Gestión de proyectos: concepto, beneficios y fases

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Antes de iniciar la planificación de cualquier proyecto, hay que saber en qué consiste realmente la gestión de proyectos. Conocer las fases la conforman y los beneficios que aporta dicha gestión son factores determinantes. Tanto si estás comenzando en el mundo de la gestión de proyectos, como si ya has ganado experiencia, este artículo seguro que te será de utilidad.

Gestión de proyectos

¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos está conformada por todas aquellas acciones que debes realizar para cumplir con una objetivo definido dentro de un período de tiempo determinado durante el cual se utilizan recursos, herramientas y personas, que tienen un coste que se ha de tener en cuenta cuando se realiza el presupuesto. Al final siempre obtienes unos productos finales que deben corresponder a los objetivos iniciales.

En mayor o menor medida, cualquier empresa de hoy en día hace gestión de proyectos. Sin importar su tamaño, la actividad que desarrolle o el sector donde opere, ya que un proyecto puede ser desde un gran trabajo específico para un cliente o incluso optimizar un proceso interno dentro de la propia organización.

El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, al fin y al cabo, es que hagas un producto original y que este cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser más complicado que con la manera de comercializar estándar, en la que un cliente compra un producto para cubrir su necesidad. Sin embargo, en un proyecto, el producto tiene que cumplir una necesidad específica que debe ser clara. Esta es una de las dificultades de la gestión de proyectos, ya que no suelen haber precedentes en la organización.

La gestión de proyectos abarca una metodología que vamos a ver en este artículo y en siguientes, siendo algunas de las más importantes:

Definir las fases de nuestros proyectos
Definir el presupuesto de los proyectos
Definir el alcance
Definir la duración
Definir el objetivo

Beneficios de la gestión de proyectos

los beneficios de la gestión de proyectos

A la hora de gestionar un proyecto puedes encontrar varios beneficios que ayudarán a tu empresa en diferentes ámbitos, y harán mucho más sencilla la tarea de alcanzar los objetivos empresariales:

Posibilita una respuesta rápida a las diferentes demandas del mercado, ya que se maximiza la capacidad de reacción de los empleados, y se consigue más a un coste menor aunque más allá de cumplir con los objetivos presupuestarios es muy importante aportar valor añadido y calidad. Cuando gestionas un proyecto has de encargarte de que los trabajadores sepan todas sus responsabilidades para poder cumplir la misión. Consecuentemente, estos encuentran maneras de mejorar el proyecto, y ahorrar en costes y tiempo.
Externamente, gracias a la gestión de proyectos aportas una visión de conjunto y de mejora en la comunicación de la empresa. Se fija objetivos globales en la organización, por lo tanto se tiene también un presupuesto general y costes de empresa de toda la organización. Con una buena gestión de proyectos, se crea una mejor transferencia de información entre los diferentes departamentos, y se marcan prioridades con más facilidad.
Te permite aprender de las lecciones del pasado, creando lo que se conoce como “Know How”, te permite utilizar la experiencia de planificación, y usarla para proyectos futuros. Durante las fases de ejecución y desarrollo del proyecto se identificarán errores, se corregirán permitiendo definir procesos más optimizados y crear buenas prácticas que se podrán reutilizar.
Tienes una correcta información sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo, ya que en la gestión de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de la organización. Uno de los principales roles del director de proyectos es conseguir que las personas trabajen de forma sincronizada, en armonía. Saber identificar los problemas, gestionar los conflictos, negociar, dinamizar la cooperación son cualidades imprescindibles que debe tener un buen Project manager.
Hay una visión enfocada en el cliente. Como hemos comentado antes durante el apartado de beneficios, un proyecto siempre centra la atención en el cliente, para cubrir una necesidad específica de este.
Asegura calidad, ya que te permite proporcionar al cliente un producto que cumple los requisitos de este, y con la adecuación de uso. Una entrega puntual, exceder el presupuesto y cumpliendo con las expectativas de calidad del clientes permiten consolidar la imagen de marca y generar oportunidades de negocio a su organización.

