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GBS Resumen: Curso de Planificación de Proyectos

Guillermo
GBS
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  • INDICE Y DURACION

    HORA DE INICIO Y FIN- TIEMPO UTILIZADO EN CADA TEMA

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  • MATERIAL DEL CURSO

    PRESENTACION DEL CURSO EN PPT

  • CONTENIDO DE LOS TEMAS-APUNTES

    • 1 Análisis de proyectos

      1.1 Presentación del curso 06:54 min

      Requerimientos, Perfil

      Planificar de manera Practica

      Visualizar y anticipar

      Metodología

      ¿Este curso es para ti?

      Para contribuidor individual

      Para Camino a Management

      Proyecto: esfuerzo inicio y fin definidos para crear un producto, servicio o resultado único.

      1.2 ¿Planificar según tu perfil? 02:37 min

      Para fines prácticos describiré dos perfiles y algunos consejos que te serán útiles para aproximarte a este curso, según tu experiencia profesional. Puede suceder que no encajes completamente en alguno, pero tómate el tiempo de leer a conciencia y extraer los consejos que más se ajusten a lo que quieres y necesitas.

      Si eres Project Manager

      https://images.unsplash.com/photo-1454165804606-c3d57bc86b40?ixlib=rb-1.2.1&q=85&fm=jpg&crop=entropy&cs=srgb

      Todas las personas encargadas de dirigir proyectos se encuentran inmersas en circunstancias completamente distintas, dadas por los clientes, la organización para la que se trabaja, las características del proyecto y los factores externos. Sin embargo, comparten un núcleo común que se refiere a hacer que las cosas sucedan de manera adecuada y rigurosa.

      La rigurosidad es una palabra que me gusta para describir a las/os Project Managers, pues su trabajo además de resultados, exige procesos bien definidos, una gran capacidad de organización y liderazgo y, muchas veces, se requiere enmarcar estas acciones en un marco común de gestión de proyectos (si es que es empleado en la empresa) que limita -usualmente de manera positiva- o estandariza los procedimientos.

      Sabiendo esto, te voy a dar tres consejos para que saques mayor provecho a este curso:

      1. Aterriza los conceptos de cada clase a un proyecto que estés direccionando o que hayas hecho (aquí puede funcionar que identifiques cuáles fueron esos puntos que pudiste haber hecho mejor). Si bien vamos a seguir un caso hipotético que te recomiendo que hagas, trabaja en paralelo con uno que sea real.
      2. Construye tu plantilla de planificación de proyectos en la herramienta que sea más comúnmente empleada en tu organización (Google Docs, Word, Notion, etc). Como Project Manager debes garantizar que la información que pueda entregarse, sea de fácil acceso y útil para los interesados.
      3. Acompaña cada clase del curso con una búsqueda de buenas prácticas y procedimientos empleados en metodologías como la del PMI, PRINCE2, IPMA, o la que empleen en tu organización, principalmente y te interese profundizar. El curso será práctico y tiene un enfoque mayor en las personas que no necesitan seguir procedimientos estandarizados como los presentados en éstas, sino que brinda las herramientas necesarias para gestionar proyectos básicos.

      Si eres colaborador de una organización y buscas crecer hacia el Management de Proyectos

      https://images.unsplash.com/photo-1517048676732-d65bc937f952?ixlib=rb-1.2.1&q=85&fm=jpg&crop=entropy&cs=srgb

      Tu rol no tiene que ser Director/a de Proyectos para dirigir lo que haces. Si eres un/a buen colaborador/a, seguro te destacarás por ser proactivo y autónomo; éstas son dos características indispensables para crecer en este campo.

      Este curso fue hecho especialmente para ti que tienes la necesidad de gestionar tus proyectos sin estar enmarcado en un marco metodológico tan riguroso, pero que te gusta la excelencia en lo que desarrollas. Lee estos tres consejos:

      1. Aprende a identificar primero cuáles de las actividades que haces en el día a día son verdaderos proyectos. Haz una lista de tus labores y destaca las que no son repetitivas, tienen tiempos límites y persiguen resultados únicos. Aunque no seas PM, estos serán tus proyectos y deberás tratarlos como tal.
      2. Construye una plantilla de proyectos en una herramienta completa y que te guste, como Notion. Crea tu espacio de trabajo y seguimiento a actividades e intenta estandarizar en lo posible la manera de consignar información. Así empezarás a ser una persona ordenada, innovadora y rigurosa con la gestión de sus proyectos.
      3. Elige una de las actividades que identificaste como proyecto y, una vez termines el curso, aplica todo el conocimiento durante su planificación. Es importante que hagas seguimiento del antes y después de esto para que diagnostiques tu quehacer y los frentes que necesitas potenciar.

