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CURSO DE ORGANIZACIÓN Y PRODUCTIVIDAD CON NOTION- by GBS

Guillermo
GBS
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CURSO DE ORGANIZACIÓN Y PRODUCTIVIDAD CON NOTION

1 INTRODUCCIÓN A NOTION 0:22:00
1.1 ¿QUÉ ES NOTION? 0:05:03
Se puede dividir en dos partes de herramientas
Tomas de Notas y Edición Colaborativa
Herramientas de notas y edición colaborativa con paginas y sub paginas en conjuntos. Se puede tener una base de datos con notas de reuniones y agregar propiedades de la reunión.
Base de Datos
PARTES:
Barra lateral: con todas las páginas creadas en el inicio, configuraciones.
Además de otras modificaciones.

1.2 BLOQUES BÁSICOS 0:04:18
Los bloques son los 6 puntos blancos
Con el signo más se puede agregar otros formatos, también se puede utilizar el “/” y escoger otras formatos y tipos de contenido
Encabezados: se puede editar el texto según los tipos de formatos
Listas: se puede crear como casillas,viñetas, numeradas utilizando enter para crear una nueva, también las listas toggle que esconden contenido y aparecen al hacer clic para desplegar el contenido.
Resaltadores y Separadores: para mostrar Bloque de Cita con una raya y texto mas grande vertical y bloque Callout, este último permite ingresar un icono a la derecha del bloque. Además de agregar color de fondo al bloque.
Columnas y Colores: primero se selecciona para dar colores a la letra y fondo además de moverlos a otros espacios.

1.3 BLOQUES AVANZADOS Y MENCIONES 0:04:57
Para los bloques avanzados y menciones: ir a un bloque clic en el símbolo + o /, y seleccionar la parte inferior debajo de “ADVANCE BLOCKS”.
Los tipos de son:
Tablas de contenido: recopilar todos los encabezados de la página y mostrar la jerarquía. Utilizando encabezado de tipo 1 y el siguiente es de tipo 2, según el nivel estructurado o jerárquico.
Breadcrumbs: mostrar el camino que se tiene que seguir para llegar a la pagina donde estas.
Ecuaciones: se puede agregar ecuaciones en bloque como ecuaciones en línea. En ambos se puede escribir el código text.
Botones de Plantilla: permite cierta configuración de bloques y repetirla en otro lugar cada vez que se presiona el botón.
Las menciones puede ser:
De persona: con un @ apareceran en la seccion:” PLEOPLE” los nombres de los integrantes del propyecto como miembro o como invitador. llegará un aviso al etiquetado avisando.
De fecha: con @ y establecer un formato deseado, se puede precisar la fecha inicio y fin como también recordatorio.
De página: con un @ se debe escoger de la sección de “LINK TO PAGE”, tambien se puede ingresar utilizando los corchetes [].

1.4 BLOQUES DE MEDIA Y EMBEDS 0:04:28
Permiten agregar archivos o contenidos de otras aplicaciones en la pagina de notion.
utiliza el simbolo + o / bajando hasta el final en la seccion: MEDIA y/o EMBEDS
BLOQUES DE MEDIA: para subir y escojer desde:
Desde un archivo(UPLOAD): del equipo buscando la imagen en el equipo y seleccionando. Tambien se puede cambiar el tamaño de la imagen.
Con un link(EMBED LINK): se copia antes el link de origen de una pagina web con la imagen y se pega.
Unsplash: que son galerías de imagen asociadas con el servidor de NOTION ingresando palabras claves.
Para archivos de audio se puede agregar archivos con link desde las páginas de spotify,soundcloud. Copiando el link y pegando el link
Para archivos de video se puede agregar archivos con link desde las páginas de youtube. Copiando el link y pegando el link.

BLOQUES EMBEDS
Agregar desde el link publico
Se puede subir con el link del twitter, google maps, archivos pdf

1.5 IMPORTACIÓN DE PÁGINAS 0:03:14
Cómo importar
Con Notion, puedes importar los siguientes tipos de archivo de manera directa:
Texto simple (.txt)
Markdown (.md o .markdown)
Microsoft Word (.docx)
Microsoft Excel (.xls)
Valores Separados por Comas o CSV (.csv)
HTML (.html)

También puedes importar datos de otras aplicaciones como Confluence, Evernote y Trello.

