Técnicas de priorización

Audiocurso de Adaptabilidad y Flexibilidad para el Crecimiento Personal

Clase 8 de 14

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Recursos

MATRIZ DE DOS VARIABLES

Muchas veces tenemos en nuestra lista de pendientes con más actividades de las que podemos realizar. Para definir cuáles realizar primero necesitamos compararlas y definir cuáles irán antes y cuáles después. Para realizar este mecanismo, de manera más o menos consciente, solemos realizar comparaciones utilizando diferentes variables: agrado por la tarea, resolución de un problema, acercamiento a metas o resultados, compromisos asumidos, entre otros. Para decidir y asegurarnos de que el orden de prioridades es adecuado, podemos evaluar las tareas en base a dos variables que sean relevantes para nosotros. El método más difundido en la gestión del tiempo es la Matriz de Eisenhower que compara las variables de urgencia e importancia.

Este mismo esquema podemos repetir con otras variables que sean más significativas y representativas para nosotros. Dependiendo de las variables y de nuestro criterio, el orden del 1 al 4 se verá modificado.

Ten en cuenta que no siempre las variables y las decisiones que tomes serán políticamente correctas. Pueden ser subjetivas y no aceptadas por terceros. Lo que nos interesa en este punto es que puedas decidir mejor a través de variables que sean importantes para ti.

Si tu variable está relacionada con la posibilidad de ver un partido de fútbol o con la disponibilidad de tiempo para jugar a tu juego favorito, es válida. Solamente tendrás que asumir los riesgos, las responsabilidades y las consecuencias de tus acciones, pero eso no quiere decir que sólo tienes que tomar variables socialmente aceptadas o variables 100% productivos. En mi caso, a la hora de elegir las próximas vacaciones, una variable no negociable para mí es que podamos ir con mi perrito, lo cual condiciona destino, método de traslado, alojamiento y actividades.

A continuación, dejo un listado de algunas ideas de variables.

Urgencia (mucho o poco)
Relevancia (alta o baja)
Impacto (alto o bajo)
Rentabilidad económica (alta o baja)
Situación financiera (limitada o disponible)
Disponibilidad de recursos (limitados o disponibles)
Valor en relación al proyecto (mucho o poco)
Valor personal (mucho o poco)
Agrado por la tarea (mucho o poco)
Alcance de metas (acerca o aleja)
Logro de resultados (acerca o aleja)
Necesidad (necesidad o deseo)
Compromiso asumido (compromiso o voluntario)
Deadline o fecha de entrega (cerca o lejos)
Delegación (se puede o no se puede)
Sensación de plenitud (alta o baja)
Conexión con propósito (alta o baja)
Bienestar (contribuye o atenta)

¿Cuáles utilizaste para tu ejercicio?

¿Agregaste alguna variable a la lista?

Te comparto otras técnicas de priorización:

Principio de Pareto o Regla del 80/20

Vilfredo Pareto, economista italiano, a principios del siglo XX dijo que el 80% de los efectos se deben al 20% de las causas. Es decir, el 20% de nuestro esfuerzo genera el 80% de los resultados. Si tenemos en cuenta a los estudios de Perry Marshall1 y convertimos esta regla en algo exponencial, podríamos decir que el 20% del 20% (4% del total) produce 80% del 80% de los resultados (64%).

MÉTODO MOSCOW

Must have (indispensable): Son aquellas funciones que DEBEN ser incluidas sí o sí. Sin ellas, el MVP no sería viable.
Should Have (Debería Tener/ Esperada): exceden lo incluido en el MVP por no ser críticas, pero son importantes y aportan mucho valor. Son las que realizaremos inmediatamente después del MVP.
Could Have (Podría tener / Deseable): Son aquellas tareas que aportan algo de valor pero son las primeras que sacaremos para ahorrar recursos.
Won't Have (No serán incluidas), Serán tenidas en cuenta en otro momento. No las descartamos definitivamente, solo de manera temporal o para el proyecto que tenemos en curso.