Conceptos de la gestión del tiempo Infografía + Notas

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Conocer los conceptos de la gestión del tiempo

Sientes que te abruma o no sabes por donde comenzar?

Todo va mas rapido y debemos cumplir nuestras tareas en menos tiempo

Corriendo por estar disponibles y responder rápido

Esto es resultado de la globalización

Esta velocidad en los procesos, tecnología, y herramientas, nos hacen sentir que debemos cumplir más.

Los procesos han cambiado pero el tiempo es el mismo.

Nos sentimos diferentes porque han cambiado los flujos de trabajo, y las tareas que deben cumplirse en esos flujos.

Flujos procesos y activiades en todos los aspectos de tu vida.

Debemos enfocarnos en optimizar esos flujos y optimizar las tareas que debemos hacer,

sino, nos desenfocamos, no terminamos ninguna de esas tareas, y sentimos que estamos siendo inefectivos, y nos vemos abrumados.

Debemos tomar la decisión, qué tareas vamos a hacer, y cuáles definitivamente no vamos a hacer.

Productividad no es lo mismo que ocuparse en muchas tareas.

Productividad = Producción vs Recursos

• Producción: tareas completadas
• Recursos: energia, tiempo

¿Debo hacer la mayor cantidad de tareas en el menor tiempo posible?

Estos dos aspectos de la productividad no tienen sentido si no nos enfocamos en hacer las cosas con calidad.

Considerando la relación entre el tiempo invertido en una tarea y el valor producido, podemos tener tres resutados:

• Mediocres:
  • Tareas hechas con afán para salir del paso.
  • Sin calidad
• Perfeccionistas:
  • Dedicamos más tiempo del necesario
  • Se entrega valor, pero el retorno no es igual al tiempo invertido.
• Efectivo:
  • Tiempo suficiente para entregar un resultado de calidad

• ¿Cómo es una semana típica en mi vida?
• ¿En qué cosas me comprometo?
• ¿Suelo decir que sí a todo?
• ¿Comienzo una semana reconociendo qué haré o qué necesito alcanzar en la semana?

Urgente:

• Requiere atención inmediata
• Desplaza nuestras tareas
• Tiene fecha de entrega

Importante:

• Produce resultados tangibles
• Está alineada con una meta o estrategia común
• Los efectos de no realizarla son graves

Urgente + No importante:

• Debería ser lo primero que realices
• Sal rápido de éstas para que no te quiten el tiempo de las tareas improtantes

Urgente + Importante:

• Las que debes trabajar a continuación
• Analiza por qué algo importante llegó a ser urgente

No urgente + No importante:

• Estas tareas no deberías hacerlas
• No deberías perder tu tiempo en estas

No urgente + Importante:

• Esta es la zona de planeación
• Tienes tareas para cumplir tus objetivos y las estás haciendo con suficiente tiempo
• Deberías mantener tus tareas en esta área

Revisa tus tareas según la regla de pareto, el 20% deberí darte el 80% de los resultados.

Tipos de tareas:

• Individuales
  • Tu te propones y organizas tu flujo de trabajo
  • Dependen solo de tí
• Otros dependen de mí
  • Tus tareas son un entregable para otras personas
  • Otros están esperando que termines para inicar su trabajo
• Yo dependo de otros
  • Tu no puedes comenzar hasta que otros hayan entregado un trabajo previo

Estas actividades crean seguimiento

Otros me hacen seguimiento

Hago seguimiento a otros

No tienes libertad para usar un espacio de tiempo porque no sabes si alguién terminó su tarea

Las personas que nos buscan para hacer seguimiento nos quitan tiempo

Debemos enfocarnos en la tarea y reducir al mínimo los seguimientos que nos quitan espacio en la agenda, y pueden causar preocupación.

Analiza ¿en qué momento debes hacer seguiemiento, o hacen seguiemiento en tí?, ¿cuáles son los canales que usan?

Que no te queden pendientes ni angustias.

Debemos ser efectivos en solucionarle a las otras personas

Revisa cuanto tiempo gastas y busca estrategias para reducir ese tiempo de seguimiento

Adicional a estar atento a lo que debes entregar a otras personas y lo que tienes pendiente por recibir, es importante que estas actividades las hagas de una forma organizada e intencional.

Claves para aprovechar tu tiempo y el de otros:

• Maneja un sistema definido
• Que sea sencillo
• Que no requiera mucho tiempo extra

Crea un calendario general a la hora de repartir responsabilidades

Que las fechas clave se reflejen en las agendas de todos

Tener claro la precedencia de las tareas

Tener claro el orden de prioridades

Crea recordatorios para preguntar a otros sobre las entregas pendientes

Usar boards de trabajo conjunto con notificaciones

Usa una herramienta colaborativa de trabajo que simplifique el seguimiento y la ejecución

Cuando queremos aplazar las tareas, creyendo que tenemos tiempo para una segunda actividad antes de abordar esta tarea, o peor cuando ignoramos completamente la agenda y nos dedicamos a otras actividades.

¿Qué puedo hacer?

Precisa que personas, actividades, gustos, me distraen o me hacen dudar.

Eliminar interrupciones,

“la mejor forma de salir de una tarea es a través de ella”

¿Ladrones de tiempo?

• Pereza
• Video juegos
• Internet
• Redes sociales
• Televisión
• Algunas personas

GTD Get Things Done - David Allen

(Organízate con eficacia)

Lo que debes hacer primero es descargar tu memoria de todos los pendientes, ponlo en un papel, así tu mente deja de buscar alternativas, haz una lista de cosas que necesitas completar.

Una vez hayas planeado, debes cumplir esta lista con disciplina.

Todo en la lista es prioridad, tiene la misma importancia, porque lo vas a hacer todo.

Evalúa las tareas de tu lista con estas 4 preguntas:

1. ¿Puedo borrarlo sin hacer nada?
2. ¿Es información que debo guardar como referencia?
3. ¿Puedo delegarlo en alguien?
4. ¿Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?