Para hacerlo, debes darle click a Importar en la barra lateral. Lo encontrarás debajo de las páginas que has creado.

Cuando hagas esto, se abrirá una ventana de importación con todas las opciones que podrás utilizar, ya sean formatos de archivo o aplicaciones como las mencionadas previamente.

Recuerda que solo podrás importar contenido desde la aplicación web o de escritorio.

Instrucciones para cada aplicación
Confluence
Desde la sección de Configuración de Espacio, hacer click en Herramientas de Contenido y luego Exportar.

Seleccionar HTML y escoger la opción de Exportación Personalizada para solo exportar las páginas que elijas. Asegúrate de que la opción de incluir comentarios esté desactivada.

Una vez termine el proceso de exportación, dale click a Descargar aquí y guarda el archivo resultante.

Luego, dirígete a Notion y haz click en Importar, escoge la opción de Confluence y sube el archivo .zip que guardaste en el paso anterior.

Evernote
Desde la ventana de importación en Notion, escoge Evernote.

Ingresa a tu cuenta y autoriza la conexión entre Evernote y Notion.

Selecciona los cuadernos que quieras importar a Notion y dale click a Importar

Una vez haya terminado el proceso de importación, verás tus cuadernos como páginas en la barra lateral y cada nota dentro de ellos será un ítem en una base de datos.

Trello
Desde la ventana de importación en Notion, escoge Trello.

Ingresa a tu cuenta y dale permiso a Notion para importar tus tableros.

Escoge el tablero que quieras importar del menú disponible y dale click a Importar.

Google Docs
Importar archivos individuales

En Google Docs, entra al menú Archivo, dale click a Download y selecciona el formato Microsoft Word (.docx).

En la ventana de importación de Notion, selecciona el formato Microsoft Word (.docx) y sube el archivo que guardaste previamente.

Importar todos los archivos

Entra a Google Takeout.

Haz click en Deseleccionar Todo en la parte superior derecha de la tarjeta.

Baja hasta encontrar Drive y activa la caja que le corresponde. También puedes escoger la opción de Configuración Avanzada para elegir archivos específicos que quieras mover.

Haz click en Siguiente Paso al final de la página.

Selecciona Crear Archivo.

Te llegará un correo con un archivo .zip que tendrás que abrir.

Una vez que tengas los archivos, desde la ventana de importación de Notion, escoge el formato Microsoft Word (.docx) y sube los archivos de este tipo que descargaste.

Asana
Desde la ventana de importación de Notion, escoge la opción Asana.

Ingresa a tu cuenta y dale permiso a Notion para importar tus tareas.

Selecciona los tableros y listas que quieras mover y dale click a Importar.

Quip
Con Quip solo podrás importar páginas individualmente a Notion de la siguiente manera:

En Quip, haz click en el símbolo de documento en la sección superior izquierda de la página y escoge la opción Exportar.

Elige exportar como Markdown o HTML.

En la ventana de importación de Notion, escoge Texto & Markdown o HTML y sube el archivo que descargaste.

Dropbox Paper
Importar archivos individuales:

En Dropbox Paper, escoge Descargar del menú de la sección superior derecha.

Descarga la página en formato Word.

En la ventana de importación, escoge la opción Microsoft Word (.docx) y sube el archivo que descargaste en el paso previo.

Importar todos los archivos:

En Dropbox Paper, escoge Descargar docs creados del menú en la parte inferior izquierda de la pantalla.

Escoge descargar los archivos como Word y se bajará un archivo .zip a tu computadora.

En la ventana de importación de Notion, escoge la opción Microsoft Word (.docx) y sube los archivos de este tipo.

Hackpad
En Hackpad, haz click en Exportar en la parte derecha del contenido.

Escoge el formato Markdown y se descargará un archivo .zip.

Abre el archivo .zip en tu computadora.

En la ventana de importación, escoge la opción Texto & Markdown y sube los archivos exportados.

