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Las 5 fases del ciclo de vida de un proyecto

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hace 4 meses

Curso de Análisis de Datos para la Gestión de Proyectos
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Al momento de dar inicio a un nuevo proyecto, la cantidad necesaria de planificación y de trabajo puede llegar a ser abrumadora, ya que puede haber decenas, e incluso cientos de tareas que son requeridas en el momento justo y en la secuencia adecuada.

Por esta razón, es importante entender que resulta más fácil manejar los detalles de un proyecto y tomar las medidas en el orden correcto si el proyecto se divide en fases. Dividir los esfuerzos para gestionar el proyecto en las fases adecuadas, puede ayudarte a estructurarlos y simplificarlos en una serie de pasos lógicos y manejables para el equipo de trabajo que los va a gestionar.

Entre las buenas prácticas de gestión y direccionamiento de un proyecto, encontramos un importante aspecto denominado “Ciclo de vida de un proyecto”. Para desarrollar proyectos con una visión más técnica y eficiente, te recomendamos nuestro curso de análisis de datos para gestión de proyectos, que puedes empezar sin costo.

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¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

El ciclo de vida del proyecto se puede definir como la serie de fases por las que debe atravesar un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Cada proyecto dentro de una organización debe estar determinado por su ciclo de vida y en base a sus propias necesidades.

Conoce aquí qué es un project manager.

El ciclo de vida de un proyecto por lo general suele tener las siguientes características:

  • Sus fases son secuenciales.
  • La transición de una fase a la siguiente conlleva la entrega de algún tipo de producto o resultado.
  • Los entregables o informes de una fase, deben ser aprobados antes de dar inicio con la siguiente.

Dentro del ciclo de vida de un proyecto se encuentra su dirección, y este funciona dentro de cada una de las fases del mismo.

¿Cuáles son las fases de gestión de proyectos?

La dirección de proyectos está conformada por una serie de procesos que funcionan de forma secuencial, lo que implica que se deben incluir cada uno de ellos dentro de cada proyecto.

Todo proyecto posee 5 etapas principales, según la teoría del project management. Cada una de las fases del proyecto se compone a su vez, de una serie de ítems. Aunque los proyectos se puedan dividir en sub-fases, estas 5 etapas son invariables:

Fase 1: Inicio del Proyecto

El inicio hace referencia a la primera fase del ciclo de vida de un proyecto. Es allí donde se calcula el valor y la viabilidad del plan de proyecto. Por lo general los gerentes encargados utilizan dos herramientas de evaluación para decidir si se llevará a cabo o no el proyecto:

Documento de caso de negocio: En este documento se justifica la necesidad del proyecto. En este se incluye un estimado de los beneficios financieros que se pueden lograr obtener con la puesta en marcha del mismo.

Estudio de viabilidad: Se trata de la evaluación de las metas del proyecto, un cronograma y los costos implicados para determinar si el plan debe ser llevado a cabo. Este equilibra los requisitos del proyecto con sus correspondientes recursos y la disponibilidad de estos, para ver si la continuación del trabajo tiene sentido para la organización.

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Los equipos de trabajo abandonan los proyectos que son propuestos cuando estos son enmarcados como no rentables o inviables. Sin embargo, los proyectos que pasan por ambas pruebas pueden ser asignados a un equipo de trabajo capacitado o a una oficina de proyectos.

Fase 2: Planificación del Proyecto

En el momento en el que el proyecto recibe su aprobación, se necesita de un plan sólido para guiar al equipo de trabajo, así como para ejecutarlo a tiempo y dentro del presupuesto planteado. Un plan de proyecto bien diseñado y redactado ofrece orientación para la obtención de recursos, financiamiento y adquisición de los insumos necesarios.

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Se trata en definitiva de crear un conjunto completo de estrategias que establezcan una clara hoja de ruta en cuanto a la dirección de calidad, los costos, el manejo de riesgo, los obstáculos, los beneficios, el alcance del proyecto y el calendario de trabajo.

Fase 3: Ejecución del Proyecto

Una vez ejecutada la fase de planeación y en base a la misma, habrá que llevar a cabo las actividades del proyecto programadas, con sus respectivas tareas, y proceder a la entrega de productos intermedios.

Es importante velar porque exista un buen nivel de comunicación en esta fase, con el fin de garantizar un mayor control sobre el proceso y los plazos. Asimismo, es imprescindible monitorizar el nivel de consumo de recursos, el presupuesto y los tiempos de ejecución, para lo que suele resultar necesario apoyarse de herramientas de ayuda para la gestión de proyectos.

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En esta etapa, se deben gestionar el riesgo de implementación, los cambios en los eventos, los costos y gastos, los recursos, el tiempo y las actualizaciones o modificaciones del proyecto.

La puesta en marcha de un proyecto dependerá en gran medida de la fase de planificación. El trabajo y los esfuerzos por parte del equipo de trabajo durante esta fase, se derivan del plan del proyecto.

Fase 4: Supervisión y Control del Proyecto

También conocida como la fase de seguimiento y control. Esta fase comprende todos aquellos procesos necesarios para realizar el seguimiento, revisión y monitoreo de cada unos de los procesos dentro del proyecto.

Esta fase de ejecuta con el fin de poder detectar posibles desviaciones con la máxima premura posible, y pode así, identificar las áreas del proyecto en las que puede ser requerido un cambio en la planeación. La etapa de seguimiento y control, se encuentra naturalmente asociada a la fase de ejecución, de la que no puede concebirse de forma separada.

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Es por esto que, con el fin de garantizar la entrega del proyecto, el equipo encargado del mismo, debe calcular indicadores de rendimiento, rastrear las variaciones del costo y el tiempo que asigna a cada actividad. Esta vigilancia constante ayuda a mantener el proyecto en marcha con el mínimo posible de inconvenientes.

Fase 5: Cierre del Proyecto

En esta fase, el equipo u oficina encargada, da por finalizado el proyecto cuando el mismo es entregado terminado al cliente y con la respectiva comunicación a las partes interesadas y liberando si lo hubiese, recursos para otros proyectos.

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Este paso es vital en el ciclo de vida del proyecto, debido a que permite que el equipo realice la evaluación y documente el trabajo realizado, para poder así, pasar al siguiente proyecto. Una vez terminado, se establece formalmente que el proyecto ha concluido.

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Diego
Diego
diegocamachop

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Espero que platzi saque pronto la escuela de QA, es un área que han dejado muy olvidada.

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Es interesante la información suministrada, más sin embargo, estos procesos de vida del proyecto dependen directamente del grupo interdisciplinario, para que exista un avance efectivo y eficaz.