Transcripción:
A lo largo del curso, has aprendido habilidades y estrategias para mejorar tu comunicación con las personas del equipo. Ahora ha llegado el momento de trabajar en cómo mejorar la comunicación en el equipo, dentro del equipo, entre todas las personas.
Entonces, vamos a empezar reflexionando, como siempre. Quiero que pienses en cómo os comunicáis dentro de tu equipo, cómo se comunican las personas entre ellas, por qué canales. Tómate unos segundos, haz un listado de canales que utilizáis. Y cuando estés, continuamos.
Seguro que te han salido bastantes elementos ahí, muchos canales. Claro, las personas nos podemos comunicar de muchas maneras. Primero, cara a cara, hablando. Bueno, hablando o sin hablar, con gestos. Y después, por un montón de canales escritos, el correo electrónico, los chats corporativos, los sistemas de comunicación informales, que no son de la empresa pero que se utilizan dentro de la empresa, sistemas basados en vídeo, qué sé yo, un montón. De hecho, aparecen nuevos canales cada día porque vivimos en la era de la hiperconectividad.
Pero, hay una cosa importante, qué es preguntarse si utilizamos el canal más adecuado en cada situación comunicativa. Te voy a poner un ejemplo que yo he visto diversas veces a lo largo de mi carrera profesional. Imaginemos que yo estoy trabajando en una tarea. Yo ahora no soy una líder, soy una persona del equipo. Estoy trabajando en una tarea y necesito acceder a un documento que no sé dónde está. Y sé que lo creó Carlos. Y le tengo que preguntar a Carlos que me pase el documento, que me diga dónde está. Y entonces yo le mando un email. Carlos lo ve al cabo de un rato, me contesta, yo abro el documento y veo que no es ese. No era la versión que yo quería. “No, Carlos, no es esta. Es la de los gráficos, la que tenía tal”.
Me lo vuelve a pasar. “No, no, la que hicimos la estimación para dirección”. Total, que después de varios idas y venidas de correos electrónicos, yo tengo el documento. Me he olvidado de mencionar un detalle importante, que es que Carlos se sienta justo enfrente de mí. Sí, te va a parecer que esto es surrealista, pero yo lo he visto muchas veces.
A veces nos acostumbramos tanto a los canales escritos que no nos acordamos de utilizar la boca. Si yo hubiera dicho, “Carlos, perdona, el documento aquel de tal”, en una conversación breve, o me levantaba un momento a su ordenador y lo miraba con él, y yo tenía el documento en un momento.
Entonces, evidentemente, aprovéchate de todas las tecnologías porque aportan muchos beneficios de rapidez, de efectividad, de trazabilidad, un montón. Pero no olvides del poder que tiene la comunicación oral.
Además, hay que tener en cuenta diferentes cosas, la comunicación por canales escritos presenta problemas. Por ejemplo, es una fuente clara de malentendidos. ¿Por qué? Porque como tú no puedes escuchar a la persona, ¿recuerdas cuándo hablábamos de la escucha activa? Tú mirando a la persona atentamente, podías ver qué intenciones tenía, porque decía lo que decía, si estaba molesta o no, sus emociones. Esto, cuando tú lees un mensaje, por mucho que pueda haber un emoticono al final, tú no sabes cómo está la persona cuando lo está escribiendo. Entonces, es fuente continua de ambigüedades y malentendidos.
Y además, hay cosas que no se pueden poner por escrito. Si tú has tenido un problema con otro departamento de la empresa y hay una persona de tu equipo que tiene que negociar algo con ellos, tú le tienes que informar que existe esa situación, no lo vas a poner por escrito.
Entonces, como líder, sé consciente de que tienes que ayudar a la gente de tu equipo a hablar más, a comunicarse más cara a cara. Y para eso tienes un gran aliado que es el espacio. Sí, sí, el espacio físico, físico o virtual, si el equipo es remoto. Pero el espacio que compartís donde os movéis, es clave.
Cada vez hay más estudios que demuestran la influencia del espacio físico en las dinámicas de trabajo y en la cohesión y la productividad de los equipos. No es lo mismo trabajar en una organización en que todos los equipos están distribuidos en despachos y zonas muy compartimentalizadas, y en la que si quieres hablar con alguien de tu equipo te tienes que levantar, recorrer unos metros y entrar en un despacho, que estar en una zona diáfana donde ves a todo el mundo y donde es muy fácil moverse.