Microsoft Word
En Notion, abre la ventana de importación y haz click a la opción Microsoft Word (.docx).

Sube cualquier archivo de formato .docx que tengas en tu computadora.

Microsoft Excel y CSV
En Notion, abre la ventana de importación y hazle click a la opción CSV.

Sube cualquier archivo de formato .xls que tengas en tu computadora.

WorkFlowy
Haz click en la flecha que aparece a la derecha de Ayuda.

Descarga el archivo como Texto Simple.

En Notion, haz click en Importar y escoge la opción Texto & Markdown.

Sube los archivos .txt correspondientes.

2 BASES DE DATOS EN NOTION 0:18:40
2.1 ¿QUÉ ES UNA BASE DE DATOS? 0:05:47
Es una forma para organizar la información
Para agregar una base de datos en la lista, se agrega por el signo más o el /, luego bajar hasta la sección: “DATABASE” Y elegir cualquiera de las vistas Table.
Se puede elegir entre una tabla (tanto la cabecera como el contenido es un texto) o una base de datos(solo las cabeceras se establecen fijas no se cambian con un tipo de datos y una propiedad de entrada y debajo se puede ingresar cualquier datos y posterior modificación)
Las propiedades son:
Propiedades Básicas.-texto, número, seleccion, multiple, fecha, persona,archivo, checkbox,URL, email, teléfono
Propiedades Avanzadas.- no se necesita ingresar la información, se actualizan automático según como lo utilices. Estos datos que aparecen son:titulo,fecha de creación,creado por,fecha última modificación, última modificación por.

2.2 FILTROS, ORGANIZACIÓN Y VISTAS 0:05:11
Utilizando para organizar por:
Orden: utilizando por la cabecera “Sort” utilizando las propiedades creadas.
Filtros: se utiliza la cabecera “Filter” y ver sólo los datos que cumplan el filtro.
Vistas: las que se muestran son:
Tabla: por columnas todas las propiedades para calcular totales en cada columna.
Tablero: permite crear la información como tarjetas en colores y se puede mover entre columnas. Además calcular los valores por cada etiqueta.
Galería: toda la información como tarjeta como el tablero de forma continua, como una vista previa en la parte de configuraciones de las propiedades de vista.
Calendario: permite mostrar todo el mes para elegir las flechas de navegación, mover las etiquetas.
Línea de Tiempo: combina una calendario con una tabla. la tabla esta al lado izquierdo y a la derecha está la línea de tiempo. En las propiedades se puede escoger lo que se verá o ocultar en la tabla, como también lo que se quiere ver en la línea de tiempo.

2.3 BASES DE DATOS RELACIONADAS 0:05:17 REPASAR
Se crea un puente para unir entre la misma base de datos o base de datos diferentes.
se puede jalar la información de una a otra utilizando la propiedad Rollup. Esta propiedad tiene para realizar: elegir la relación de los datos, la propiedad del dato y los diferentes tipos de cálculos como el promedio y otros.
Se puede relacionar con la misma Base de Datos de dos maneras:
Sincronizado: Cuando hay dos columnas
No sincronizado: para no crear mas columnas si no es necesario

2.4 PLANTILLAS DE BASE DE DATOS 0:02:25
Se utiliza para utilizar una misma configuración de bloques de base en cada una de las páginas. Cómo están relacionados y aparecen los datos automáticos ingresando cada plantilla.

3 CÓMO USAR FÓRMULAS 0:14:45
3.1 ¿CÓMO FUNCIONA LA PROPIEDAD FÓRMULA? 0:04:03
Las fórmulas puede calcular datos de cuadro datos diferentes:
Números: se puede escoger operadores constantes dentro de las propiedades de la columna.
Texto: también se pueden usar el texto y luego convertirlos según las propiedades, se puede incluir casillas check, inclusive extraer datos. También se puede agregar textos que no estén escritos
Fecha: se puede calcular fecha desde la fecha actual como la función de sustraer fecha.
Verdadero y Falso: utilizando las propiedades según las fórmulas aparece la casilla de check, si es verdadero aparece con check de lo contrario estará falso

