Uso de herramientas tecnológicas en la reapertura de oficinas

La tecnología se ha convertido en el puente fundamental para retomar las actividades presenciales con seguridad. Desde aplicaciones móviles gubernamentales hasta sistemas que eliminan el contacto físico, las herramientas digitales están redefiniendo la forma en que las empresas gestionan sus espacios de trabajo. Conocer y adoptar estas soluciones marca la diferencia entre una reapertura burocrática y una transición ágil y productiva.

¿Cómo simplificar la burocracia de la reapertura con herramientas colaborativas?

El proceso de reapertura ha traído consigo una avalancha de políticas, formatos y trámites. En algunas partes del mundo se utilizan termómetros integrados a aplicaciones móviles que reportan los síntomas de salud de los empleados directamente a los responsables [01:00]. Aunque no todas las empresas llegarán a ese nivel, una alternativa práctica y accesible es Google Sheets, que permite mantener registros y evidencia sin sacrificar la productividad del equipo [01:24].

El primer paso es definir qué herramientas de colaboración y sincronización usará tu organización. Existen dos tipos de comunicación esenciales:

• Comunicación sincrónica: ocurre en tiempo real, como llamadas o videollamadas.
• Comunicación asincrónica: no requiere respuesta inmediata, ideal para documentar procesos.

Herramientas como Gmail, Slack, Notion y Monday cubren ambas necesidades [01:50]. La clave está en establecer políticas claras de uso: no todo requiere una videollamada y no todo mensaje en Slack necesita respuesta inmediata. Notion, por ejemplo, funciona como herramienta asincrónica excelente para documentar procesos y evitar la repetición de información [02:16].

¿Por qué migrar el archivo digital a la nube es prioritario?

Muchas personas dependen físicamente de su oficina para acceder a documentos. La solución es llevar ese archivo digital a la nube usando servicios como Google Drive [02:31]. Esta herramienta permite que equipos de administración y finanzas trabajen de manera colaborativa y mantengan sus documentos organizados.

En paralelo, el dinero físico debe dar paso al dinero digital para reducir el contacto. Si ya utilizas facturación digital y pagos electrónicos a proveedores, no retrocedas [02:55]. Existen múltiples servicios que ofrecen la misma funcionalidad sin necesidad de contacto presencial.

¿Qué soluciones existen para documentos legales y bienestar del equipo?

Uno de los mayores retos del trabajo remoto es la gestión de documentos legales y firmas digitales. Para esto, herramientas como HelloSign permiten firmar contratos y documentos sin presencia física [03:20].

Dos integraciones de Slack resultan especialmente útiles en este contexto:

• Polly: permite crear encuestas rápidas de salud o bienestar para el equipo [03:31].
• Donut: facilita la gestión de reuniones informales entre compañeros, orientadas a cuidar el bienestar mental y fortalecer vínculos que no estén relacionados con tareas laborales [03:39].

¿Cómo reducir el contacto físico al ingresar a la oficina?

El registro de entrada es un punto crítico por el nivel de contacto que implica. En Platzi se utiliza Envoy, una herramienta que permite registrarse sin tocar nada [03:58]. Envoy integra módulos para firmar NDAs, responder preguntas de salud y, lo más relevante, monitorear la capacidad de la oficina para no superar los porcentajes de ocupación definidos previamente [04:10].

La innovación también ha llegado a espacios inesperados como los ascensores, donde ahora es posible solicitar uno con el celular o incluso con el pie [04:28]. Para las puertas, el sistema Kisi permite abrirlas desde el teléfono sin contacto físico alguno [04:42].

¿Qué tendencias tecnológicas están acelerándose para las oficinas del futuro?

El ritmo de aceleración tecnológica es notable. Sistemas que controlan la cercanía entre personas ya son una realidad [05:00]. El concepto de hot desking, que se refiere a puestos de trabajo flexibles donde los empleados no tienen un escritorio fijo, estaba proyectado para crecer en tres años, pero ahora es una necesidad cotidiana [05:08].

Los sistemas biométricos y el manejo de accesos a través de pantallas de celular seguirán evolucionando rápidamente [04:52]. La tecnología no solo resuelve problemas de seguridad sanitaria, sino que transforma la manera en que concebimos el espacio de trabajo.

Si ya estás implementando alguna de estas herramientas o conoces otras soluciones, comparte tu experiencia con la comunidad.