Como Implementar el Uso de Herramientas Tecnológicas en un Equipo Legal

Retos:

1. Corresponde a una tarea retadora en tanto los equipos legales pueden presentar resistencia a la implementación de cambios radicales en la forma de trabajo tradicional.
2. Existen brechas generacionales en el equipo legal que determinan distintos niveles de habilidades y receptividad a los cambios.
3. Existen limitaciones para el acceso o adquisición de algunas herramientas por los costos asociados y la baja disponibilidad del personal de apoyo de las áreas de tecnología para llevar a cabo la implementación.
4. Existen limitaciones de tiempo para la implementación por el alto volumen de trabajo cotidiano.

COMO SE REALIZÓ LA TAREA.

1. Se realizaron reuniones con el equipo con el fin de establecer las necesidades de implementación de herramientas tecnológicas.
2. Se realizó un inventario de las tareas con el objetivo de priorizarlas de acuerdo con la complejidad y el valor que aportarían en la labor diaria del equipo.
3. Se le solicitó a cada miembro del equipo investigar sobre las herramientas más adecuadas en función de las necesidades detectadas.
4. Para no replicar tareas se distribuyeron las herramientas entre los miembros del equipo.
5. Se realizó una nueva reunión para revisar las tareas asignadas con lo que se logró establecer cuales eran las herramientas más adecuadas y el orden en el que se iban a realizar las tareas.
6. Se solicitó el apoyo de una persona de tecnología que pudiera establecer la capacidad de implementar los cambios con las herramientas existentes en la organización, sin incurrir en costos adicionales.
7. Al establecer las capacidades y los recursos existentes así como la asignación de un apoyo, se definió en conjunto con el equipo las personas con mayores habilidades y talento en el área legal para apoyar el proceso de implementación.
8. Se designó a una persona de alto perfil del equipo pero bajo el mando del líder, para llevar a cabo el proyecto.
9. Se diseñó el plan de trabajo y se definieron reuniones cada tercer día, para verificar el avance.
10. Se estableció una fecha límite de entregable final y fechas de entregas parciales.
11. Una vez avanzado el proyecto se realizó una reunión con todo el grupo en la que la persona designada por el líder, presentó el esquema de implementación y la forma como se llevaría a cabo.
12. El líder en coordinación con la alta gerencia de la organización, aprobó los lineamientos y dio vía libre al proceso de implementación.
13. Se dio cumplimiento a las fechas de entrega con un bajo índice de variación de las mismas.
14. Se realizó una nueva reunión de divulgación del proyecto terminado.
15. El proyecto se puso en produccción.