Encontrar el punto óptimo en nuestras actividades, tanto en el trabajo como en la vida cotidiana suele ser complicado ya que nos es difícil identificarlo. El punto óptimo está relacionado con nuestro nivel de eficacia, es decir, hacemos un uso adecuado del tiempo y de nuestros recursos para el cumplimiento de una tarea. Piénsalo como si fuera un pastel: si utilizamos más harina de la necesaria, muy seguramente estaremos desperdiciando ese ingrediente que podría servirnos en otra ocasión, y si dejamos la mezcla por más o menos tiempo del necesario, posiblemente salga crudo o totalmente quemado.
Encontrar el punto óptimo en nuestras actividades nos permite definir con claridad la calidad que debemos esperar, o los resultados que deseamos que sucedan. También nos permite ser conscientes de que existen diversos factores para cumplir nuestras actividades y que ante ello tendremos que tomar decisiones para estimar el tiempo y los recursos a invertir.
Por ello, te propongo **2 ejercicios **que pueden ayudarte a alcanzar el punto óptimo de tus actividades. El primero consiste en un ejercicio de **diagnóstico **a partir de las siguientes preguntas:
**1.- ¿Esta actividad abona al cumplimiento de objetivos? **Muchas veces realizamos tareas que suelen no tener un impacto en los resultados que buscamos. Por ejemplo, si queremos hacer una limpieza profunda en nuestra casa, seleccionar la playlist perfecta en Spotify puede ser muy agradable, pero realmente no tiene un impacto directo en que la casa quede completamente limpia, y es posible que desperdiciemos mucho tiempo buscando la “playlist perfecta”. Procura organizar tus actividades con la intención de alcanzar un objetivo, y entre los espacios libres habrá tiempo para aquellas cositas que no son tan necesarias, pero son disfrutables.
**2.- ¿Esta actividad es grande y complicada o es sencilla? **Puede suceder que las actividades que tenemos que realizar implique pequeñas subactividades y esto nos abrume tanto que parece complicado cumplir con la actividad. Por ello es necesario identificar esas pequeñas subactividades (cosas que son más fáciles de completar) y tomarlas como unidades a cumplir para evitar el multitasking. Ten en cuenta que recursos necesita para cada subactividad, posiblemente reunirte con otras personas, materiales o investigar para afinar algún conocimiento o habilidad.
**4.- ¿cuánto tiempo tengo que invertir? **La vida no es eterna y el tiempo es finito, por ello es necesario marcar plazos para la entrega de resultados, eso muy seguramente implicará la planeación de horarios y espacios en tu agenda para cada una de las subactividades a realizar. Ten en mente fechas de entregas de avances y espacio para realizar correcciones, siempre queremos que nuestros proyectos sean perfectos, también hay que saber apreciar los resultados que obtenemos en un tiempo limitado.
El segundo ejercicio se trata de una serie de pasos que te faciliten el cumplimiento de actividades:
**I.- Planea de manera visual: **En el curso de “Gestión efectiva del tiempo” se detalla sobre las distintas herramientas que puedes usar para planear tanto en su versión análoga como digital. Es importante planear de manera visual ya que nos permite hacer más tangible las actividades. Si escribes con pluma en tu agenda una actividad tu mente se programa para que esta sea cumplida.
II.- Monitorea de manera visual: Hacer un monitoreo de los avances te permite saber si podrás entregar resultados a tiempo o si necesitas hacer un ajuste en los planes. Tener un tablero que te permita visualizar este monitoreo te facilita identificar que acciones van en tiempo y en cuales hay atrasos. Puedes utilizar semáforos o porcentajes de avance para hacer el monitoreo más emocionante.
III.- Check list de cumplimiento. Un check list te permite asegurarte que todos los elementos de la actividad están listos para la entrega. Destina un tiempo específico para marcar el check list e ir revisando detalles a la par. No uses este tiempo para “mejorar por completo” ya que puedes caer en el perfeccionismo, únicamente es para asegurarnos que todo esta completo y que hemos cumplido con nuestro objetivo.
Espero que estos ejercicios te sean de ayuda. No dudes en repasar el curso de “Gestión efectiva del tiempo” cuantas veces sean necesarias para mejorar tus herramientas y encontrar tu punto óptimo de calidad.
Gracias por leerme 😊
