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Reuniones efectivas de trabajo: 6 estrategias para aprovechar el tiempo

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hace un año

Las reuniones de trabajo son y siempre han sido uno de las inversiones en tiempo y dinero más grandes que hacen las empresas. Sin embargo, tener reuniones eficientes, cortas y realmente útiles puede ser todo un reto.

En este blog post te contamos cómo puedes planear y ejecutar reuniones más eficientes y que lleven a tu equipo a una mejor ejecución.

¿Qué es una reunión de trabajo efectiva?

Una reunión de trabajo efectiva es aquella que logra sus objetivos de manera eficiente y productiva. No se trata solo de juntar a un grupo de personas en un mismo espacio o a través de una llamada.

Las reuniones efectivas son aquellas que aportan valor a todos los participantes y conducen a resultados tangibles. Cuando funcionan como deben:

  • Tenemos el contexto real de todo lo que está sucediendo.
  • Los problemas se solucionan mucho más rápido.
  • Los equipos están más integrados, y si existe algún elemento no alineado o “que rompe la cadena”, este es más fácil de detectar.
  • Nuevas propuestas de progreso se concretan y mejoran la productividad, lo que genera un gran aumento en los rendimientos.

¿Cuáles son las características de las reuniones de trabajo efectivas?

De acuerdo a Zippia, las organizaciones dedican aproximadamente el 15% de su tiempo a reuniones, y las encuestas muestran que el 71% de esos encuentros se consideran improductivos.

Por esta razón, organizar reuniones de trabajo necesita de pasos fundamentales para hacerlas efectivas.

Claridad de los objetivos

Una reunión efectiva debe tener objetivos claros y precisos.

  • ¿Por qué se realiza la reunión?
  • ¿Qué se espera conseguir?

La claridad en los objetivos ayuda a mantener el enfoque y la eficiencia.

Participación activa

Las mejores reuniones son las que fomentan la participación de todos los miembros del equipo. Todos deben sentirse involucrados y sus opiniones y consejos deben ser consideradas.

Gestión del tiempo

El manejo adecuado del tiempo es un asunto esencial. Las reuniones que se prolongan más de lo necesario pueden perder su efectividad y volverse tediosas.

¿Por qué hay tantas reuniones de trabajo ineficientes?

Aunque es muy común tener este tipo de reuniones en nuestras compañías, lo cierto es que, a veces, no entendemos por qué tenemos tantas meetings tan ineficientes.

Según una encuesta de McKinsey, el 61% de los managers afirmaron que al menos la mitad del tiempo que dedicaban a tomar decisiones -gran parte de él seguramente en reuniones- era ineficaz. Solo el 37% de los encuestados afirmó que las decisiones de sus organizaciones eran oportunas y de calidad.

Conozcamos algunas razones para fallar en estas sesiones.

1. No se respeta el horario

A medida que tú y tu equipo se unen a más y más reuniones, la agenda empieza a correrse y el retraso que se va acumulando reunión tras reunión. Aunque a veces son un par de minutos, sumados pueden ser horas a la semana o días en un año. Por eso, es importante respetar los tiempos nuestros y de los demás.

2. No se establece un objetivo

Es común llegar a una reunión sin tener claridad sobre lo que se espera de nosotros y cómo deberíamos responder dentro de la sesión. Eso hace que las personas se queden calladas, esperando a ver cómo pueden aportar.

3. No hay claridad de roles en la junta

Si en el equipo no hay la oportunidad de entender por qué, cómo y con qué fin están participando en una sesión, esta, muy probablemente, va a ser un tiempo perdido.

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4. No hay una agenda clara

Las agendas son una herramienta básica para saber qué acciones tomar dentro de las sesiones. Al no tenerlas, se llega con expectativas abiertas y no se entiende cómo se va a invertir el tiempo.

5. Se crean espacios de multitarea

Muchos empleados entran a las sesiones sin tener idea de qué va a pasar, por eso, muchos deciden usar las juntas para hacer otras cosas no relacionadas con el tema de la sesión.