Y a lo mejor piensas ahora, “Bueno, ¿y qué puedo hacer yo? Si en mi empresa estamos en despacho yo no puedo cambiar eso. Soy líder de equipo pero no soy el director general”. Bueno, okey, pero sí que puedes hacer cosas. Si tienes ese problema de que no compartís un único espacio, te tienes que asegurar que tú creas esos espacios a diario. Por ejemplo, algo que funciona muy bien en muchas empresas es hacer mini-reuniones. De hecho, no son ni reuniones, es cada mañana cuando todo el mundo ha llegado, os reunís de pie en tu despacho o en una zona común al lado de la cafetera, y hacéis una ronda rápida. Cada persona explica qué va a hacer ese día y si necesita ayuda o colaboración por parte de alguien. Y tú al final como líder, cierras, añades lo que haga falta y si quieres recuerdas los objetivos, motivas, lo que sientas que es importante en ese momento. Son 10, 15 minutos, pero eso ya es un espacio en que se comparte y se colabora y se descubren muchas cosas.
Obviamente, eso no excluye que hagas reuniones más largas de forma periódica porque hay cosas que hay que tratarlas en profundidad. Entonces, las reuniones de equipo, aunque a lo mejor tú ahora pienses, “Uf, tengo la agenda llena, ya no me cabe nada más”, las reuniones de equipo son clave porque es ahí donde vas a poder transmitir al equipo todo lo que tú has descubierto que necesita para trabajar mejor. Hemos hablado en muchas clases de crear la cultura fértil para que el equipo crezca, mediar en conflictos, es decir, todo lo que tú quieras transmitirles, crear visión conjunta, planificar. Eso hay que hacerlo en espacios donde se pueda compartir información.
Entonces, las reuniones conviene, las reuniones de equipo, que tú las veas como las más importantes de tu agenda porque son en ellas donde vas a poder crear esta cultura de equipo.
Y un último tema, de hecho este tema va dirigido exclusivamente a gente que trabaja con tecnología, a desarrolladores, ingenieros y otros perfiles tecnológicos. Es importante que tengas en cuenta que no puedes solucionar con tecnología problemas que no son tecnológicos sino culturales. Lo vas a entender con un ejemplo.
Imagínate que en mi empresa tenemos una plataforma de trabajo colaborativo. Tiene un repositorio de documentos y está pensado con unos foros para que la gente participa, comparta. Y no está habiendo actividad. Y cuando pregunto a la gente porque no está ahí compartiendo o aportando, la gente me dice, “Bueno, es que claro, es muy complicado porque hay que colgar el documento aquí y luego pasarlo allí. No es fácil y no es amigable, por eso no lo uso”. Mentira, eso es una excusa.
Si la gente no está compartiendo allí es porque no le apetece que algo en lo que ha invertido muchas horas de trabajo de repente esté a disposición de todo el mundo y que la gente pueda cogerlo, bajarlo, modificarlo y colgarse una medalla. Sí. O por otras razones. Ya lo hemos hablado en otras clases de porque nos cuesta compartir, porque nos cuesta confiar.
Entonces, en realidad, si lo que quieres es que la gente utilice una plataforma de trabajo colaborativo o en que la gente se comunique más, lo que tienes que hacer es promover un cambio cultural. Es eso, predicar con el ejemplo, demostrar a la gente, compartir tú primero antes que nadie y luego ir explicando los beneficios de todas las prácticas, ¿sí? Y otras cosas que veremos en la última clase de este módulo.
Pero lo que quiero que entiendas es esto, no sirve de nada que tú ahora optimices la plataforma, y lo que antes se hacía en cuatro clics y 20 segundos, se haga en dos clics y 10. Eso no va a producirte ninguna mejora. Tú mismo lo sabrás. Hay infinidad de plataformas por el mundo en que la gente utiliza el 3% de las funciones. ¿Por qué? Porque realmente no se ha cubierto primero la necesidad cultural.
Bueno, y después de este sermón que te he metido, vamos a pasar ya a la tarea del día. Sabiendo todo esto que hemos hablado, todo lo que hemos comentado sobre los canales, los espacios, la tecnología versus la cultura, ¿cuál es el primer paso que quieres dar tú para mejorar la comunicación en tu equipo? Piénsalo, y como siempre luego atrévete a dar ese primero paso y nos compartes la experiencia en el foro.
