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Técnicas de fácil gestión del tiempo para personas muy ocupadas

¿Cómo tener más tiempo? ¿Cómo hacer más en menos tiempo?

Imagina que pudieras tener más tiempo al día. Tiempo para trabajar en tu negocio, pasar tiempo con tus amigos y tu familia, o simplemente relajarte sin sentirte culpable. Puede parecer una quimera, pero no lo es. Puedes tener más tiempo, sólo tienes que aprender a sacarle el máximo partido. Te mostrare algunas sencillas técnicas para sacar el máximo partido a tu día. Sigue leyendo y empieza a aprovechar tu tiempo.

Hay muchas excusas para no hacer algo, pero ¿es realmente así? Tal vez sólo seamos malos organizadores y no tengamos suficiente tiempo. Pero, ¡ojo! Mientras utilices una de estas técnicas para disminuir tu procrastinación aún más, valdrán la pena todos esos minutos (u horas) perdidos. Empecemos!
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  • BATCHING

    Una de las formas más eficaces de aumentar la productividad es agrupar tareas similares. Esto significa reservar un bloque de tiempo específico para trabajar en todas las tareas similares a la vez. Por ejemplo, si tienes que hacer un montón de llamadas telefónicas, hazlas todas juntas en lugar de espaciarlas a lo largo del día. De este modo así podrás mantenerte concentrado y evitar las distracciones.

Esta técnica suele denominarse “agrupación de tiempos” o “agrupación de tareas”, y puede ser muy eficaz para aumentar tu productividad. Al agrupar tareas similares, puedes eliminar las distracciones y aprovechar mejor tu tiempo.

Esta técnica es eficaz porque le permite mantenerse concentrado en una tarea específica. Cuando se cambia constantemente de tarea, puede ser difícil mantener la atención y la concentración. Al agrupar tareas similares, puedes eliminar las distracciones y aprovechar mejor tu tiempo.

La agrupación de tareas también le permite aprovechar mejor su tiempo. Si usted tiene muchas llamadas telefónicas que hacer, por ejemplo, puede agruparlas y hacerlas todas a la vez. De este modo, podrás mantenerte concentrado y evitar las distracciones.

Así que la próxima vez que tengas que hacer un montón de tareas similares, prueba a agruparlas y verás cómo eres mucho más productivo.

¿Cuál es el beneficio y cuál es la lógica detrás de esta técnica?

Todos sabemos el tiempo que consume la multitarea. ¡La persona media tarda 50 minutos cada día sólo en intentar no centrarse en una tarea! Con esta técnica, usted puede hacer su trabajo en menos de la mitad de esa cantidad de tiempo sin distracciones o viajes laterales en otros proyectos, mientras que todavía se obtienen grandes resultados - el ahorro de 25 + minutos todos los días cuando la aplicación de los pasos establecidos por Chris Bailey (TheProductivityProject).

No puedes concentrarte en una sola cosa a la vez. Si lo intentas, tu eficiencia disminuirá y el resultado más probable es que cualquier proyecto o actividad que ocupe toda nuestra atención no tendrá éxito porque no hubo un compromiso para realizarlo a cambio de una utilidad (dinero).

La analogía de la lavadora

Este puede ser uno de los ejemplos más populares utilizados en las conversaciones sobre la agrupación de tareas, pero también es un poco erróneo. ¿El problema? No se pueden mezclar diferentes colores sin que surjan problemas. Por ejemplo: si intentas combinar tareas azules con rojas (lo que daría como resultado el marrón), no habrá ninguna opción para ninguno de los dos colores una vez que se hayan combinado; del mismo modo, el amarillo no puede aparecer junto al rosa o al verde, respectivamente, porque ambas opciones ya han tenido sus propios lavados por separado, lo que significa que lo único que nos queda es la ropa negra.
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  • DOWN TIME

    Todos tenemos momentos de inactividad durante el día en los que nuestros niveles de energía disminuyen. En lugar de recurrir al café o a las bebidas energéticas, aprovecha estos momentos de calma para hacer algo productivo que no requiera un gran esfuerzo mental o físico.

¿Cómo podemos aprovechar al máximo nuestro tiempo de inactividad?
He aquí algunas ideas:

  • Purgar tu bandeja de entrada

  • Hacer una lista de tareas para el día siguiente

  • Responder los correos electrónicos

  • Leer algo ligero que tenias pendiente

Éstas son sólo algunas ideas, ¡las posibilidades son infinitas! Y si aprovechas tu tiempo de inactividad (tiempo de descanso), serás más productivo con tu tiempo y tendrás menos probabilidades de agotarte. Así que la próxima vez que te encuentres con unos minutos de inactividad, no busques la cafetera, sino algo de tu lista de tareas pendientes.
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  • COSTE / OPORTUNIDAD

    Una forma de pensar en modo diferente es observando el coste de oportunidad de nuestro tiempo.