Al final, estas personas no participan de la reunión y, muy probablemente, no se enteran sobre lo que pasó. Lo que genera que haya otras sesiones y espacio para aclarar dudas.

¿Cómo hacer una reunión de trabajo efectiva?

Tener una reunión efectiva no es simplemente anotarla en una agenda y empezar a tiempo. Se trata de desarrollar una cultura de respeto por el tiempo y aprovechamiento de los recursos, para lograr un mejor impacto en las actividades del día a día, y en el largo plazo, los objetivos de la organización.

1. Exige un objetivo y una agenda

Cuando recibas una invitación para una sesión, pide al organizador que comparta contigo el objetivo y agenda de la junta. De esta manera, puedes prepararte y decidir si tu presencia es realmente necesaria en esa sesión.

Si eres líder no olvides compartir con los demás asistentes el objetivo, problema o cualquier detalle importante que deban saber.

2. Prepara tu sesión

Si ya conoces el objetivo, asegúrate de entender cuáles son las áreas en las que puedes aportar. Asegúrate de tener el contexto completo para poder aportar en la sesión.

3. Invita a menos personas

Las actividades con muchos invitados se convierten en sesiones en donde dos o tres personas conversan sobre un tema, y los demás escuchan, sin participar en ellas. Asegúrate de que invitas a las personas que pueden aportar algo y pídeles que compartan la información con las personas interesadas.

4. Llega a tiempo

Respeta tu tiempo y el de los demás. Asegúrate de que comienzas y terminas las reuniones dentro del límite estipulado.

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5. Sal de la sesión si no estás aportando

En ocasiones nos quedamos en sesiones en las que no aportamos nada porque sentimos que puede ser grosero salir sin dar una explicación. Pero, lo cierto es que nuestro tiempo es valioso y no podemos gastarlo en reuniones que no nos afectan o no nos traen un beneficio.Si sientes que estás perdiendo tu tiempo, sal de la sesión y haz otra tarea.

En conclusión, el aprovechamiento de las sesiones es tanto de quien las organiza, como de quien participa en ellas. Ser conscientes y consistentes con el aprovechamiento de nuestro tiempo es fundamental para mantenernos motivados, participativos y creativos.

6. Enfócate

Cuando tengas claro que tu participación en una sesión es, de verdad, necesaria, haz tu mejor esfuerzo porque tu tiempo dentro de esa sesión tenga un valor agregado para ti y las personas que te acompañan.

  • Participa activamente
  • Escucha a los demás
  • Haz preguntas
  • Identifica bloqueos
  • Propón soluciones
  • Define una lista de acciones pendientes

Asegúrate de que son lo más cortas posibles. Usualmente, puedes mantener la atención de tu audiencia por 30 minutos o menos, así que ve directo al punto, sé claro y alinea las expectativas.

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¿Cuál es el costo de tener reuniones ineficientes?

En numerosas empresas, existe una marcada tendencia a realizar reuniones con el objetivo de alinear criterios, clarificar asuntos o llegar a consensos. Sin embargo, gran parte de estas sesiones constituyen un uso ineficaz del tiempo, lo que resulta en agotamiento del equipo y sustrae la posibilidad de emplear dicho tiempo de una manera más productiva.

Veamos cuales pueden ser los resultados de tener sesiones ineficaces en tu empresa.

1. Es costoso

Imagina que contrataste a un Product Manager que te cuesta 6K USD al mes. Esta persona tiene ideas valiosas y conoce muy bien sobre cómo estructurar y desarrollar el producto de una forma eficiente. Sus habilidades de comunicación son valiosas y su influencia sobre el equipo, incomparable.

¡Pero! Este Product Manager pasa 6 de sus 8 horas de trabajo diarias en reuniones de planeación, discusión y rebote de ideas. De esas 6 horas, su participación activa y valiosa en las sesiones es del 30%. Es decir, cuatro, de las seis horas en las que está participando en las sesiones, son tiempo que esta persona no utiliza de manera efectiva.

