Hoy comencé mi jornada con una videoconferencia cancelada. Es una mala noticia pero gracias a este inesperado tiempo libre, estoy aquí para ayudarte a generar y administrar tus videoconferencias adecuadamente. Te garantizo que nadie volverá a decir que tu junta pudo ser un correo.
Comencé mi investigación con los padres del trabajo remoto Jason Fried y David Heinemeier Hansson. Además de lanzar Basecamp hace 20 años con un modelo mayormente remoto, se han convertido en voceros y mentores del “home office” en la industria de la tecnología. En una entrevista reciente, han criticado fuertemente la popularidad creciente de las juntas remotas masivas, aquellas con más de 20 personas.
Estas juntas con una multitud de empleados compartiendo sus espacios personales, no hacen más que simular una sala de reuniones en la que hay más personas presentes que aquellas que necesitan estar ahí. Si alguien de tu equipo está intentando revisar su celular debajo de la mesa, en realidad está intentando reclamar su tiempo de vuelta de alguna forma. No se siente involucrado con la información que se está presentando. Si así fuera, te aseguro que tendrías toda su atención.
The Wall Street Journal generó una serie de recomendaciones, con aires de mandamientos, donde te recomienda solicitar a tus empleados que siempre tengan su cámara activa para que puedas monitorear que no estén distrayéndose. ¿Acaso seguimos de colegiales en el instituto? Seamos sinceros, si alguien no está prestando atención a la junta lo mejor que puedes hacer es dejarlo ir. (Dejarlo ir de la junta, no lo vayas a despedir.) Ellos no están encontrando valor en esa reunión. Es una cuestión de enfoque y confianza.
El problema de raíz es que seguramente no necesitas tantas juntas. ¿Cuál es el objetivo de esta reunión? ¿Compartir información? A menos que sea información con carga altamente emotiva y debas compartirla “cara a cara”, quizá no debería ser una junta sino un mensaje escrito. Herramientas como slack y microsoft teams te permiten conservar la comunicación masiva, ordenada y fluída. No te pongas pretextos. Si tu “junta rápida” de 50 minutos puede expresarse en una cuartilla, mejor toma el Curso de escritura online con la catedrática de periodismo Isis García.
El horror de las videoconferencias va más allá de los inconvenientes usuales. Considera que las reuniones digitales implican muchas variables que están fuera de nuestro control y empeoran la experiencia. El ancho de banda, la calidad del audio, el lag de internet (retraso contra el tiempo real), las eventualidades caseras, hijos y mascotas. Aún más, Gianpiero Petriglieri, profesor de comportamiento organizacional en INSEAD, menciona que muchos pacientes reportan sentirse exhaustos tras algunas videollamadas.
>Se debe al increíble esfuerzo que nuestro cerebro realiza para negar la ausencia del otro. Engañamos a nuestra mente. Con estímulos visuales y sonoros la convencemos de que estamos reunidos, pero nuestro cuerpo sigue aislado. Por supuesto que semejante incongruencia nos deja exhaustos.
¿Cómo disminuir tu tiempo en videoconferencias?
Jonas Downey, diseñador digital para helloweatherapp y hey.com, considera que todo parte de la planeación de tus proyectos. Si tus asignaciones son específicas en cuanto a tiempo y objetivos, tienes un organigrama y flujo de trabajo claros y públicos, y canales de comunicación funcional; podrás favorecer menos reuniones y el trabajo asíncrono. Todos tienen una idea clara de lo que debería ocurrir y cómo se construirá el producto, así disminuyes la incertidumbre.
Por su parte, los creadores de Basecamp te recomiendan preguntarte si esas 20 (o más) personas van a participar y aportar activamente a la sesión o sólo algunas cuantas tendrán el control de la junta y el resto son espectadores. Prueba a devolverle su tiempo a esos espectadores. Al final tú sigues ganando, pues le permites a tus colaboradores ir a realizar actividades que ellos consideran importantes para que el trabajo fluya. Quizá alguien se ponga nervioso y se pregunte por qué no fue invitado a la junta, pero al poco tiempo, si compartes una minuta de lo revisado y acordado en la junta de forma escrita con el resto del equipo, te aseguro que agradecerán que respetes su tiempo. Si todavía no te sientes cómodo con temas de autogestión te invito a revisar y compartir con tu equipo el Curso de Gestión Efectiva del Tiempo.
¿Cómo mejorar tu experiencia en videollamadas?
