Cómo elegir los canales de comunicación más efectivos

La comunicación es el área en la que es más difícil innovar dentro de una empresa. Y, en ocasiones, por intentarlo, somos menos efectivos en la transmisión de nuestro mensaje. Este problema tiene el mismo trasfondo que el cliente que decide tener presencia en todas las redes sociales antes de definir su estrategia. ¿Cómo le explicamos que así no funciona? Cada herramienta está pensada para suplir una necesidad específica. Por esta razón, debemos primero identificarla y después asignarle una plataforma.

Es un error común, y uno muy tentador, implementar algo novedoso sin tener definido para qué se va a usar y por qué. En este artículo repasaremos las herramientas de comunicación más comunes, sus funciones principales y cuándo deberíamos utilizarlas.

Email vs. Mensajes instantáneos

El email es un ejemplo que todos encontrarán familiar, y que es fácil de analizar. Actualmente, la mayoría de compañías se comunican a través de correo electrónico interna y externamente. Pero, en alguna startups esto está comenzando a cambiar; sobretodo en la comunicación interna.

Aplicaciones de mensajería instantánea, como Skype, están reemplazando al email. ¿La razón? La dinámica de las conversaciones tiene que ser mucho más rápida e inmediata. Y, de hecho, se asemeja mucho más a una charla presencial que un correo electrónico. En Platzi utilizamos Slack. Nos permite tener conversaciones por equipos y proyectos, estar informados de todo lo que sucede y enfocarnos en lo relativo a nuestro trabajo. Christian Van Der Henst explicó hace poco cómo eliminamos el mail corporativo con Slack y, aunque la herramienta funciona muy bien y nos facilita muchas cosas, lo más importante es que nos obliga a estar enterados de lo que está sucediendo. Y, además, a informar acerca de lo que estamos haciendo, que puede afectar a los demás.

¿Cuándo debes enviar tu mensaje por email?

• Cuando tu conversación sea con o incluya personas externas a tu compañía.
• Cuando quieras enviar información importante como cotizaciones, documentos legales o concretar fecha y hora de una reunión.
• Cuando necesites algo puntual de tu cliente, usuario, proveedor; y necesites tener constancia de ello.

¿Cuándo debes enviar un mensaje instantáneo?

• Cuando quieras informar algo relacionado con tu trabajo, a una o varias personas de tu equipo. Esto no debe ser una opción. Siempre debes informar a tu equipo de trabajo sobre lo que estás haciendo. No existe tal cosa como la “sobre comunicación”. En cambio, estoy segura de que has oído acerca de la falta de comunicación .
• Cuando necesites algo puntual de un miembro de tu equipo. Si utilizan alguna aplicación de mensajería instantánea esto le dejará la notificación a tu compañero, en cambio si lo solicitas a través del email es probable que no lo revise con la misma frecuencia y tarde más en ayudarte.

Videollamadas

Las videollamadas tienen grandes ventajas sobre los mensajes escritos y las reuniones presenciales. Sin embargo, estas ventajas son relativas. Así que es importante aprender a decidir cuándo optar por ellas. [caption id=“attachment_3422” align=“alignright” width=“800”]Stefan Erschwendner / Flickr[/caption]

Nos ahorran tiempo y acortan distancias

Es cierto que el trabajo remoto es cada vez es más común. Y es normal que tu equipo de trabajo se encuentre disperso en diferentes partes del mundo. Tomando esto en cuenta, las videollamadas nos permiten tener una experiencia muy cercana a lo que sería una reunión presencial. Sin embargo, siempre es importante conocer las condiciones del equipo y conectividad de cada persona que se va a unir para decidir si se hace la videollamada o no. Por ejemplo, si se quiere compartir un informe; puede resultar mas efectivo enviarlo primero, que todos lo revisen y después discutirlo vía Skype o similares.

Permiten tener feedback inmediato

Las videollamadas son ideales para discusiones sobre un tema específico. De esta manera se pueden conocer las percepciones de todos y se pueden tomar decisiones de manera rápida. No obstante, si se va a discutir la construcción de un documento: un formulario, la redacción de un texto o incluso un copy; es mejor utilizar herramientas de edición colaborativa, como Google Docs.

¿Cuándo no usar video llamadas?

• Cuando las condiciones de conectividad o hardware de los integrantes no son estables. Lo único que ocasionarías es que tu mensaje se pierda entre el “te escucho entre cortado” y el “se congeló tu cámara”.
• Cuando puedas tener una reunión presencial.

Reuniones presenciales

Está comprobado que la comunicación es más efectiva mientras haya más sentidos involucrados. Bajo esta premisa, las reuniones presenciales suelen tener más impacto que cualquier otro tipo de comunicación. Lo importante es determinar cuándo hacerlas y cuándo no.

Es cierto que quitan mucho tiempo, es fácil irse por las ramas y, generalmente, se invita a más personas de las que se requieren. Por esta razón, aquí te dejo algunos puntos que puedes revisar antes de convocar a una reunión presencial o, incluso, antes de entrar a una. Esto te ayudará a definir si debes abortar la misión.

Checklist para tener una reunión efectiva

• ¿Necesitas una reunión para discutir esto? Aunque suene obvio, es la primera pregunta que debes hacerte. Haz reuniones sólo si es estrictamente necesario.
• Ten claro el propósito de la reunión. Las reuniones nos son efectivas sin un objetivo que todos conozcan. Asegúrate de no desviar el tema, es muy fácil que suceda, y tu reunión perderá el rumbo y el tiempo de todos.
• Evita los espectadores. Para que una reunión sea eficiente no debe haber más ni menos personas de las necesarias. Garantiza que cada asistente sea necesario.
• Define un tiempo límite. En general, las reuniones no deben durar más de 15 minutos. Pero hay temas que requieren un poco más de tiempo. Define un tiempo límite y termina la reunión cuando acabe. De ser necesario, se pueden volver a reunir en otra ocasión.
• Asigna tareas. Una reunión es efectiva cuando se define un flujo de trabajo o se toma una decisión. Asegúrate de que todos salgan sabiendo lo que tienen que hacer. Más que las herramientas y los canales de comunicación, lo esencial es que los integrantes de tu equipo conozcan la importancia de informar y estar informados; y que promuevan esto como parte de la cultura de la empresa.

La falta de comunicación daña features, genera errores de user experience, hace que pierdas clientes, tiempo, dinero y hasta acaba relaciones. No permitas que esto suceda por algo que está en tus manos. Y si lo que quieres es aprender más estrategias para mejorar la comunicación tanto interna, como externa, de tu empresa. Entonces, regístrate a la carrera de Marketing y Estrategia Digital en Platzi. Aprenderás todo desde Email Marketing, manejo de redes sociales, SEO, AdWords y mucho más.