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Curso de Administración de Actividades con Trello Apuntes

Guillermo
GBS
3551

INDICE DE TEMAS

  • <h1>TEMA DURACION 1:28:41</h1>
  • 1 Introducción a Trello 0:06:52

    1.1 Bienvenida y presentación 0:01:40

    Es una herramienta muy sencilla y poderosa para gestionar los proyectos de forma ordenada y eficaz. Version digital de pizarra gigante de tableros, listas, tarjetas. Se puede usar en el los navegadores y descargar en los dispositivos móviles como en las computadoras. existe Gratuito, Business Class y Enterprise.

    1.2 Creación de cuenta y conocimiento de interfaz 0:05:02

    Registrar en https://trello.com/signup

    la interfaz principal hay tarjetas, para personalizar se puede comenzar con el avatar

    1. Crear Tablero: se puede crear un color o imagen de fondo, tambien agregar el acceso publico o privado
    2. Crear 3 secciones: LISTA DE TAREAS, EN PROCESO Y HECHO
    3. Crear 3 tarjetas en la seccion de listas de tareas

    1.3 Reto 1 0:00:10

  • 2 Creación de equipos, etiquetas y tareas 00: 0:13:39

    2.1 Añadir miembros 0:04:46

    Se puede hacer desde el boton: “INVITAR” o tambnien crear un enlace y enviar por correo o por alguna red social.

    Crear otro tablero y crear espacio de trabajo para ser asignado los tableros a un mismo espacio de trabajo

    2.2 Etiquetas y tareas 0:08:41

    En tablero 1 hay tarjetas y seleccionar la primera. Primero se debe agregar miembros al tablero para luego agregar a la tarjeta.

    El ser parte de una tarjeta, se recibirá por notificaciones por correo todas las modificaciones por correo de lo que se va actualizando.

    Para la etiqueta se eleje la opcion etiqueta de la derecha, luego a cada color se le puede poner el nombre de la prioridad y para que tenga la etiqueta hay que seleccionar con un clic para que aparesca la propiedad

    Se utiliza Check lista para hacer tareas, ademas las tareas se pueden convertir en tarjeta.

    Tambien las check list se puede mover o arrastrar a otros participantes a otros en caso no puedan realizar la tarea quien está asignado.

    Se puede copiar la lista de los Checklist de otras utilizando la opcion: “Añadir checklist”, y se evita volver a escribir.

    2.3 Reto 2 0:00:12

    Reto realizado: https://trello.com/c/O0FwzjZw

  • 3 Gestión de archivos, enlaces e imágenes 0:06:30

    3.1 Archivos y enlaces 0:06:23

    se puede adjuntar diferentes tipos de archivos como enlaces, documentos y videos.

    Click en el menu de la derecha que dice: “Adjunto”, se puede elegir desde el computador que se almacenada en el servidor de trello, también se puede adjuntar de otras redes de almacenamiento de nubes. La imagen se puede convertir en portada por lo que ingresando a la tarjeta se hace clic en el boton: “quitar portada”

    Los tipos de archivo que se pueden integrar son: Ordenador, Trello, Google Drive, Dropbox.,Box,Onedrive, enlaces.

    3.2 Reto 3 0:00:07

    Reto realizado en: https://drive.google.com/file/d/1ohwLD1OQD4MrYHgpSGGAFavN8wvSmfTu/view?usp=sharing

  • 4 Comunicación, notificaciones y seguimiento de conversaciones 0:09:22

    4.1 Comunicación, notificaciones y seguimiento 0:05:18

    Para la Comunicación y notificaciones Dentro de la tarjeta se ingresa y en la parte inferior se agrega un comentario, visible para todos los miembros. Para mencionar a alguien se agrega primero el [email protected]

    Para el seguimiento: activando en la parte derecha del menu de las tareas

    4.2 Administración de notificaciones 0:03:51

    En la campana se puede cambiar frecuencia de correo electronico de notificacion para que nunca envie correo electronicos, sea periodicamente cada hora o al instante envia correos lo antes posible.

