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Administra tu tiempo con la herramienta correcta

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hace 5 años

“Es que no tengo tiempo” es probablemente la excusa más vieja que usamos para justificar casi cualquier cosa (“no tengo dinero” es la segunda). Es tan malo usarla como lo es creerla cuando se la escuchamos a alguien más. Pero ¿por qué está mal? Para empezar, porque está basada en una mentira. Todos, absolutamente todos tenemos tiempo; la misma cantidad al día: 24 horas para ser exactos. Segundo, porque al usarla buscamos librarnos de cualquier responsabilidad, “no es culpa mía, es culpa del universo y del tiempo”. Ninguno de nosotros sabemos cuánto tiempo estaremos en este mundo y eso, automáticamente, convierte al tiempo en nuestro recurso más valioso. Sí, más que el dinero, que las propiedades y cualquier otra cosa que podamos imaginar. Es gracias al tiempo que podemos obtener todo lo demás y realizar cualquier actividad. Administrar el tiempo es la habilidad más importante que uno puede aprender, y tengo una mala noticia y una buena:

  • La mala: difícilmente lo vas a aprender en casa o en la escuela; es más, probablemente tus padres y profesores sean igual de malos administrando su tiempo.
  • La buena: hay muchas formas de aprenderlo, mucha literatura y material al respecto, y a continuación conocerás varias formas de hacerlo.

Pero antes de comenzar, deja de culpar al universo y a terceros, reconoce que el único responsable de tu tiempo eres tú mismo.

Primero lo primero

Necesitas metas y objetivos, de lo contrario no tiene caso alguno administrar el tiempo. ¿Qué quieres lograr este año? ¿Los próximos cinco? ¿Esta semana? Pongamos un ejemplo para este artículo, e imagina que tu meta es:

“Terminar la Carrera de Frontend Profesional de Platzi en dos meses”

Lo siguiente que necesitas es hacer un horario de tu semana en el que reserves los periodos de tiempo que dedicarás a tus actividades. Designa momentos para dormir, para comer, para trabajar y para recreación. Es importante balancear tu vida personal con la profesional. Mira este video de Santiago Zavala, quien explica esto a detalle y de una manera muy divertida. Finalmente ten en mente que ninguna herramienta ni técnica es perfecta o la “mejor”. Prueba varias antes de elegir las que mejor te funcionen (sí, probablemente será más de una).

Herramientas que puedes utilizar

Existen un sinfín de herramientas y apps que puedes usar para administrar tu tiempo, y podemos agruparlas en dos categorías: Agenda o calendario: es una visualización completa de un año, dividido en meses, semanas, días e incluso horas. Por muchos años la gente los ha usado para administrar el tiempo y funcionan bien, pero su mayor desventaja es que es difícil conocer la prioridades y el estado de las actividades que registras. Puedes usar Google Calendar, Calendar en tu laptop (Mac o PC), un calendario impreso en papel, en un tablero o cualquier otra herramienta similar.organizartiempo1Listas: una de las más populares y sencillas de usar, sólo enlistas actividades, tareas, pendientes, etc., para recordarlas y conocer su estado. Su desventaja es que, sin agrupación de actividades y fechas, se vuelve abrumador ver la cantidad de cosas que tienes que realizar. Puedes usar Evernote, Google Keep, Trello, Asana o una lista en papel, como tú prefieras.organizartiempo2 Como puedes darte cuenta, un solo tipo de herramienta no es ideal. Así que elige aquella que te permita combinar calendarios con listas de actividades.

Prioridades: a qué hacer caso y a qué no

Una vez que tengas tus actividades organizadas, necesitas darles una prioridad que determinará qué tan importante es esa tarea con respecto a su grupo y las demás. La mejor forma de asignar prioridades es echar mano de tus metas y objetivos. Siguiendo el ejemplo de este artículo, ¿qué actividades son más importantes para acabar la carrera de Frontend? ¿Ver las clases en Platzi o ir recoger la ropa de la tintorería? Una herramienta muy útil para determinar prioridades es el cuadro de Eisenhower, que consiste en clasificar las actividades según su urgencia e importancia: organizartiempo3

