_NOTA INTRODUCTORIA: La presente es una recopilación de aportes de varios de los compañeros del curso con fines de estudio y apoyo a las demás personas. La totalidad del contenido es colaborativo y no pretende tomar provecho de esfuerzos ajenos.
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¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es un esfuerzo temporal con objetivos específicos.
Debe tener un alcance definible, objetivos claros, una fecha de inicio y finalización operativa, y debe estar vinculado a las esperanzas estratégicas de negocio para el futuro de su empresa.
Los proyectos se definen en términos de actividades orientadas a objetivos que pueden solaparse, pero que no siempre están relacionadas con los requisitos o limitaciones de otros proyectos que se ejecutan simultáneamente.
La gestión de proyectos abarca todos los aspectos del desarrollo de nuevos productos, desde su concepción hasta su lanzamiento.
Antes de la ejecución, se suele planificar la forma en que los nuevos proyectos pueden apoyar mejor las iniciativas clave de la empresa y minimizar los riesgos.
Tipos de proyectos:
• Proyectos Lucrativos o Económicos: buscan como resultado un beneficio económico.
• Proyectos sociales: Pueden ser públicos o privados pero con carácter social.
La diferencia entre ambos tipos es que el primero (lucrativo) busca un beneficio económico, mientras que el segundo (social) busca el bienestar social.
El Gestor de Proyectos (Project Management).
También conocido como director, coordinador, gerente de proyectos o Project Manager, es la persona encargada de dirigir, gestionar y controlar un proyecto desde su etapa inicial hasta su cierre.
Los proyectos tienen dos escalas: pequeña escala (personal) y de mayor complejidad (como los que se ejecutan en el trabajo).
Elementos de un Proyecto:
• Finalidad: Razón por la cual quiero crear un proyecto. ¿Por qué significa algo para mí? ¿Qué quiero lograr?
• Beneficiarios: Los que se verán beneficiadas de mi proyecto. A donde me quiero dirigir, es social o proyecto personal donde me puedo beneficiar.
• Producto/Servicio: Viene con el resultado de nuestra ejecución. No debemos confundirlo como resultado final.
• Actividades: Todo proyecto se divide en tareas o etapas. Deben tener un orden lógico para que el proyecto evolucione correctamente. No todas las tareas son importantes, por lo cual hay que jerarquizarla.
• Calendario: Fechas y plazos de desarrollo para cada tarea. El calendario puede ser flexible.
• Recursos: Son materiales y humanos. En materiales, contamos con todo lo tangible para crear el producto/servicio y los humanos son todos los que contamos con su ayuda para poder crear el producto/servicio.
• Presupuesto: Es la financiación del proyecto. Hay que ser especifico al establecer los gastos y costos por tarea y por actividad.
• Resultado: Es la culminación del proyecto y de sus distintos ciclos o fases. Hay que evaluar si culminamos con eficiencia cada fase o ciclo.
Proyectos, Programas y Portafolios.
• Los proyectos son esfuerzos temporales con resultados específicos. Tiene un inicio y un cierre , es algo temporal que su duración puede ser de días, semanas, meses o años
• Los programas son la sumatoria de proyectos de una misma temática. Los programas sí son definidos y perduran en el tiempo , ya que de estos programas se desprenden los proyectos. Un proyecto puede llegar a ser un programa, pero esto toma tiempo, debido que tienen que pasar por una serie de requisitos para ver si cumplen con lo establecido.
• Los portafolios es la sumatoria de todos los programas pero estos no tienen porque tener una relación entre sí.
Ciclos de un proyecto
Integrantes de un Proyecto:
• Patrocinador (Sponsor): “El patrocinador es un alto directivo o ejecutivo, normalmente en la parte superior del organigrama. Los patrocinadores corporativos incluyen el nivel de director y superior”
• Comité de dirección: es un comité que proporciona orientación y dirección a un proyecto. El comité de dirección suele incluir al director del proyecto y a las principales partes interesadas, como los patrocinadores o los clientes. Otras funciones del equipo pueden ser las de expertos en la materia, representantes de departamentos o divisiones clave y otras personas con conocimientos o experiencia relevantes.
• Director del proyecto: Al documentar todo, desde cómo tratar las solicitudes de cambio hasta determinar la progresión del rendimiento de los equipos, los gestores de proyectos se aseguran de que todo, desde los plazos hasta la asignación de recursos, se cuide adecuadamente.
• Equipo de proyecto: Organización creada específicamente para cada nuevo proyecto, su objetivo es diseñar documentos de especificación y crear registros detallados sobre diferentes aspectos.
• Las partes interesadas: en el proyecto son aquellas personas o grupos que tienen un interés personal en el resultado del proyecto. Pueden verse afectados por el proyecto positiva o negativamente, y pueden tener recursos (dinero, mano de obra, etc.) para contribuir al éxito o al fracaso del proyecto.
• Los usuarios: son las personas que en última instancia se beneficiarán del resultado del proyecto. Pueden ser beneficiarios directos (por ejemplo, cuando se implanta un nuevo sistema), o indirectos (por ejemplo, cuando se implanta un nuevo producto).
Alcance de un Proyecto:
El alcance del proyecto es la descripción detallada del mismo.
Define qué es el proyecto, qué hará y cómo se hará. También incluye un calendario y un presupuesto.