    4.3 Reto 4 0:00:13

    El reto resuelto es:

    • Describe la forma de agregar un comentario en una tarjeta: ingresando a la lista de tareas para agregar los comentarios en la seccion: “Actividad” escribiendo el texto del comentario.
    • Haz un comentario dirigido a alguien que no forma parte de la tarjeta. Se realiza comenzando con el signo @ seguido del nombre ejemplo: @Asistente
    • Explica cómo hacer un seguimiento de la actividad de una tarjeta, lista o tablero sin ser miembro. Primero se hace clic en la opcion de “seguir” y luego se elimina como miembro de la tarea pero sigue como miembro del tablero.
  • 5 Herramientas avanzadas 0:26:41

    5.1 Mover, copiar y compartir tarjetas 0:10:05

    dentro de la tarea hay un lapiz, alli esta la opcion

    Tambien se puede jalar en otras tareas

    La opción mover permite ingresando a las acciones de la tarea incluido la posicion

    La opcion copiar permite hacer una copia permaneciendo la original y luego copiar

    Tambien lo ckeklist permite copiar para no volver a escribir.

    Con la opcion de compartir permite un enlace a una tarjeta y tambien enviar el enlace por correo electronico. Se utiliza la opcion en la parte informarion que dice: “Compartir”

    Este enlace se debe poner como destinatario

    Para estas opciones debe estar en publico

    5.2 Definir fechas de vencimiento y activar el calendario 0:06:15

    Ingresar a tarjeta e ir al menu de opciones, elejir la opcion: “Vencimiento”, aparece el calendario y establecer el dia y la hora de vencimiento. Luego aparece el aviso con un color.

    Mostrar Menu, hay que activar el Power-Ups para agregar segun las necesidades.

    Dentro del calendario tambien se puede agregar tareas dentro de la lista de tareas y la posicion. Ademas de jalar las tareas segun los dias.

    5.3 Archivar y restaurar elementos 0:04:57

    Para archivar tarjetas se puede hacer clc en lapiz para archivar o abriendo la tarjeta e ir a la opcion archivar.

    Para restaurar se be ir al menu y luego a “Elementos archivados” y hacer restablecer utilizando la opcion: “enviar al tabler”.

    Tablero e ir a ver tableros cerrados para encontrar cuando exista mininizado.

    5.4 Vinculación de tarjetas y tableros 0:05:07

    se abre la tarjeta o tarea, utiliza la opción compartir y en la opcion: “Enlace a esta tarjeta” se copia el link por mensajeria, pero tambien entre tarjeta.

    Para vincularlos a otra tarjeta se copia el link anterior en la seccion de “Descripcion”, despues de guardar aparece el enlace.

    Otra alternatica de compartir a otro usuario es escribiendo en la sección: “Añadir comentario” utilizando el @ con el nombre de usaurio, seguidamente se copia el link.

    Tambien es utilizando en la descripcion pegar un link en la descripcion.

    Para vincular los tableros, clic en el tablero luego clic en mostrar menu, seleccionar la opcion “mas” y buscar en la parte informacion la seccion: “Enlazar a este tablero”. Copiar ese enlace y dentro de la descripcion se pega el link del otro tablero.

    5.5 Reto 5 0:00:17

    El reto es : Realiza el siguiente reto para poner en práctica tus conocimientos:

    • Explica la diferencia entre arrastrar y soltar tarjetas entre distintas listas y utilizar la función “mover” una tarjeta.

      La primera facilita el trabajo haciendo uso del mouse y la podemos llevar a donde queramos, y mover una tarjeta requiere de realizar el despliegue de los menús de la tarjeta, así como de conocer la ubicación exacta a donde la queremos ubicar finalmente. Se puede jugar más con la primera opción que con la segunda.

    • Explica las ventajas de copiar una tarjeta en vez de moverla.

      Se puede replicar en el resto de las listas, en lugar de estar escribiendo y haciendo las respectivas modificaciones a cada una, lo que hacemos es copiarla y de esta forma no trabajamos en exceso y simplemente hacemos las modificaciones que haya lugar en las nuevas tarjetas, ahorrando tiempo y trabajo.

    • Establece una fecha de vencimiento para una tarjeta específica.

