Reabrir una oficina en medio de una crisis sanitaria exige mucho más que abrir las puertas. Requiere políticas de horarios claras, turnos escalonados y una cultura renovada donde la seguridad de cada persona sea la prioridad absoluta. Carolina Bautista, Facilities Manager en Platzi, explica paso a paso cómo diseñar jornadas laborales que protejan a empleados, familias y comunidades.
¿Por qué el distanciamiento social define las nuevas reglas de oficina?
El distanciamiento social es la herramienta más efectiva para frenar la dispersión de un virus [0:36]. Se sostiene en tres pilares:
- Evitar contacto con otras personas y superficies.
- Evitar aglomeraciones.
- Evitar la exposición a fluidos como estornudos o tos.
Este marco no es opcional: las empresas que lo ignoran enfrentan dos problemas costosos. El primero es el ausentismo [1:17], que no solo implica la ausencia del empleado enfermo, sino también la de quienes lo cuidan en casa. El segundo es el contagio, que puede extenderse rápidamente a familias, compañeros y la comunidad entera.
Por eso los gobiernos han implementado medidas de mitigación, y dentro de ellas los controles administrativos [1:55] son fundamentales. Estos controles consisten en modificar tareas, agregar protocolos nuevos y abrir los negocios de manera escalonada, siempre manteniendo las medidas de higiene. El uso de elementos de protección personal aparece como la última capa de defensa dentro de esa jerarquía.
¿Cómo medir el nivel de riesgo en tu operación?
Las empresas clasifican el riesgo según el tipo de contacto que exige cada actividad [2:24]. Debes preguntarte: ¿la gente toca superficies de forma constante o intensa? ¿Cuánto tiempo permanecen las personas expuestas? Esa evaluación determina cuán pronto puedes considerar una reapertura.
Algunos gobiernos han definido actividades esenciales que varían por país [2:47]. México, por ejemplo, creó un semáforo que indica por color y tipo de trabajo cómo se abrirá la economía progresivamente [3:01]. Instituciones como el Johns Hopkins han señalado que las empresas con menor contacto serán las primeras en reabrir [3:27].
¿Qué tipo de empresas necesitan volver primero?
Además de las actividades esenciales, hay empresas de manufactura que dependen de materiales que solo están en sus instalaciones [3:40]. Otras manejan información delicada o trabajan con comunidades específicas que requieren presencialidad. Para todas ellas, tener un lugar al que regresar es prioritario.
¿Cómo diseñar jornadas de trabajo eficientes y seguras?
La clave es pensar en trabajo por objetivos [4:05]. La hora-oficina tradicional deja de tener sentido cuando una tarea que antes tomaba ocho horas ahora se completa en cinco gracias al trabajo remoto. Ajustar las jornadas en beneficio de las personas no solo es posible, sino necesario.
Un mapa de jornada laboral adaptada debería contemplar estos puntos [4:32]:
- Entradas escalonadas en horarios donde el transporte público no esté congestionado.
- Posibilidad de dividir la jornada en turno de mañana y turno de tarde.
- Diseñar bloques donde el empleado entre, complete su trabajo presencial y regrese a casa para continuar de forma remota.
- Incluir horarios de limpieza antes y durante la jornada, algo que antes no se contemplaba [5:05].
- Definir horarios para lavado de manos y organizar turnos en los baños para evitar aglomeraciones.
El registro de entrada también cambia [5:24]. Ahora incluye toma de temperatura, posible documentación adicional o firmas. Si el edificio no lo exige, la oficina debe implementar su propio punto de control.
Es importante que los turnos de limpieza sean continuos y que el personal de aseo pueda cambiarse y prepararse sin cruzarse con otros empleados [5:42].
¿Cuántos días a la semana debería abrir la oficina?
Los ciclos de oficina definen los días semanales de presencialidad [5:55]. Algunos países están implementando esquemas de cuatro días en oficina y diez días en casa. Este formato permite un período de cuarentena suficiente para detectar síntomas antes de un nuevo ciclo presencial. También responde a una realidad: muchos empleados tienen hijos sin clases que necesitan cuidado en el hogar.
Cada organización debe definir qué días abrir, en qué turnos y cómo reservar esos horarios. La política resultante debe cumplir dos condiciones: ser eficiente y ser flexible para poder cerrar las oficinas nuevamente si la situación lo requiere [6:28].
¿Ya comenzaste a diseñar los horarios de reapertura en tu empresa? Comparte tu experiencia y las dudas que te surjan en los comentarios.
