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Ensayo de la gestión efectiva del tiempo

Escribí este ensayo con la finalidad de mostrarles la forma en la que relacioné todos los conceptos y herramientas dadas en el curso para ser efectivos en el uso de cada uno de los conocimientos claves adquiridos.
Antes de comenzar es importante tener claro que la importancia de la gestión efectiva del tiempo radica en organizar la gran cantidad de tareas que tenemos para disminuir el agobio, la preocupación o la angustia ocasionadas por la falta de organización y lograr avanzar en cada una de las áreas de nuestra vida.

¡Empecemos!

Áreas, metas y tareas.

En nuestra vida tenemos áreas, metas y tareas. Cada uno de estos tres aspectos están relacionados entre sí.
Dentro de cada área de la vida hay metas y para cumplir con cada meta hay que dividirlas en tareas para que sean realizables. Para ello podemos utilizar el método back to the future para desglosar metas a largo plazo en tareas a corto plazo. Hay algunas tareas que podrían ser consideradas como deberes que no van vinculadas a ninguna meta, pero si a alguna área de nuestra vida.
Desde mi punto de vista las fechas de entrega o finalización de nuestras metas no deberían hacerse muy estrictas, que es algo que propone la técnica back to the future. Es importante para planear, pero también es bueno desde el principio tener en cuenta que el día que te propusiste para terminar, es probable que no llegas a la meta, se abierto a extender la fecha de entrega si es necesario, así te quitas un poco la carga que nos da el crear metas para disfrutar más del proceso y no angustiarse tanto por el futuro.

Ejemplo:
Tareas vinculadas a metas: Crear una planeación de tareas para cumplir con mi meta de aprender desarrollo web frontend.
Tareas no vinculadas a metas: Ir al supermercado semanalmente. Es un deber porque lo necesitamos, pero no está vinculado a ninguna meta.

Las tareas se subdividen en sub-tareas las cuales son tareas más pequeñas de las que se compone una tarea.

Ejemplo:
Tareas: Seguir la planeación que he creado para aprender: hacer curso 1, curso 2, curso 3, curso 4 y al finalizar los 4 cursos dedicarme a crear proyectos para profundizar lo aprendido.
Resulta que empiezas a hacer tu primera tarea de la planeación que es hacer el curso 1 y te das cuenta que tienes que hacer varias sub-tareas para hacer el curso exitosamente:
Sub-tareas: Ver clases, hacer los retos que dejen, hacer preguntas, dejar aportes, hacer consultas, hacer esquemas visuales, resúmenes, tomar apuntes y hacer el examen.

También es importante mencionar que en ciertas ocasiones nuestras tareas generarán otras de tipo seguimiento y de transporte que pueden llevar un período de tiempo significativo. Deben ser consideradas como actividades dentro de la tarea.

Ejemplo:
Tarea de transporte: Ir al supermercado me requiere utilizar el transporte público y eso me va demandar tiempo.
Tarea de seguimiento: Decido hacer un proyecto FreeLancer junto a un compañero que maneja el backend, por lo tanto, tengo que hacer seguimiento a este para que termine en los plazos establecidos y presentemos el proyecto a tiempo.
Todas estas tareas y sub-tareas deben ser organizadas para ello tendremos que priorizar las tareas y eliminar aquellas que no son necesarias. Podemos guiarnos de la metodología GTD (GET THINGS DONE) y de la matriz de Eisenhower o matriz de criterios de priorización como lo llaman en este curso.
Utilizamos las herramientas antes mencionadas para organizar las tareas cuando nos encargamos de la planeación de las tareas para cumplir con la meta. Por otro lado, las usamos para organizar las sub-tareas diariamente o semanalmente para llevar a cabo una tarea de la planeación.