El alcance lo desarrolla el director del proyecto junto con las partes interesadas y lo aprueba el cliente o patrocinador.
Define el alcance de tu proyecto respondiendo las siguientes preguntas:
• ¿Qué es el proyecto? ¿Por qué está sucediendo? ¿Qué pretendo lograr?
• ¿Quién aprueba? Define si distintas personas aprobarán distintos procesos.
• ¿Cómo se completará o desarrollará el proyecto? (enfoque + fases + tareas).
• ¿Qué se producirá o cuáles son los resultados?
• ¿Cuáles son las fechas de entrega de las actividades? ¿Cuándo entregaré el proyecto?
• ¿Cuánto me costará?
• ¿Qué está incluido y qué no está incluido?
Cálculo de tiempo en tareas:
• Definir actividades. Si las actividades también tienen tareas.
• Secuenciar las actividades. El orden en que deben ir.
• Definir los recursos. Con qué contamos y qué necesitamos.
• Calcular las duraciones. Inicio y fin de cada actividad realistas.
• Frecuencia. ¿Actividades repetitivas o únicas?
• Responsables.
• Control. ¿Qué tal se ejecutó? ¿Cómo podemos mejorar?
Desarrollo del cronograma.
Herramientas para el control del tiempo:
• Diagrama de Gantt: Visualización de cuanto tiempo toma cada actividad de cada fase.
• Cronograma de hitos: Representa gráficamente cuanto tiempo demora cada hito, el hito es un evento importante.
• Diagrama de Pert: Analiza cada actividad y tiempo que le corresponde para comprender de manera grafica cuanto tiempo toma llegar de un punto a otro.
• Cronograma de trabajo: Visualiza responsables, actividades, tiempos y recursos o cualquier otra información de importancia.
¿Por qué razones se puede alterar el control del tiempo?
Es importante destacar cuales son aquellos aspectos que nos pueden alterar el control del tiempo que llevamos dentro del proyectos, estos pueden ser:
• Comunicación ineficaz dentro del equipo
• Cuando no se establecen objetivos claros de lo que se
quiere alcanzar.
• Interrupciones, cuellos de botella, visitas inesperadas
• Mal manejo de las herramientas
• Escaza planificación de una actividad
• Insuficiente delegación de tareas.
¿Qué son los recursos?
Es todo aquello que se necesita para ejecutar una tarea o un proyecto.
Tipos de Recursos:
Gastos y costos
Costos: todos aquellos gastos en los que se incurre para realizar una tarea, un trabajo o un proyecto determinado. Estos están estrechamente relacionados en la producción o servicio resultado del proyecto, así que no todos los gastos del proyecto son un costo, sino aquellos que están estrechamente vinculados con el producto o servicio.
¿Cómo gestionar los recursos?
A través de:
• Desglose de trabajo
• Fichas unitarias
• Recursos humanos
• Presupuesto
o Gastos imprevistos
o Proveedores flexibles
• Recurso técnico
o Capacidad de identificar especialistas
• Recurso financiero
• Financiamiento del proyecto
o Banca local
o Organismos multilaterales
• Elemento legal
Identificación de Riesgos.
¿Qué es un riesgo? Los riesgos en proyectos son los eventos o condiciones inciertas que, en caso de ocurrir, tiene un efecto positivo o negativo sobre los objetos de un proyecto.
Proceso de Gestión de Riesgos
• Identificar los riesgos.
• Determinar probabilidad e impacto.
• Encontrar soluciones para cada riesgo.
• Evaluar de forma periódica.
5 errores comunes que podrían presentar un riesgo en el futuro
• Escasez de recursos.
• Bajo desempeño.
• Falta de claridad.
• Costos elevados.
• Factor de tiempo.
Gestión de Crisis.
Crisis: Interrupción en la normalidad, un evento imprevisto que podría tener un efecto negativo en el proyecto, su producción, su reputación o los intereses de los interesados.
¿Qué puede provocar una crisis?
• Ataques al proyecto
• Accidentes
• Daños premeditados
¿Cómo afronto una crisis?
• Detección de señales.
• Preparación y prevención.
• Gestión o comunicación.
• Contención o control.
• Recuperación.
• Aprendizaje.
¿Cómo anticipar los riesgos en un proyecto?
• Realizar mediciones para evaluar el progreso en actividades y analizar probabilidades.
• Considerar el entorno del proyecto para ver que otras actividades externas podrían inferir en nuestro proyecto.
• Prevenir y capacitar a los componentes de la organización.
• Lo anterior puede realizarse a través de matrices de riesgo.
Cierre del Proyecto.
Identifica los procesos de cierre de tu proyecto y define lo siguiente:
• ¿Quién cerrará el proyecto?
• ¿Qué documentación debo preparar?
• ¿Qué recursos debo entregar?
• ¿Cómo haré el cierre financiero?
¿Qué hacer?
Confirmar que el trabajo se haya cumplido como se esperaba
Verificar que las compras se hayan hecho de manera exitosa
Realizar el cierre financiero
Transferencia del producto o servicio final
Obtener feedback
Realizar y completar el informe final
Lecciones aprendidas
Archivar información (aprendizaje para el futuro)
Entrega de activos (informe escrito con fechas)
Liberar el equipo (físico y personal)
Complementa justo lo que tengo apuntado, me ayuda a terminar de completar mis apuntos