Aprende a organizar lo que sea | ¿cómo se categoriza?

Organizar puede ser una tarea difícil si no sabes cómo abordarla. En este artículo te explico cómo aplicar la lógica de la categorización para organizar y organizarte.

¿Te ha pasado que conoces personas con una capacidad innata de ordenar cualquier cosa que les pongan en frente, y luego, al intentarlo tú mismo, te frustras porque no sabes ni por dónde comenzar?

Esta es la batalla diaria de muchas personas. Y es que desde arreglar la casa o el escritorio, hasta darle estructura a una presentación o a un documento del trabajo, todo tiene que ver con organización de la información. Pero esta no es una habilidad fácil de desarrollar para algunos: requiere ciertas distinciones lógicas que te voy a explicar en este artículo.

La buena noticia es que, sin importar qué tan difícil haya sido para ti enfrentarte a esta tarea, existen algunos tips que podrás aplicar a todos los campos de tu vida para salir victorioso de ella.

Nuestro cerebro organiza información automáticamente

El cerebro está capacitado para clasificar la información que recibimos a través de los sentidos. Puede que no nos demos cuenta, pero este órgano es capaz incluso de simplificar todo lo que vemos, escuchamos, olfateamos, probamos y sentimos, o enfatizar algunos aspectos particulares… todo esto para clasificarlo en:
Esquemas o expectativas, que se dan a partir de los intereses, valores, emociones y gustos personales.
Categorías, según la semejanza del nuevo elemento con otros que ya conocemos. Es esta lógica de categorización la que debemos aprender a aplicar en la vida diaria para organizar lo que nos propongamos.

Categorizar para organizar

Aplicar esta lógica es más fácil de lo que imaginas. De hecho, lo haces a diario inconscientemente para tomar decisiones sencillas. Vamos a ponernos en un par de situaciones cotidianas en las que usamos la categorización para encontrar elementos que necesitamos.

Caso 1: una cuchara para la cena.
Digamos que estamos en casa a la hora de la comida y nos encontramos en la desesperada búsqueda de una cuchara. Nuestro primer instinto será ir a la cocina y buscar este elemento en las gavetas que están, por ejemplo, bajo el mesón del lavaplatos. Abriremos y allí, entre sus colegas cubiertos, hallaremos la cuchara que estábamos buscando.

¿Por qué no buscamos la cuchara en el estudio o en la habitación? Ve pensando tu respuesta mientras pasamos a otra situación hipotética.

Caso 2: cuando se acaba el yogur.
Nos hemos quedado sin yogur en casa y lo necesitamos para preparar el desayuno. Vamos al súper y buscamos las neveras y congeladores, que por lo general están al fondo del establecimiento, rodeando los pasillos. Nos acercamos pasando por las carnes frías, los quesos, algunos alimentos preparados y, finalmente, las bebidas lácteas. ¡Ya se hizo el desayuno!

¿Qué nos motivó a dirigirnos primero a las neveras?, ¿por qué no buscamos directo en las góndolas de las registradoras?

Cuando me dicen que busque las cucharas. 🙊

Primitivos pero sumamente prácticos, estos ejemplos nos muestran cómo nuestra mente recurre a las categorías en las que ha organizado la información conocida, y nos lleva a tomar decisiones a partir de clasificaciones y asociaciones.

Por ejemplo, decidimos buscar la cuchara en el cajón de la cocina porque asociamos naturalmente este espacio con los elementos que usamos al preparar alimentos; así como asociamos las actividades de descanso a la sala o a la habitación, y las actividades de trabajo al estudio. Luego, decidimos continuar la búsqueda en las gavetas, no en la nevera ni en el horno, porque reconocemos que los cubiertos hacen parte de las herramientas que usamos para comer, que tienen características físicas –forma, tamaño– que les permiten ser agrupadas en este lugar de fácil acceso a la hora de cocinar.

Igual sucedió con el ejemplo del supermercado y de la misma forma pasa con todo lo que es susceptible a ser ordenado: cuando buscas una sopa en el menú y vas directamente a la sección de entradas, o cuando buscas la palabra “elefante” en el diccionario y te remites automáticamente a la E, porque sabes que bajo esa inicial encontrarás la palabra buscada. Así que, desde los espacios hasta la información, todo… absolutamente todo mantiene, en esencia, la misma lógica de organización.

La pregunta entonces es: ¿cómo aplicarla del cerebro hacia afuera?

Pasemos ahora a desglosar esta lógica que aplicamos en la búsqueda de la cuchara y el yogur para entender mejor el comportamiento que queremos replicar en otros aspectos de nuestra vida.

En la imagen vemos que la búsqueda de un elemento no es otra cosa que un desglose jerárquico de categorías que se definen según sus características comunes, como los elementos que contienen (la gaveta en la que guardamos todas las herramientas que sirven para comer), o su posición dentro de la casa (los elementos que se asocian a la preparación de alimentos están en la cocina). Veamos el siguiente ejemplo para entenderlo mejor.

Igual que en el ejemplo de la cocina, lo que hemos aplicado es un sistema sencillo de organización a través de las jerarquías que intervienen en nuestra búsqueda. En la imagen resulta sencillo ver que hemos encontrado el alimento buscado (yogur) agrupando –o desagrupando– los elementos que contienen aquello que necesitamos. Te explicaré los sentidos de la categorización más adelante en el texto.

El caso de la búsqueda de una palabra en el diccionario sigue el mismo principio. El diccionario es un documento que apela a la categorización de la información. Es sumamente útil porque agrupa los términos a partir de características que son inmutables: las letras que los componen. Acá el diagrama que indica el camino para encontrar la palabra elefante.

Agrupar o desagrupar. ¿De qué me perdí?

No temas. Se trata simplemente del sentido en el que estamos abordando la tarea de organización: según el objetivo que te hayas planteado, necesitarás ir de lo macro a lo micro o viceversa.

En el primer caso lo que hacemos es desintegrar un gran elemento o concepto en todas sus partes, como cuando debes presentar un informe y necesitas desglosar todos los elementos para explicarlos detalladamente; en el segundo, hacemos lo contrario: partimos de un elemento específico y vamos agrupándolo en diferentes categorías según sus características para llegar al concepto general que lo contiene, como cuando encontramos la cuchara y el yogur en los casos anteriores.

Acá te dejo una imagen en la que te muestro el sentido de la organización: ¿a qué llamamos agrupar y desagrupar?

Podemos concluir fácilmente que la sociología es una ciencia - social, que es una rama de las ciencias.

Teniendo en cuenta esta información, si hacemos una lectura de la imagen del supermercado agrupando los elementos (de abajo hacia arriba), tendremos el siguiente esquema:

Encontramos el yogur en la sección de lácteos, que se encuentra en el pasillo de fríos del supermercado.

Sencillo y práctico, ¿verdad? Hemos aprendido mucho en este artículo de introducción a la organización: ¿cómo se categoriza?, que es la cuota inicial para entender las maneras de ordenar la información que te explicaré en una próxima entrega, en donde también te daré algunos tips para organizar un documento de trabajo.

Mientras tanto, aprovecha para aplicar lo que aprendiste: piensa en un momento de tu día a día en el que utilices la categorización y deja en los comentarios tu propio ejercicio en el que agrupes los elementos de tu proceso. Voy a empezar con el mío para que te guíes:

Esta mañana hizo frío en Bogotá y yo necesitaba un saco urgentemente.

Estaba en casa y fui a la habitación. Abrí el clóset en la sección en la que se encuentran las prendas colgadas. Allí, entre los vaqueros y las chamarras, encontré el saco que necesitaba.

Nos encontramos en un siguiente post.