      1.3 Planificar un proyecto 09:10 min

      EJEMPLO: https://drive.google.com/file/d/1r8FgsRNQBLRBZHQ79oAC5aAkI_0lmoCq/view

      ¿Qué necesita planificación?

      • Objetivos: ¿qué quieres lograr?
      • Plazo: ¿cuánto tiempo tienes?
      • Alcance: detalles
      • Costo: ¿cuánto vale?

      PLANIFICACION:

      Planificar: pensar de manera estructurada en lo que viene y asignar tiempo

      Responder a: ¿cómo? ¿cuándo? ¿quienes?¿para qué?

      CARACTERISTICAS DE LA PLANIFICACION

      +Clara y fácil de hacer

      +Sostenible en el tiempo

      +Ajustada al contexto

      ENTRADAS-PLANIFICACION

      1-Objetivos: Mision y estrategia de la organizacion.

      2-Requerimientos: saber que incluye y que no incluye en el proyecto.

      3-Recursos:Tiempo, dinero y personas

      CLIENTES: INTERNOS Y EXTERNOS

      SALIDAS-PLANIFICACION son las cosas resultantes de la planificacion

      -Acta

      -Documentos

      Stakeholders son componentes transversales, interesadas en el proyecto

      RETOS MAS COMUNES AL PLANIFICAR:

      Primero : identificar la problematica principal que se resolvera al crear el proyecto y no desviarnos de esta linea por agregar features durante el desarrollo.

      Segundo: Definir rango, alcance limites que si que no que sera para un futuro/modo alternativo, etc. Luego de ese, estimar la duracion para cada fase/accion. Principalmente cuando son proyectos de algo que no he hecho antes.

      ESCENARIOS:

      Ideales

      Dificiles

      MATERIAL DE PLANTILLA: https://drive.google.com/file/d/1r8FgsRNQBLRBZHQ79oAC5aAkI_0lmoCq/view

      1.4 Caso de estudio: análisis del proyecto 08:51 min

      Material1: https://drive.google.com/file/d/1rEqT9KJ0f4R8v7C6C8-ltumovxDSmdCS/view

      Material2: https://drive.google.com/file/d/1TABkgWqvpxRM8RznvVD5e_mcoP9uiNwX/view

      ¿Qué preguntas hacer?

      • Objetivos
      • Alcance
      • Tiempo
      • Personas
      • Dinero
      • Interesados

      simulacion de reunion virtual, realizando preguntas

    • 2 Planeación de proyectos

      2.1 Iniciar con un proyecto o actividad 13:37 min

      Sobre el caso:

      • Urgente e importante
      • Poco tiempo para ejecutar
      • No ha habido comunicacion formal
      • Muchos Stakeholders
      • Entorno para la planeacion

      ALINEAR OBJETICOS: Proyectos vs. Organizacion

      EQUIPO DE TRABAJO: Driver, Approver,Contributor, Informed

      2.2 Planificación: Gestión de stakeholders 08:05 min

      Stakeholders: Son personas u organizaciones que se ven impactadas directa o indirectamente por el proyecto.

      Identificar Stakeholders:

      ¿Tu proyecto impacta de alguna manera? Procesos, intereses, etc

      ¿Necesitas algo de estas personas en el proyecto?

      Si en alguno se responde afirmativamente, si cumple con el rol.

      Características de la comunicacion: escrira u oral

      Clara: debes pedir de manera breve y concisa lo que quieres y lo que necesitas de la otra persona. Teniendo en cuenta las circunstancias, si el Stakeholders se caracteriza por pedir información en varios periodos de tiempo. Tomate el tiempo en reunirte con él.

      Transparente: notifica lo bueno y lo malo cuanto antes. Si ocurrio algun tropieso o error que cometiste.

      Amable: comunicación empática, siempre explica el por que de las cosas.

      ¿Cómo lo dirías?

      2.3 Planificación: tiempo 09:43 min

      • Tiempo: Cumplir plazos, No dedicar mucho tiempo a algo que no da resultados
      • Herramientas donde se controla y monitoriza el tiempo

      COMPONENTES:

      • Duración: Asesórate, involucra a tu equipo, holgura.
      • Responsable: Comunica, ¿Qué necesitas? ¿Qué debes entregar?
      • Estado: Actualiza, Comunica, Corrige
      • Entregable: Asegurarse que se entrega lo que

      2.4 Planificación: riesgos 05:37 min

      Identificar riesgos:
      ¿Qué puede pasar? ¿Qué hacer si sucede?