Imaginemos que de verdad esas 20 personas necesitan participar en la reunión. Tu equipo está en un proceso de ideación o debatiendo una propuesta y la participación de todos es valiosa. Lo primero es que generen algún tipo de sistema. Aprovechen los acuerdos implícitos que utilizan en sus reuniones presenciales: Designen un moderador, definan cuál será el horario de la reunión, quién generará la minuta para no perder ninguna intervención, acerquen la mano a la cámara para pedir la palabra, eviten generar una conversación adicional en el chat. Si estos tips les parecen novedosos, ya había detalles que mejorar en su gestión de reuniones aún antes de esta contingencia.
Porque siendo sinceros, ¿de verdad puedes tener un debate con 20 personas a la vez?, ¿van a escuchar y a construir en las propuestas y los argumentos de otros de forma orgánica?
>En la mayoría de los casos el ego sale a flote y queremos que nuestro líder escuche lo innovadores que somos, otros tantos, podremos sentirnos intimidados por la atención y se quedará en silencio alguna idea genial.
Conviene más platicar con 4 grupos diferentes de 5 personas y contrastar las conclusiones. En Platzi también lo hemos notado. Hace unos días estábamos platicando 4 personas, los que llegaron “demasiado temprano” a la reunión. La charla fluía de forma natural. En cuanto se conectaron 2 personas más, la llamada se llenó de silencios incómodos y voces encimadas que amablemente se cedían la palabra. El número mágico recomendado para discutir ideas es de 3. Entre 2 se fluye y siempre se requiere el “tercero en discordia”. Ahora que si tu objetivo es quemar tiempo y no llegar a un acuerdo, solo necesitas agregar más personas. A cada persona añadida, más probable que se generen dudas, huecos de información y malentendidos.
¿Y qué si es una emergencia?
En una emergencia hay dos factores críticos: todos necesitan comunicación en tiempo real y cada segundo cuenta. Si estás en una emergencia entonces todo mundo está conectado en la llamada, pero solo un pequeño grupo de personas están interactuando en realidad, y los demás simplemente están enterándose de todo al momento, de forma directa, sin interpretaciones. ¿Entonces para qué están presentes los demás? ¿No acabas de decirme que no tenga gente espectadora en mis llamadas? Para facilitar el flujo de recursos e información. La red de apoyo, los espectadores, están ahí para traer a la mesa de operación cualquier pieza necesaria.
¿Qué tipos de juntas sí me recomiendas tener?
Con base en el libro de High Output Management de Andy Grove, CEO de Intel, hay 2 tipos de reuniones:
Reuniones orientadas a procesos
1:1: “Uno a uno” o “One on one”. Reunión que puedes solicitar con cualquier miembro de tu equipo, sin importar su posición en el organigrama. ***Piénsala como “ponerte al día” o “tomarte un café con”***. Si bien son de naturaleza laboral, quizá surja algún tema personal.
Reuniones de staff: Reunión con tu equipo. Se recomienda tenerla una vez a la semana para tener claro el objetivo a corto plazo o durante ese sprint. También sirve para mantener a todo el equipo al tanto del desarrollo de proyectos que distintas células estén generando. Algunos equipos prefieren tener esta reunión a diario.
Skip-level: Reunión con dos grados de separación en el organigrama. Son realmente útiles para tener una perspectiva distinta de los procesos. Imagina que eres el CEO de tu empresa y estás acostumbrado a platicar con los líderes de equipo. Tener una reunión con miembro de alguno de esos equipos te dará un panorama distinto sobre lo que está ocurriendo. En el caso contrario, platicar con un líder o chief, te dará una perspectiva más amplia de la tarea que tienes frente a ti.
Reuniones orientadas a misiones:
En el caso de las reuniones orientadas a misiones, el tipo de reunión se define con base en el objetivo específico de la misma. Hay una misión por resolver. Generar un entregable, tomar una decisión, analizar un problema. Lo que estas reuniones tienen en común es que suelen estar conformadas de forma por miembros de distintos equipos. Recuerda que siempre necesitamos diferentes perspectivas para encontrar soluciones eficaces y duraderas.
Estoy segura de que con esta información estás listo para hacer más efectivas tus horas de trabajo remoto. Comunicación abierta y precisa, confianza y planeación te convertirán en el rey de Zoom. No olvides que todos somos parte de un equipo. Además de compartir estas recomendaciones con tus colaboradores y con tus líderes, deja en los comentarios tu top 3 de trucos para videollamadas. ¿Qué otro aspecto de tu trabajo remoto te gustaría mejorar?
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