3.2 CONDICIONALES 0:02:42
Funciona para que ocurre segun la condicion que se escoge
existe las siguientes condiciones:
IF(CONDICION, CASO VERDADERO, CASO FALSO) como para saber si es mayor de edad

3.3 FUNCIONES 0:08:00
Se dividen en 5 grupos por tipo de datos:
Números: utilizar el máximo, mínimo, redondeo,largo de los caracteres que tienen y otras.
Texto: Se puede editar,unir,cortar, concatenar, reemplazar, agregar más texto en cualquier parte.
Fecha: agregar otras medidas de tiempo, calcular fecha como restar según las medidas, además estampa.
Verdadero y Falso: según la fórmula si cumple el check de activa de lo contrario se desactiva como contiene, test y vacío
Conversión: permite cambiar el numero a texto como definir el formato de una fecha como queramos.

4 CASOS DE USO Y SISTEMAS DE ORGANIZACIÓN 0:13:43
4.1 SISTEMAS DE PRODUCTIVIDAD Y ORGANIZACIÓN 0:04:02
El método PARA es una forma de organizar información creado por Tiago Forte que te permite establecer una estructura simple y escalable para categorizar cada aspecto de interés, desde documentos hasta metas que quieras lograr. Este sistema consiste de cuatro espacios llamados Proyectos, Áreas, Recursos y Archivo (por eso se llama PARA), con los cuales podrás clasificar información relevante a distintos aspectos de tu vida de manera ordenada.

Metodología

  1. Proyectos
    Iniciativas activas con un resultado y fecha límite determinados que pueden ser completadas a través de una serie de tareas.

Usualmente están relacionadas a un área de interés.

Ejemplos: Correr una maratón, Remodelar la sala, Completar página web

  1. Áreas
    Cada gran aspecto de tu vida dentro del cual tengas cierta responsabilidad.
    Pueden ser usadas para categorizar proyectos y recursos.

Ejemplos:Salud, Finanzas, Hobbies

  1. Recursos
    Cualquier documento o información que tenga relevancia dentro de tu vida.
    Puede ser material de referencia general o para uso dentro de algún proyecto en específico.
    Usualmente están relacionados a áreas, pero pueden conectarse a proyectos también.

Ejemplos:Artículo sobre las criptomonedas, Plan de preparación para maratón, Copia escaneada del pasaporte.

  1. Archivo
    Áreas, proyectos y recursos que no están activos en el momento.
    Ejemplos: Información sobre las elecciones de 2016, Proyectos pasados, Áreas de las que ya no te tengas que ocupar.

Reto
Crea una base de datos para cada aspecto del método PARA y relaciónalos, de acuerdo a lo discutido, de la mejor manera que se adapte con tu forma de trabajar. Agrégales la cantidad de propiedades que creas necesarias para tener un sistema que sea lo más completo posible

Puedes revisar este ejemplo para guiarte, pero recuerda que es una versión simple y no necesariamente funcionará para tus necesidades.

Ejemplo: https://www.notion.so/Ejemplo-19358cfea112400ea81e10363e8f4fd7

GTD
¿Qué es?
El sistema Getting Things Done o GTD, creado por David Allen, consiste en 5 pasos simples que debes aplicar para ordenar y filtrar la forma en la que recolectas información y tareas en el día a día. El método promete brindar un espacio estructurado para poder concentrarse y ser estratégico en la manera en la que completas tareas y obtienes información.

Metodología

  1. Capturar
    Recolecta todo lo que llama tu atención: A lo largo del día, captura todo aquello que llame tu atención en un bloc de notas, una grabación de voz, el app de notas en tu teléfono o lo que sea que esté al alcance. Puedes recolectar desde proyectos y cosas de las que te tengas que encargar, hasta curiosidades o artículos que encuentres que te interesen leer o creas que serán útiles en algún momento.

