Guía para tener reuniones efectivas con tu equipo

Tener una reunión efectiva no es simplemente anotarla en una agenda y empezar a tiempo la reunión. En este blog te enseñaré los verdaderos trucos para que tus reuniones se conviertan en las más eficientes y productivas de este mundo.

Sea tu organización de estructura jerárquica u horizontal, de 10 o 200 personas, nueva o posicionada en el mercado, y en especial si es una StartUp; siempre tendrán reuniones, pero… ¿Cuál es el objetivo de las reuniones? ¿Son en realidad necesarias? ¿No representan mejor una pérdida de tiempo? Estos, y más cuestionamientos, se han mantenido hasta el día de hoy cuando se anuncia que habrá una reunión. En este blog voy a enseñarte la importancia de tenerlas (son más relevantes de lo que crees), qué debes evitar, y cómo volverlas super efectivas.

¿Por qué debería mi equipo tener reuniones?

Primero, debemos entender la gran importancia que tienen las reuniones en nuestros equipos de trabajo. Estas representan, en la mayoría de casos, la forma más efectiva de comunicación entre equipos cuando es indispensable la interacción en tiempo real.

En una reunión, los equipos pueden proponer soluciones a problemas donde es necesaria la experticia de todos los profesionales que forman parte de la institución, con el fin de generar una ruta precisa para solucionar las dificultades expuestas. Sin reuniones, que sean realmente efectivas, lo más probable es que tus equipos siempre estén desconectados, tus servicios o productos siempre tengan errores; y si eres un C-Level Executive, no entiendas qué es lo que sucede.

Las reuniones realmente efectivas abaratan costos. Cuando las reuniones funcionan como deben:

• Tenemos el contexto real de todo lo que está sucediendo.
• Los problemas se solucionan mucho más rápido.
• Los equipos están más integrados, y si existe algún elemento no alineado o “que rompe la cadena”, este es más fácil de detectar.
• Nuevas propuestas de progreso se concretan y mejoran la productividad, lo que genera un gran aumento en los rendimientos.

Lleva tu reunión al siguiente nivel

Evita el síndrome del “Multi-headed Animal”

El “Multi-headed Animal Syndrome” es la forma en que se denomina a la tendencia de los grupos, convocados a una reunión, de alejarse del tema principal con cualquier otro asunto. Para volver esto más didáctico, voy a recrearlo con un ejemplo.

Es lunes, son las 9:00 a.m. y se ha convocado una reunión con todos los founders de una startup muy joven. El tema central: “Los ingresos están por debajo del punto de equilibrio”.

Mr. Rivera: Los estados financieros han sido entregados. Los ingresos siguen estando por debajo de lo que deberían, las reservas bancarias acabarán pronto.

Mr. Rodríguez: El problema aquí está en esas sillas carísimas que se adquirieron al inicio del año. De no haberlas comprado, tendríamos más reservas bancarias.

Ms. Zúñiga:¿Y si bajamos la cantidad de personal? A la gente lo que le importa es que funcione, no si se ve bonito. Creo que hay muchos diseñadores.

Mr. Sánchez: Será la última vez que se los recomiende, cambiemos de oficina al nuevo edificio, eso nos hará ver mucho mejor.

Mr. Rivera: Sánchez, ese nuevo edificio haría que todos gastemos más gasolina para llegar a él. Además, ni se ve tan cómodo.

Mr. Rodríguez: Creo que no están considerando en absoluto el tráfico por el que tendremos que pasar todas las tardes. No lo sé, solo digo…

Mr. Rivera: (intentando volver al punto central) Ok, continuemos con lo central. Necesitamos mejorar el ingreso, algo está pasando y debe de ser resuelto.

Mr. Sánchez: Espera… Ms. Zúñiga, no he escuchado qué te parece el nuevo edificio.

Y así es como la reunión continuó sin al menos tratar un poco el tema central, porque cada uno trató un tema distinto e incluso se notaron ciertas inconformidades que no fueron manejadas en el momento propicio.

Cabe resaltar que las reuniones como estas traen costos los cuales muchas veces no se detectan a simple vista. Se debe considerar que las reuniones toman tiempo, y el tiempo es dinero. Terminar una reunión sin haber marcado una ruta de solución al problema central representa continuar con pérdidas de dinero, y el tiempo, mal usado, pudo haber sido invertido para generar otras actividades más productivas.

Un ítem a la vez

Es casi imposible comprender lo que te dicen dos o más personas al mismo tiempo. En una reunión es importantísimo que hable una persona (o equipo) por tema y que esta sea quien lleve el tema en cuestión.

Cuando en una reunión se permite que dos personas hablen a la vez, lo más probable es que más personas se sumen a este comportamiento y se obtendrá un caos donde, una vez más, no se resuelve lo que se necesita. Como recomendación, siempre deja en claro y determina los temas a tratar en la reunión al momento de anunciarla.

Separando el “Qué” del “Cómo”

Para lograr reuniones muy efectivas es necesario distinguir:

¿Qué es lo que vamos a discutir? (el tema o temas a tratar)
¿Cómo vamos a llevar la reunión? (el método, el ambiente, el procedimiento)

Lograr establecer correctamente estos aspectos puede ser difícil en un inicio, pero es de vital importancia trabajar hasta tenerlos correctamente pulidos.

Ahora que tienes todos estos aspectos y consejos muy claros, te dejo mi checklist (crea una copia de ella en tu Google Drive) para tener reuniones efectivas, esta es el resultado de 4 años de haber participado en varias instituciones y equipos de diferentes sectores.

A continuación te dejo una explicación más amplia de cada apartado de la checklist:

1. Anuncia la reunión: Hazlo en un canal de comunicación donde estén todas las personas que vayan a participar de la misma.

2. Tema o temas a tratar: Sea un tema o varios, es necesario que especifiques cuáles son, quiénes los llevarán, y en especial el orden en que se tratarán en la reunión.

3. Lugar, métodos y materiales: Todos los asistentes deben tener claro los recursos que necesitarán para poder participar correctamente de la reunión. Los materiales más comunes son: laptop, agendas, post-its, y marcadores. En cuanto al sitio, es muy importante tener claro el lugar donde se realizará la reunión para evitar retrasos o mal entendidos.

4. Duración de la reunión: Es de vital importancia anunciar el tiempo que tomará la reunión para que los equipos puedan organizarse correctamente.

Ahora que tienes estos recursos, aplícalos con tu equipo y cuéntame cómo te fue. Además, puedes agregar otros aspectos que consideres necesarios y compartirlos en la sección de comentarios 😄.

Un complemento excelente para esta guía, es el Curso de Comunicación Efectiva para Equipos de Platzi. Tómalo y verás cómo las reuniones con tu equipo mejoran exponencialmente 😉.