  • Importante y urgente: son actividades que necesitan tu inmediata atención. Ej: emergencias, accidentes, fechas límite.
  • Importante y no urgente: son actividades que te acercarán a tu meta y traerán un beneficio, pero aún queda tiempo para realizarlas. Ej. ver el Platzi Live el jueves, asistir a una conferencia el próximo mes, comprar el regalo de tu novia, etc.
  • No importante y urgente: son aquellas a las que la gente da demasiada importancia cuando no la tienen. Son, en su mayoría, distracciones o actividades que puedes delegar. Ej: lavar tú mismo la ropa (puedes delegar esto a una tintorería), contestar el e-mail de tu tía para confirmar que irás a comer con ella, etc.
  • No importante y no urgente: la mayoría de las actividades de esparcimiento. Ej: ir al cine, tuitear sobre el tema de moda, etc.

IMPORTANTE: Este cuadro te ayuda a priorizar actividades relacionadas entre sí, ya sea por categoría o grupo. No caigas en el error de combinar actividades de tu vida personal con la privada. Comprar el regalo de tu novia es importante para tu vida personal, completar la carrera en Platzi es importante para tu vida profesional. No las pongas a competir directamente, mejor apóyate en un horario (como lo vimos antes).

Manos a la obra

Con actividades y prioridades definidas, lo último que te hace falta es empezar a actuar. Sé constante en administrar el tiempo, respeta los horarios y momentos que hayas elegido. Existen diversas técnicas que puedes seguir para esto:

  1. Getting Things Done: creada por David Allen, consiste en realizar las actividades más cortas primero y dividir las actividades grandes en más pequeñas.
  2. Tablero kanban: consiste en agrupar las actividades en estados:
    1. Pendientes (To Do): actividades que aún no has realizado.
    2. Haciendo (Doing): actividades que estás realizado en este momento.
    3. Completadas (Done): actividades que ya terminaste.
  3. Pomodoro: consiste en dividir tu tiempo en periodos llamados pomodoro que duran 30 minutos: 25 minutos de trabajo y 5 de descanso. Después de cuatro pomodoros se recomienda tomar un descanso más largo de 15 a 30 minutos de duración.

Recomendaciones finales

1.Planear, dividir, clasificar tus actividades y prioridades también requiere de tiempo. Dedica un momento cada noche para planear las actividades del día siguiente, así despertarás listo para actuar. 2. Utiliza distintos colores para marcar tus actividades o prioridades. Es mucho más fácil distinguir unas de otras de manera visual. 3. Si estás usando herramientas digitales, es altamente probable que puedas conectarlas entre sí. Dedica un tiempo a investigar esto; a la larga, el automatizar algunos procesos siempre acarrea beneficios. Por ejemplo: mi Google Calendar está conectado con Slack y con Streak (un sistema CRM para seguimiento de clientes). 4. Busca más material al respecto; existen muy buenos libros al respecto. Sólo ten cuidado con las fórmulas fáciles, y recuerda siempre que la mejor administración del tiempo es la que se acomoda a tu forma de ser. Listo, con esto tienes suficiente información para empezar a administrar mejor tu tiempo y tomar control de tu vida (por trillado que suene). Al principio puede resultarte difícil, pero la alternativa a hacer esto es que _“no te alcance el tiempo nunca”. _ ¿Quieres aprender más de estas técnicas? No te pierdas hoy mismo la clase que daré en #PlatziComunidad al respecto. Anótalo en tu calendario e invita a tus amigos, ¡es gratis! Comunidad Diego Miramontes

Diego
Diego
dmiramon

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hace 5 años

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Me encanto este post. ha sido muy útil.
Muchas gracias.

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Muy Buen post, tanto que lo he agregado a mis marcadores

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En verdad que administrar nuestro tiempo y organizar un horario es realmente vital, principalmente en esta cuarentena.

Las primeras semanas estuvieron realmente desiquilibradas, al estar frente a la laptop y sin necesidad de ir a la oficina (ni a ningun lugar) no me levantaba del escritorio, dormia muy tarde, despertaba temprano y cansada, agobiada por no terminar mis tareas.

Sentia que la vida se me iba en ello, ya uso google calendar para organizar mis actividades, voy a intentar alguna de las herramientas que mencionas para seguir mejorando.
Gracias!