  2. Clarificar
    Procesa lo que significa: Con cada cosa que has capturado, pregúntate ¿es accionable? Si no lo es, puedes archivarlo y mantenerlo como referencia, botarlo, o incubarlo para verlo luego. Si es accionable, decide cuál es la acción siguiente que debes hacer. Si esta te tomará menos de 2 minutos, complétala inmediatamente, de lo contrario, puedes delegarla de ser posible o agregarla a tu lista de tareas para completarla cuando tengas más tiempo.

  3. Organizar
    Ponlo donde corresponde: Agrega recordatorios y tareas en las listas apropiadas. Puedes crear listas para las compras de la semana, llamadas que tienes que hacer, cosas que tienes que recoger o llevar a algún sitio. De esta manera, puedes ver todas tus tareas del mismo tipo en un solo sitio y concentrarte en una categoría a la vez.

  4. Reflexionar
    Revisa frecuentemente: Revisa tus listas tan seguido como sea necesario para poder confiar plenamente en las acciones siguientes que has definido. Es recomendable hacer una revisión general cada semana para actualizar las listas, borrar lo que ya no sea importante y tener un plan de acción claro.

  5. Enganche
    Haz: Usa este sistema para tomar las acciones apropiadas en cada momento, teniendo confianza en que el plan que creaste fue creado con toda la información adecuada y que funcionará. Cada vez que completes una acción, recuerda definir la acción siguiente y empezar el proceso de nuevo.

Reto
Crea una nueva base de datos que pueda servir como inbox. Incluye etiquetas de estado y otras propiedades relevantes que te permitan seguir el proceso del sistema GTD.

Puedes usar las bases de datos que creaste para el método PARA como sistema de categorización y agregar la información recolectada con GTD a estas. De ser necesario, agrega una base de datos de tareas y relaciónala con el resto del sistema de la forma que te parezca más conveniente.

Matriz Eisenhower
¿Qué es?
La matriz Eisenhower es una herramienta creada por Stephen Covey y basada en la forma de trabajar del ex-presidente de los Estados Unidos Dwight D. Eisenhower. Esta se basa en las cualidades de importancia y urgencia de una tarea para determinar cómo completarla, en qué momento y organizar una lista de tareas según 4 niveles de prioridad. Es especialmente útil para definir un orden específico en el que completar tareas, saber cuándo delegar y liberar un poco de tiempo dentro de lo posible.

Metodología
Utiliza las siguientes categorías para organizar la información accionable de acuerdo con su urgencia e importancia y definir su prioridad y pasos a seguir para completarlas.

Urgente e Importante
Prioridad 1: Tareas que tienes que completar inmediatamente.

Urgente y No Importante
Prioridad 2: Tareas que puedes delegar a alguien más.

No Urgente e Importante
Prioridad 3: Tareas que puedes programar para otro momento.

No Urgente y No Importante
Prioridad 4: Tareas que puedes eliminar o marcar para hacer más tarde.

Reto
Recrea la matriz Eisenhower con opciones de importancia y urgencia, y una fórmula que pueda calcular la prioridad de la tarea. Utiliza reglas “sort” para visualizar la información.
Revisa este ejemplo para guiarte. Recuerda que no necesariamente es como se debe ver el sistema que crees

Ejemplo: https://www.notion.so/af48c4492936484686dc5b32181e15b5?v=587a5345acb04639a84eb0af8395be8d

4.2 MANEJO DE PROYECTOS 0:03:52
Para un sistema de manejo de proyectos simples utilizando algunas de las propiedades básicas:
MARCO DE TIEMPO:
TAREAS: Estado/Checkbox, Fecha límite, Prioridad, Proyecto
ESTADO:
PROGRESO:

Creación de dos tablas: Proyectos y tareas para que sincronicen según la información ingresada.

