Es probable que como Project Manager las cosas se hayan salido de control alguna vez. El caos en los proyectos es algo que vivimos todas las personas que nos dedicamos a direccionarlos.
Hacer seguimiento a un proyecto es la fase de verificación en la que revisamos si las actividades, costos, tiempo y demás recursos, que nos llevarán a cumplir un objetivo trazado, sí se están ejecutando de la mejor manera.
En este post, voy a darte 3 recomendaciones para que hagas un seguimiento adecuado en tus proyectos y los culmines con éxito:
1. Planifica primero
¿Cómo vas a hacer seguimiento si no sabes qué es lo que esperas? Planificar no es solo hacer una lista de actividades, asignarles tiempo, costos y responsables; planificar también abarca definir cuáles son los objetivos de tu proyecto, establecer cómo se alinea este objetivo con tu organización y alinear cualquier acción con un resultado esperado y métricas de éxito.
Tener una buena base de planificación te dará una orientación clara (entre mejor sea la planificación, mejor direccionamiento tendrás para hacer seguimiento) sobre los puntos en los que debes poner mayor atención, la frecuencia con que debes hacerlo y el tipo de acciones a ejecutar para ajustarte a nuevas circunstancias. Dentro de esta fase, será conveniente que además de actividades, planifiques un flujo para recibir e implementar cambios que puedan surgir.
En el Curso de Planificación de Proyectos aprenderás con situaciones reales, las bases para una adecuada planeación.
2. Analiza tu contexto
Todos los proyectos son únicos y no podrás hacer seguimiento de la misma manera. Esto puede variar según tu cliente (si trabaja con una metodología ágil y si participa mucho en la creación del proyecto o no), la estructura de tu organización, el tiempo que tengas disponible para completarlo, entre otros.
Analizar el contexto y la realidad del proyecto es muy importante para saber cómo debe ser tu seguimiento. No todos los proyectos se encuentran inmersos en circunstancias ideales; por ejemplo, algunos tienen tiempo limitado, un presupuesto reducido o pocos colaboradores que lo ejecuten. Si bien estableces un proceso definido de seguimiento, frecuencia y formas, éstas posiblemente varíen en tanto revises la urgencia de tener resultados.
3. Organízate
Lograr un entorno de seguimiento ordenado hará la diferencia, aún si trabajas en un ambiente más caótico. Ser el polo a tierra de tu equipo, cuando son sus miembros los que se encuentran en el centro de la acción, será una estrategia fundamental que solo podrás desarrollar si mantienes el orden en prioridades, procesos y toma de decisiones.
Hacer seguimiento consiste en verificar, recopilar información y tomar decisiones a partir de ésta, por tal, es importante condensarla de manera rigurosa y transparente. Hay diferentes herramientas para hacer seguimiento ordenado a actividades, enfocadas en la gestión de tareas que te permitirán, además, extraer datos de allí:
Si eres un manager ordenado, transmitirás ese valor a tu equipo y no tendrán otra alternativa de trabajo, más que ser rigurosos con la calidad de su accionar.
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