Posteriormente hay que agendarlas para hacerlas

Tendríamos que agendar las tareas (no las sub-tareas) utilizando alguna metodología como la de time blocking. Al principio es probable que no sepas cuanto tiempo le debes dedicar a una tarea así que ve probando con diferentes bloques de tiempo para decidir cuáles son tus horarios óptimos de tiempo para hacer una tarea.
No debes agendar las sub-tareas, porque son tareas pequeñas. Diariamente tomamos un conjunto de estas para hacerlas en un espacio determinado porque pertenecen a una tarea mayor, además no podemos medir todo nuestro tiempo minuciosamente porque estaríamos siendo muy obsesivos y sería imposible cumplir un horario con este tipo de características. Por eso es mejor agendar por bloques de tiempo.
Ejemplo: Si tú decides cumplir con tu planeación de desarrollo web de 8:00 a.m a 10:00 a.m de lunes a sábado, te darás cuenta que el primer paso es hacer un curso, esa es tu tarea, pero de eso surgirán muchas sub-tareas que harás durante ese espacio para avanzar en ese curso y por ende en esa meta. Sería mucho más difícil organizar el tiempo por periodos de 10 o 15 minutos para hacer cada sub-tarea.
“Los horarios y recordatorios debemos verlos como una ayuda y no como un generador de angustia, hay muchos imprevistos y lo que nos ayuda a seguir es la organización de nuestro tiempo”.
“No todas las tareas urgentes e inmediatas se deben planificar, hazlas y posteriormente re planificas el resto de tareas, planificamos lo que hacemos rutinariamente para tener una guía para el día a día, pero en la vida hay actividades o tareas que serán imprevistas y a pesar de ello, pueden ser importantes para los diferentes ámbitos de tu vida y en ocasiones para darte oportunidades de disfrutarla mucho más”
“Hay que buscar un equilibrio entre la improvisación total y el planeamiento obsesivo”
Es una buena práctica agendar un espacio para planear tu día y semana.

Para ayudarnos tenemos herramientas que nos simplificaran la organización
Usa herramientas digitales y analógicas para gestionar tu tiempo y almacenar la información antes mencionada. Para controlar el tiempo, llevar tu agenda, tomar anotaciones, agregar notificaciones etc.

Y para finalizar es importante que tengas en cuenta algunos conceptos para ser exitoso en la organización efectiva del tiempo.

Apóyate de técnicas de control de tiempo como Pomodoro y Flow time para tomar descansos y regresar a la tarea con energía.
Motívate escribiendo tus logros diarios, recuerda la importancia de la tarea para ti y tacha las tareas de tu lista cuando las termines.
Identifica los ladrones de tiempo y actividades innecesarias que te hacen procrastinar para no caer en ellos y seguir con tus tareas o actividades importantes.
Aprende a gestionar tus emociones y pensamientos negativos y planifica tiempo libre para sumar puntos para tu productividad y disfrute de las tareas del día a día.
Trabaja en un punto de eficacia no tienes que ser mediocre ni perfeccionista (productividad). No seas multitarea.
Ponte metas realistas para tu día para no trabajar de más y quitarles espacio a otras tareas de tu día.
decidido sobre tus tareas.
Dale la debida importancia a los compromisos y entiende el tiempo que estos ocupan, para decidir si un compromiso es necesario o no y respetar tu tiempo y el de los demás.
Fomenta en tu vida el autoconocimiento, la persistencia y resistencia en la realización de las tareas, sé flexible con tus horarios habrán imprevistos que tendremos que resolver inmediatamente y nos harán reorganizar el horario posteriormente, evalúa tus métodos y horarios para rediseñar y simplificar tus tareas (optimizar), haz que tus espacios sean propicios para hacer tus tareas y algo muy importante es aprender a disfrutar el proceso o camino hacia tus metas, haz las cosas con calma y no postergues tu satisfacción para el futuro, disfruta, alégrate y valora cada paso que das.

En resumen, este curso te dará las herramientas necesarias para:

•Definir las áreas y metas de tu vida.
•Crear una planeación de cada meta y poderla descomponer en tareas a corto plazo que a su vez se subdividen en sub-tareas.
•Aprenderás a agendar tus tareas tanto si van ligadas a una meta o no, en un horario para poder cumplirlas.
•Herramientas para plasmar tus métodos, horarios, anotaciones
•Otros conceptos como la procrastinación, las tareas de seguimiento, el tiempo que requiere el
transporte, los compromisos, la productividad y las cualidades claves para triunfar en la organización del tiempo y a la vez en tu vida.

Espero que sea de utilidad este post para ustedes y puedan tenerlo en cuenta para relacionar e interpretar los conceptos que se requieren, para ser efectivos en la organización del tiempo y sea mucho más sencillo aplicarlos en su vida.

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