4.3 CENTRO DE CONOCIMIENTO 0:02:01
Para almacenar datos o archivos que se necesitan para el presente o el futuro.
Las propiedades para usar son:
Tipo
Link
Archivos
Etiquetas
Fecha de Creación

4.4 DASHBOARDS 0:02:08
Permite ver la información más relevante en cualquier momento, también se puede filtrar los datos que se necesite, los cuales pueden ser:
Dashboards:Compartidos, Personal, Elementos Actuales, Elementos activos, GTD, PARA
Plantillas: https://www.notion.so/Plantillas-50009482fa9f4d7491fdbd7a01a3e399

4.5 COLABORACIÓN DE EQUIPO Y CLIENTES 0:01:40
Se puede adaptar para el uso colaborativo. Utilizando la propiedad persona. Se puede asignar tareas, proyectos a cualquier parte del equipo.
Como ejemplo se puede crear un Dashboards:

Para la colaboración de equipos:

SCRUM Workspace
Active Sprints (Proyectos activos)
-Sprints
Happening Today (Todo lo que el equipo tenga haciendo hoy: tareas y reuniones)
-Tasks -Meetings
Keep in Mind (Las metas a alcanzar y cosas a evitar del dia )
-Strive for -Avoid
–Goals & Reviews --Goals & Reviews

Para la colaboración de clientes:
BOB ROSS: Custom Work
Information Documents
-Objectives(objetivos) -Proposal (propuestas)
-Other Details (otros detalles) -Invoice (recibos)

Timeline (Todos los elementos del calendario además de entregables a entregar)
-Discovery Meeting
-First Draft of Desing

Plantillas: https://www.notion.so/Plantillas-50009482fa9f4d7491fdbd7a01a3e399

5 TRUCOS E INTEGRACIONES 0:18:54
5.1 PÁGINAS WEB EN NOTION 0:03:13
Se debe habilitar la opción de compartir como web en “SHARE”, visualización de web a cualquiera de link.
Algunas herramientas están en las Lecturas recomendadas

Super — From Notion to Website in minutes
http://super.so

Fruition - Build Your Next Website With Notion, For Free
http://fruitionsite.com/

Notion2Site
https://notion2site.com/

Vercel
Introducing Serverless Pre-Rendering (SPR) – Vercel
https://vercel.com/blog/serverless-pre-rendering

Custom domains for your Notion pages
https://hostnotion.co/

5.2 BLOQUES GLOBALES 0:02:12
Primero un bloque simple, luego copiar el link según los códigos que funcione el link, después del dominio.no.

5.3 COLUMNAS EN TOGGLES Y BOTONES DE PLANTILLA 0:03:20
primero realizar la estructura simple y luego convertir

5.4 BASES DE DATOS DE COLOR 0:01:16
se debe cambiar a todo el texto, pero no se cambiará el color cuando pongo color individual en cada palabra de la base de datos.

5.5 WIDGETS 0:02:30
son imágenes visuales para visualizar como son:
INDIFY: personalizados nativos del NOTION
Progreso de vida, contador, clima, contador de regresión
APPTION: herramientas externas como paypal
Formulario de correo, botón de link copy, codigo HTML,

Lecturas recomendadas:
Apption - Notion friendly Embeddable Widget Apps
http://apption.co/

Indify – Notion Widgets
http://indify.co/

5.6 NOTION WEB CLIPPER 0:01:57
Se puede agregar una extensión en el chrome para agregarlo en el mismo notion habilitado. Muy útil en artículos de interés.

Lecturas recomendadas:
Notion Web Clipper for Chrome and mobile
https://www.notion.so/web-clipper

5.7 HERRAMIENTAS EXTERNAS 0:02:58
Se puede utilizar herramientas y aplicaciones externas utilizando la opción: “Updates”
Slack: mandar cualquier actualización de las páginas directamente al canal. Se debe activar la sincronización, llegará una notificación o mensaje a quien ha editado.
La herramientas Chilipepper se puede utilizar para enviar un formulario y los datos de respuestas.
La herramienta Wunder presentation, permite crear una pagina con una estructura de presentación.

Lecturas recomendadas:
Chilipepper
http://chilipepper.io/

wunderpresentation
https://wunderpresentation.com/

Notion – The all-in-one workspace for your notes, tasks, wikis, and databases.
https://www.notion.so/Welcome-to-the-Potion-Shop-ee919c15f8e6410f9c20e3c6af486430

Notion Charts
https://www.notion.vip/charts/

Vizydrop | Data Visualization Platform
https://vizydrop.com/notion?ref=producthunt

5.8 CONCLUSIONES DEL CURSO 0:01:28

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