      Planear riesgos

      Impacto: se registra por columnas se ponen en la parte superior. Desde Muy bajo(1) hasta Muy alto(10) de manera vertical.

      Probabilidad: se registrar en filas y se ponen en la primera columna. Desde Muy bajo(1) hasta Muy alto(10) de manera horizontal.

      También colores:

      Aceptar: color verde

      Transferir: color anaranjado

      Evitar: color rojo.

    • 3 Aprendizaje complementario

      3.1 Errores comunes 04:46 min

      Los 3 errores mas comunes son:

      1. Parálisis por análisis: mucho tiempo para analizar que no se avanza el proyecto.
      2. Cambios sin control: que se cambia t que no se cambia, comunicar a los skeholder. comunicar según las necesidades.
      3. Alcance sin claridad: no hacer las preguntas correctas. Mostrar proyectos parecidos para que se logre lo planificado.

      3.2 Acercamiento según PMI 02:03 min

      Ya aprendiste a lo largo de este curso cómo hacer la planificación de un proyecto o actividad de manera práctica. Si seguiste la recomendación de la segunda clase, ya conoces cómo desde el Project Management Institute (PMI) se aborda la planificación de los proyectos. Sin embargo, revisaremos los elementos más relevantes y te recomendaré algunos documentos para que profundices en este enfoque.El PMI segmenta los proyectos en diferentes grupos de procesos. Los grupos de procesos son las fases que componen el ciclo de vida en los proyectos. Lo que hemos tratado en este curso corresponde al grupo de planificación, pero la iniciación es una fase importante previa que debes entender y aprender.Por otro lado, el PMI mediante el PMBOK 6ta edición, describe sus áreas de conocimiento como: “Un área identificada de la dirección de proyectos definida por sus requisitos de conocimientos y que se describe en términos de sus procesos, prácticas, datos iniciales, resultados, herramientas y técnicas que los componen”.Veremos la relación entre las áreas de conocimiento y los dos primeros grupos de procesos:

      ¿En qué consiste el grupo de procesos de iniciación en el PMBOK?

      https://images.unsplash.com/photo-1521791055366-0d553872125f?ixlib=rb-1.2.1&q=85&fm=jpg&crop=entropy&cs=srgb

      La iniciación es el proceso en el que se evalúa la viabilidad del proyecto y su pertinencia para la organización que lo ejecuta. En este, se crea el acta de constitución del proyecto en la que se declara la existencia formal de un proyecto y da inicio a la asignación de recursos. Además, se identifican los interesados (stakeholders) y se documenta su participación, interés e influencia en el proyecto.

      Grupo de procesos: iniciación.

      ⭐️ Área de conocimiento: gestión de la integración.

      Entregable: acta de constitución del proyecto.

      ⭐️ Área de conocimiento: gestión de stakeholders.

      Entregable: registro de stakeholders.

      ¿En qué consiste el grupo de procesos de planificación en el PMBOK?

      En este grupo de procesos se definen y establecen el alcance a profundidad, los objetivos del proyecto y las acciones para llevarlo a feliz término. Esta fase es una de las desarrolladas en el PMBOK con mayor profundidad y tiene relación con una gran cantidad de áreas del conocimiento y de salidas (entregables de cada proceso).

      En la tabla siguiente podrás ver su relación:

      https://static.platzi.com/media/user_upload/Tabla-7afb2104-ef3c-41cf-bf03-e812e9ec131c.jpg

      Fuente: PMBOK 6ta Edición

      Relación entre grupo de procesos, área de conocimiento y entregables

      Así es como el PMBOK en su sexta edición recomienda estructurar la planificación de un proyecto. Para que puedas ir a profundidad en esta temática, te recomiendo algunos recursos complementarios:

      3.3 Cierre del curso y pasos siguientes 02:21 min

      La cultura d ela planificacion

      Es importante creare un entorno de documentacion.

      Para ser un mejorar PM, se debe mejorar las siguientes habilidades:

      Liderazgo: leer

      Estrategia: leer

      Archivos de la clase

      lectura-liderazgo–lo-que-hacen-los-grandes-lideres.pdfestrategia-lectura-modelo-efqm-2013-1.pdf

      lectura-liderazgo–lo-que-hacen-los-grandes-lideres.pdf

      estrategia-lectura-modelo-efqm-2013-1.pdf

      Lecturas recomendadas

      The Product Strategy Stack — Reforge
      https://www.reforge.com/blog/the-product-strategy-stack?utm_source=reforge&utm_medium=email
      Curso de Seguimiento y Cierre de Proyectos - Platzi
      https://platzi.com/cursos/seguimiento-proyectos/

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