      Abrir la tarjeta usar y dentro de su menú se encuentra la opción “Vencimiento”, damos clic y se despliega otro menú que contiene entre otras cosas un calendario; escogemos la fecha y la hora y creamos un recordatorio que creamos prudente para recordarnos de la fecha en que vence dicha tarea. Guardamos y listo, ésta aparecerá en la tarjeta del listado correspondiente.

    • Cambia las fechas de vencimiento utilizando la vista calendario.

      Abrir el calendario dando clic en su respectivo botón, ahí seleccionamos la tarjeta a cambiar de fecha y la arrastramos a la nueva fecha de vencimiento y la soltamos. Así ha quedado establecida una nueva fecha para la tarjeta.

    • Dentro de una tarjeta, genera un vínculo a otro tablero.

      Ir al tablero a que haya que vincular; ya ahí damos clic en el menú superior derecho “mostrar menú”, seleccionamos la opción “más” y en seguida la opción “Enlazar a este tablero”, copiamos el enlace y cerramos el menú. A continuación vamos a otro tablero donde se encuentre la tarjeta en la que vamos a enlazar el tablero anterior y, abrimos la tarjeta de destino; en la sección de “Descripción” damos algunos detalles sobre lo que trata el enlace y pegamos ahí el enlace del otro tablero, guardamos y listo.

  • 6 Conectando y extendiendo Trello con otras herramientas 0:25:37

    6.1 Atajos de teclado 0:06:22

    Todas los “Atajos de teclado” se encuentran en : Teclas de acceso rápido

    Recorrer entre tarjetas: se utilizan teclas direcciones

    La tecla M: permite lista de miembros

    La tecla ESC: es para cerrar

    La tecla L: permite administrar sin abrir

    La tecla D: permite cambiar o asignar fecha de vencimiento

    La barra espaciadora: se autoasigna miembro de cada una sin abrir

    6.2 Power-Ups y Google Calendar 0:07:02

    ingresa a la opcion calendario de trello y luego se va a la tuerca y copia en la seccion de: " Fuentes de iCalendar" y se pega en google calendar un nuevo calendario.

    Google una vez al dia sincroniza los calendario, para que sincronice automatico, se utiliza la herramienta o palicacion llamado cronofy trello, luego seguir los pasos:

    Antes se debe eliminar la conexion conectado entre google calendar y el calendar de trello

    ingresar a https://trello.cronofy.com/, clic en boton: “Connect Trello”, elegir boton “Permitir”, clic en el boton azul, luego elejir el tablero que se quiere conectar con el calendario, escoger algunas o todas, , a la derecha escribir el correo, como mostrar ademas de la duracion ademas de unos avisos de alertar antes.

    Luego se puede mover en trello el calendario y se actualizará en google calendar.

    6.3 Integración de Trello con Slack 0:06:13

    Se busca en Power-Ups el Slack para agregarlo en trello, se debe conectar el equipo de slack con cada tablero.

    6.4 Otras herramientas de gestión de tiempo y tareas 0:03:46

    son competencia: asana wrike, basecamp, todoist, monday, wunderlist

    6.5 Reto 6 0:00:11

    El reto es: Realiza el siguiente reto para poner en práctica tus conocimientos:

    • Describe cómo se accede al listado o glosario de atajos de teclado.

      Desde https://trello.com/shortcuts.

    • Conecta Trello con Google Calendar.

      Mediante la opcion de power-ups registrados el de calendar. Obtenemos el enlace y desde Google Calendar, damos de alta un nuevo calendario con el enlace que obtuvimos en trello.

    • Menciona las principales maneras de vincular Trello con Slack.

      Desde power-ups, vinculamos la cuenta de slack. Y podemos ver los cambios desde el canal. Tambien a traves de un team, podemos vincular y seleccionar las configuraciones.

    • Nombra dos herramientas que sean alternativas a Trello.

      asana y wrike

    6.6 Conclusiones 0:01:45

    Permite administrador actividades y tareas con todas las funcionalidades

    6.7 Evaluación del curso 0:00:18

    Recursos:

    https://trello.com/b/mSToXF5L/trello-slack-google-tips-tricks

    https://trello.com/b/bkUEa1Vj/platzi-tasks

    https://help.trello.com/article/1075-outlook-add-in

    https://trello.com/power-ups

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