¿Alguna vez te has lastimado un dedo y de repente eres muy consciente de cada tarea en tu día a día que lo involucraba? De repente te sientes inútil hasta para lavar los platos. Adecuar tu oficina para que sea "No Touch" es como encontrar la mejor curita impermeable justo cuando la necesitabas.
Después de abrumarte de noticias sobre COVID-19 y de tener la voz de Kardi B en tu cabeza gritando "coronavirus!", es imposible evitar ese sentimiento de restricción al volver a las oficinas. Sin embargo, no queremos que sientas limitaciones o angustia cuando regreses. Por el contrario, queremos que las puertas se abran frente a ti, literalmente.
Paso 1: Identifica
Recuerda que lo más importante es darle la posibilidad a tu equipo de trabajo para que pueda realizar todas sus tareas necesarias y seguir los protocolos que vas a instaurar sin tener que tocar algo para hacerlo. Se trata de evitar crear focos de contagio.
Tu primera misión es poner sobre la mesa todo el conocimiento que tienes sobre las vías de contagio. Flujo de personas, lineamientos de distanciamiento, factores de riesgo, ventilación y tiempo de contacto son apenas unas cuantas.
Crea un mapa mental de estas y el producto será un "minuto-a-minuto" de tu equipo de trabajo desde el momento en que ingresan a las instalaciones hasta su salida.
Con ese mapa en mano, identifica los lugares y procesos que son focos de contagio. Sobre ellas tomaremos acciones correctivas más adelante. No olvides que todo lo demás debe ser evaluado también y constantemente puesto bajo una lupa para acompañarlos con acciones de mejora.
Vas a saber que lo has hecho bien si te planteas un caso hipotético de contagio dentro de las instalaciones y las medidas que habrías tomado te dan la seguridad de que el impacto sea el más mínimo posible. Si no logras pasar tu investigación hipotética, sigue indagando y corrigiendo.
Acabas de identificar los cambios físicos y organizacionales que tendrás que hacer en las instalaciones. Ahora ponte en la tarea de buscar en el mercado para conseguir lo que necesites.
Paso 2: Planea
Todo va a tomar forma en la cotización, comparación de productos y reuniones con arquitectos. Arma un presupuesto por área y aplica los aprendizajes que te deja nuestra clase de presupuestos del Curso de Protocolos de Bioseguridad covid-19 para Empresas. Dependiendo del espacio con el que cuentas, puede ser un proceso muy costoso; pero tener mínimo tres cotizaciones distintas para el mismo producto te ayudará a evitar gastar de más.
Vas a necesitar hacer una investigación extensiva para encontrar las opciones que más se adecuen a ti. No sólo esto, sino que lo más importante es dejar listo un plan de contingencia para cuando cualquier inversión tecnológica o adecuación a las instalaciones falle.
Evalúa si es mejor para tu presupuesto cambiar de instalaciones o adecuar las existentes.
Sea cual sea tu decisión, te sugerimos armar tu propio plan de adecuaciones según la división del espacio y por fases para un regreso paulatino a las instalaciones.
¿Cómo funciona?
Vas a separar las instalaciones en distintas áreas, puede ser por colores, y asignar personal que únicamente transite en su área correspondiente. En tu "Master plan" de regreso contarás con un mayor flujo de caja si adecúas las instalaciones una área a la vez.
Paso 3: Ejecuta
El uso de la tecnología en tus oficinas es la clave para acompañar tus protocolos y hacer que tus registros no sean una carga para tu equipo de trabajo. Al fin y al cabo, de qué vale todo tu esfuerzo en crearlos si no se van a cumplir.
Ten en mente que el "minuto-a-minuto" de tu equipo de trabajo, el cual ya tienes identificado, implica un espacio idóneo y el uso adecuado de este. Para lo primero has establecido adecuaciones físicas, pero no sería nada sin un uso adecuado de las instalaciones. Ahí es donde entrará a actuar la cultura, los protocolos y la comunicación efectiva.
No todo se solucionará con la instalación de un gadget de última generación. No es necesario, por ejemplo, instalar un sistema de reconocimiento facial para abrir puertas si cuentas con unas pivotantes que se abren fácilmente con la punta del pie. Habrá más cosas a las cuales puedes darles un mayor uso como los smartphones de tu equipo de trabajo.
Dejar listos registros digitales para que cada quien los diligencie desde su dispositivo te eliminará por completo un gran foco de contagio. Piensa en que esto debería aplicar para cualquier proveedor externo también y facilitará el control de tareas como el de la desinfección y limpieza.
La explotación de recursos ya existentes en las instalaciones te podrá habilitar soluciones como Kinsa para registrar la temperatura a la entrada y salida o Kisi para el acceso a distintas áreas de la oficina y simultáneamente llevar el registro de quién ha ingresado. Es una mínima inversión con soluciones altamente efectivas.
Ya que tienes la guía para adecuar tus oficinas, no pierdas de vista que es primordial mantenerte informado y en una constante revisión de todo lo que implementaste. Nuestra habilidad de aprender de nuestros errores y adaptarnos es lo que nos permitirá seguir en pie.
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