Diseñar una oficina segura ya no es opcional, es una necesidad estratégica. Desde la distribución de puestos de trabajo hasta la calidad del aire, cada decisión impacta directamente en la salud, el bienestar y el rendimiento de las personas. Aquí se explican los puntos clave para adecuar, distribuir y organizar los espacios de trabajo con criterios claros de distanciamiento y funcionalidad.
¿Por qué las oficinas dejaron de ser espacios sociales?
Las oficinas tradicionales funcionaban como puntos de encuentro y socialización. Esa dinámica cambió. Ahora la oficina es un espacio funcional donde las personas deben generar su mejor trabajo en condiciones seguras [01:07]. La Organización Mundial de la Salud, diversos gobiernos e incluso el MIT han recomendado distancias mínimas entre personas, que van desde metro y medio hasta cinco metros en ciertos contextos de entrenamiento médico [00:38].
Antes de definir cuántas personas deben estar en tu oficina, analiza tres variables fundamentales: la necesidad real de personas, el porcentaje de ocupación y tu capacidad instalada [01:30]. Se recomienda que esa capacidad no supere el 50 % [07:28], lo cual también mejora sustancialmente la calidad del aire interior.
¿Cómo organizar el acceso y la entrada a la oficina?
El recorrido de cada persona empieza antes de llegar al escritorio. Invita a tus colaboradores a usar sus propios vehículos y asegúrate de contar con suficientes espacios de estacionamiento [01:55]. Los administradores del edificio son aliados clave porque muchos ya están obligados a realizar controles de temperatura y registro de documentos en la entrada [02:10].
Usar herramientas tecnológicas como Envoy permite eliminar el uso de papel y lápiz, reduciendo puntos de contacto innecesarios [02:28]. Una vez dentro del edificio, el acceso por escaleras es preferible si la oficina está en plantas bajas, manteniendo distancia con otras personas. En el caso de los ascensores, se recomienda entrada escalonada y evitar el contacto directo con los botones [02:48].
¿Qué son los filtros de sanidad?
Al entrar a la oficina, conviene instalar un filtro de sanidad [03:09]: un área dispuesta para toma de temperatura y registro de datos. Se sugiere colocar un par de sillas retiradas como área de espera para personas que presenten síntomas o temperatura elevada [03:25]. Estos filtros reemplazan las antiguas salas de espera y las zonas comunes que, si no son vitales, conviene separar o anular por completo [03:42].
¿Cómo distribuir los puestos de trabajo y las zonas comunes?
Consultar con un arquitecto o experto en diseño de oficinas es fundamental para crear un layout adecuado [03:55]. Cuando dos personas quedan enfrentadas, se necesita una barrera física. Además, es vital definir la circulación del espacio: las personas no deberían cruzarse ni chocar en los pasillos [04:12].
- Marca las distancias de dos metros con cinta visible en el suelo.
- Organiza los puestos para facilitar las rondas de limpieza.
- Las herramientas y la silla deben ser de uso personal [04:42].
La técnica conocida como hot desk o hoteling permite que las personas reserven su lugar de trabajo por turnos [05:05]. Si manejas dos turnos (mañana y tarde), puedes designar puestos A y puestos B. En estos casos, habilita espacios para guardar objetos personales y evita que se compartan las sillas.
¿Son necesarias las barreras entre puestos?
Muchas leyes no exigen barreras si se cumple el distanciamiento mínimo. Sin embargo, más de dos metros es lo recomendable [05:30]. Cualquier inversión en este sentido se refleja en la salud y bienestar de los colaboradores.
Respecto a las salas de reuniones, prioriza las reuniones digitales por Zoom u otra plataforma [05:48]. Las reuniones presenciales requieren suficiente espacio, ventilación y en algunos casos barreras adicionales. Las zonas de comida deben separarse con barreras o mantener distancia amplia entre mesas [06:18].
¿Qué papel juega la calidad del aire?
El aire es un factor crucial. Se debe reciclar el aire constantemente: el aire viejo debe salir [07:40]. Si cuentas con aire acondicionado, programa momentos para darle más potencia, abre ventanas y mantén los filtros en buen estado.
Otros detalles prácticos que marcan la diferencia:
- Coloca tapetes sanitizantes en la entrada de cada zona de trabajo [08:06].
- Habilita un lugar para guardar la ropa del exterior [08:20].
- Mantén las puertas abiertas para reducir contacto con manijas [08:48].
- Controla la capacidad de los baños con trucos simples, como dejar un objeto personal junto a la puerta para indicar ocupación [09:00].
Finalmente, considera dos áreas especiales en tu oficina: un área de cuarentena donde alguien con síntomas pueda esperar de forma aislada, y un área de paquetes para desinfección y entrega sin contacto directo [09:28]. Cada inversión que realices en tus espacios se traduce en bienestar a largo plazo y mejor performance de tu equipo. ¿Ya comenzaste a proyectar tu nueva oficina? Comparte tus ideas y experiencias.