Cuál es el coste de oportunidad de una hora de trabajo en un proyecto?
Te da más o menos resultado del otro proyecto?

Si pudiéramos estar haciendo otra cosa con ese tiempo que nos diera mejores resultados, entonces puede que no merezca la pena dedicar nuestro tiempo a ese proyecto.

Por ejemplo, podemos fijarnos en el coste monetario de nuestra productividad. Si estamos gastando dinero en herramientas o recursos que no están ayudándonos a ser más productivos con nuestro tiempo, entonces no estamos siendo rentables.

Podemos analizar el coste personal de nuestra productividad. Si no estamos contentos con la forma en que trabajamos o con los resultados que obtenemos, entonces no vale la pena seguir por ese camino.

Encontrar la forma más rentable de ser productivo y seguir con ello. A la larga, le ahorrará tiempo, dinero y energía.
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  • SPEED LISTENING

    Decidí probar la escucha rápida con la intención de aumentar mi productividad. Soy un fanático de los audiolibros y los podcasts. Escucharlos me proporciona una gran cantidad de conocimientos con poco esfuerzo.

El Speed Listening es una técnica que permite aumentar la velocidad de escucha sin dejar de comprender el contenido. Esto puede ser extremadamente útil si quiere obtener mucha información en poco tiempo. Y entonces sacar más provecho de tu tiempo a disposición.

Para probar la escucha rápida, busca una grabación de audio/video que te resulte interesante y ponla a 1,5 o 2 veces la velocidad normal. Comprueba si sigues entendiendo lo que se dice. Si es así, ¡genial! Ahora puedes probar a escuchar otras grabaciones de audio a esta velocidad más rápida.

La escucha rápida puede ser una forma estupenda de sacar más partido a los contenidos que consumes. Pruébalo y verás cómo te funciona¡!
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  • TIME BLOCKING

    Siempre nos preguntamos qué podríamos hacer mejor con nuestro tiempo. Pues bien, existe una nueva técnica llamada “bloqueo del tiempo” que te ayudará a gestionar tus días de forma más eficaz y eficiente utilizando el poder de los calendarios de Google, iCalendar u Outlook.

Asignar nuestro tiempo es la clave para tener éxito. ¡Definamos los bloques de tiempo que queremos, y bloqueémoslos letra a letra dentro de un calendario como si fueran reuniones! Por ejemplo: “Reuniones”, “Llamada telefónica”, etc.

Por lo tanto, no tendremos miedo de ir más allá de las invitaciones de nuestros colegas y clientes para ampliar el alcance del trabajo. Añadiremos voluntariamente todas las tareas para que pueda interactuar con el mayor número de personas durante su plan diario

La mejor manera de gestionar tu tiempo es añadir un margen adicional para las distracciones y las urgencias. Esto le permitirá disponer de suficiente espacio durante las semanas de mucho trabajo para que los demás no puedan borrar todos los compromisos de nuestro calendario si nos esforzamos lo suficiente.
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  • CONCLUSIONES

Con el enfoque adecuado, se trata de técnicas absolutamente teóricas. Deben aplicarse a nuestra realidad diaria y personal para que funcionen eficazmente a nivel individual, ya que las preferencias de cada persona son diferentes, lo que les llevará por su propio camino, ya que deciden qué sistemas se adaptan mejor a ellos mismos en función de la cantidad de tiempo o energía que uno quiera dedicar a este proyecto…

No hay realmente ninguna regla establecida, ya que cada situación tiene sus propias circunstancias únicas, por lo que nunca puede existir un consejo “perfecto”, ya que la situación de cada persona es diferente.

Recuerda que estas técnicas no son una panacea, sino un conjunto de herramientas que pueden utilizarse para ayudarte en tu viaje personal. Están pensadas para ser utilizadas como complemento de tu propia intuición y guía interior, no como sustituto de ella. Confía en tu propio instinto por encima de todo, y utiliza estas técnicas como una forma de ayudarte a centrar tu atención y energía en lo que es más importante para ti. Si descubres que estas técnicas son útiles para alcanzar tus objetivos, me encantaría saberlo. Por favor, comparte tus experiencias conmigo en la sección de comentarios más abajo. ¡Gracias por leer!

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