Si ponemos esto en contexto, podríamos asumir que el costo de esas horas ineficientes es de unos 3000 dólares mensuales, ya que es el 50% del tiempo total de este profesional.

Ahora, imagina que tienes 5 o 10 Product Managers en la misma situación. Estaríamos
hablando de 15.000 a 30.000 USD mensuales no utilizados.

2. Es agotador

Una de las quejas más comunes de los empleados es la “reunionitis”, palabra que usan algunas personas para denominar la enfermedad que tienen algunas empresas en donde todo se resuelve o depende de una reunión.

Este tipo de juntas hace que el equipo se sienta sub-utilizado, cansado y que su moral baje, lo que, al final, va a impactar su desempeño en las cosas que realmente importan.

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3. La toma de decisiones es ineficaz

Cuando un equipo depende de múltiples juntas, su proceso de toma de decisiones siempre se ve afectado. Es muy difícil para el equipo tomar una decisión y ejecutarla de manera que puedan aprender y mejorar.

La tendencia a tener reuniones nos hace caer en una enfermedad llamada “parálisis por análisis”. El equipo se siente incapaz de avanzar a menos de que tenga la aprobación de todos los involucrados. Esto finalmente se traduce en que tu compañía no pueda actuar e iterar rápidamente.

4. Empeora el trabajo en equipo

Las reuniones ineficientes, especialmente aquellas en donde sólo un par de personas participan y las demás escuchan, hacen que el equipo sienta que no tienen voz, ni voto en la toma de decisiones.

Esta sensación hace que el equipo se limite a escuchar y a ejecutar sin necesidad de cuestionar o proponer otras soluciones.

Como consecuencia, el equipo deja de ser proactivo y propositivo. Lo que muy probablemente hace que tus mejores jugadores tiendan al agotamiento y a la no participación.

5. Genera más reuniones

Las reuniones ineficientes se vuelven una serie de eventos desafortunados. Comenzamos con reuniones sin estructura que hacen que los participantes no entiendan el verdadero objetivo de la reunión misma, ni su rol en ellas. Esto, inevitablemente, hace que la reunión se vuelva un espacio para planear otra reunión en la que sí se van a tomar acciones.

Una vez esta planeación ocurre, pasamos a tener una nueva reunión en donde se hace un repaso sobre los temas importantes, los proyectos y se discuten las diferentes perspectivas. En esta sesiones logramos contextualizar al equipo, pero nos damos cuenta de que hubo personas que no fueron involucradas y necesitamos abrir otro espacio para ellas.

De esta forma, vamos haciendo que avancemos a un paso muy lento y que una decisión, que podría parecer simple, se demore tres o cuatro sesiones para que sea tomada.

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Buen post. En mi anterior trabajo teníamos reuniones de trabajo puntualmente todos los días a las 7 am, era claro que lo hacían para asegurar que todos estuvieran temprano trabajando.
Personalmente prefiero el modelo basado en objetivos, me gusta cumplir metas y objetivos de calidad en el menor tiempo posible, y no tanto cumplir con horarios o reuniones.
De hecho, esa es la definición de eficiencia: hacer un trabajo de alta calidad en el menor tiempo posible.

¡Saludos y nunca paren de aprender!

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Una vez en un trabajo, después de la hora del almuerzo tuve una reunión que duró toda la tarde, salí muy agotado aquel día. El objetivo principal de aquella reunión era hacer un cronograma para asignar a los empleados los días y cuales proyectos iban a trabajan, era algo muy sencillo que en menos de una hora se podía hacer. Al siguiente día, me estaban regañando por no cumplir con mis objetivos, les dije que ayer en la reunión me quitó tiempo y se enfadaron aún más, me seguían citando a reuniones de las cuales no tenía nada que hacer como la anterior. Al final dejé ese trabajo.