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Fases en la gestión de proyectos

fases de la gestión de proyectos

A la hora de gestionar un proyecto, hay que tener en cuenta que este tiene varias fases, las cuales siempre son las mismas, y son cuatro:

Planificación: La planificación es la primera fase en la gestión de un proyecto, y es previa al desarrollo de este. En esta fase has de definir cuáles serán las actividades que se tendrán que hacer, estimar la duración del proyecto. Es la fase de gestión de tareas que consiste en definir la tareas, asignarlas a las personas responsables de su ejecución, determinar su duración, definir la dependencia entre tareas y priorizarlas. También has de indicar cuáles serán los recursos necesarios para poder llevar a cabo con éxito el proyecto.
Programación: Esta es la segunda fase de la gestión de proyectos, y consiste en crear el calendario de ejecución del proyecto, indicando en qué fechas se hará cada parte del proyecto, incluyendo la de inicio y la de fin. Esta fase junto la de planificación, son previas al inicio del proyecto.
Seguimiento y control del proyecto: Esta fase es la única fase de toda la gestión que se hace durante el proyecto. Consiste en seguir y controlar su ejecución. Es decir, obtener datos de la evolución y tomar las medidas correctas en caso de que hubiese algún inconveniente. La flexibilidad y la capacidad de reacción son fundamentales para una buena gestión de proyecto. No seamos ingenuos, por mucho que planifiquemos un proyecto siempre habrá que introducir cambios para resolver una incidencia, facilitar el trabajo de los hombres y mujeres involucrados, etc. La capacidad de adaptación y de gestión del cambio son dos factores importantes si queremos tener éxito.
Análisis y evolución: Esta es la cuarta y última fase de la gestión de proyectos, la cual sucede ya después de haber terminado el proyecto. En esta lo que se hace es medir las diferencias entre lo que se había previsto durante la fase de planificación, y lo que realmente ha sucedido, normalmente se suele medir sobretodo el presupuesto planeado y el coste real. Esta fase es importante también porque permite observar los errores que se han cometido durante todo el proceso, y aprender de la experiencia para los proyectos futuros.
La importancia del director de proyectos
Menos de dos de cada cinco organizaciones consideran la gestión de proyectos como un importante factor de éxito en su estrategia. Un reciente estudio realizado por el Instituto de Gestión de Proyectos (PMI), “The High Cost of Low Performance” lo confirma. Este informe también evidencia las ventajas asociadas a la gestión de proyectos y difusión de buenas prácticas. Según el citado estudio, las organizaciones que utilizan métodos y herramientas de gestión de proyectos, suelen alcanzar una tasa de éxito del 71%, con respecto a los objetivos iníciales mientras que el resto de compañías que no las utilizan sólo alcanzan una tasa del 52%.

La figura del director de proyectos es la responsable de desarrollar el proyecto dentro de un presupuesto y de un calendario previamente estipulado. El éxito dependerá de la buena coordinación de las partes implicadas y de las iniciativas estratégicas que se pondrán en marcha para alcanzar los objetivos perseguidos. Para lograrlo, los ‘Project Managers’ se apoyan en su experiencia y conocimiento, pero también en soluciones que les permitan hacer un buen seguimiento de la evolución del proyecto (línea de tiempo, avances, costes, desviaciones respecto a lo previsto, etc.).

Las habilidades en la gestión de proyectos te ayudarán a evitar riesgos, pero también a hacer un uso eficiente y eficaz de los recursos puestos a disposición del grupo de trabajo. Por otro lado, los miembros del equipo podrán ser guiados adecuadamente, entender sus responsabilidades y los resultados esperados de ellos, y siempre estarán implicados en respetar el calendario de tareas para completar el proyecto a tiempo y en el futuro dentro del presupuesto asignado.

Otro aspecto importante que debe tener presente el director de proyectos es entender cómo trabajan las personas y por qué trabajan de esta forma. Sólo así se pueden detectar dinámicas de trabajo más eficientes, aplicar buenas prácticas, estandarizar procesos y garantizar que las tareas se llevan a cabo de manera óptima. Si se consigue entonces se puede optimizar la gestión de proyectos minimizando los riesgos, controlando los costes y maximizando las probabilidades de éxito dentro de la organización. Esas son las claves del éxito.

Los proyectos llevados a cabo sin problemas, dentro del presupuesto y el calendario proyectan un mensaje muy claro acerca de la competencia y profesionalidad de la empresa y permiten consolidar la reputación y la imagen de la organización. Una marca fuerte puede aumentar el valor comercial de una compañía, además de establecer relaciones sólidas con las partes interesadas sobre la base de la confianza.