos y digitales para garantizar accesibilidad y respaldo. La documentación física puede ser útil para reuniones o auditorías, mientras que la digital facilita el acceso remoto y la colaboración en tiempo real. Tener ambas versiones asegura que nada se pierda y que todos los involucrados puedan revisar el material según sus preferencias o necesidades. En el cierre de proyectos, es esencial documentar todo de manera clara y organizada, como se menciona en la clase.
El cierre de proyectos es un proceso clave que marca la finalización formal del trabajo, permitiendo liberar recursos y dejar constancia de los resultados alcanzados. Debe realizarse al cumplir el alcance acordado o al llegar a los plazos límite, siempre con documentación clara, aceptación del cliente y registro de lecciones aprendidas. Una buena gestión del cierre garantiza transparencia, facilita futuros proyectos y fortalece la cultura organizacional.
Si un proyecto se desestima y no llega a término, imagino que lo que hay que documentar es aplicable indicando la baja del proyecto oficial, cierre administrativo y lecciones aprendidas?
Entre las causas de desestimar un proyecto en ejecución son muchas, pero todas obedecen a: 1. Suspensión temporal o 2. Suspensión definitivo. Con las suspensión temporal, se requiere una evaluación de los riesgos y monitoreo de los mismo para ver el impacto por la suspensión temporal. En el caso de la suspensión definitiva, hay un cierre administrativo (por las obligaciones contractuales que tenga las partes).
Muchas gracias Idmaroto
Cuando se realiza la finalización de un proyecto, si existen garantías de equipos, se puede cerrar el proyecto?
¿está mal si el product documenta?
Dependerá de la documentación y las indicaciones del puesto. Aunque siempre PM tiene que entregar un documento que sintetice todo el proyecto. Esto más que todo por profesionalismo.
Gran pregunta: Usar Notion o Click Up para un equipo de 10 personas (Agencia de Marketing digital). si alguno tiene experiencias usando ambas agradeceria su opinion o recomendaciones! Gracias
