Gestión de Comunicación en Crisis Empresariales

¿Cómo manejar la comunicación durante una crisis?

Expresar la información correcta durante una crisis es vital para la reputación y efectividad de una empresa. Las personas que interactúan con el público o medios externos deben estar preparadas para manejar esta situación de manera adecuada. Esto no solo evita malentendidos, sino que también ayuda a controlar la narrativa de la crisis. Veamos algunas recomendaciones esenciales para asegurar la efectividad y claridad en la comunicación.

¿Quién debe proporcionar información oficial?

Es crucial definir un equipo especializado en la gestión de la información durante una crisis. Este equipo debe estar entrenado para transmitir solo lo necesario a través de canales oficiales. Estas son algunas recomendaciones:

• Evitar que empleados no preparados den declaraciones, ya que las palabras incorrectas pueden escalar la crisis.
• Usar guiones preescritos para que las personas más consultadas, como personal de atención al cliente o administración, respondan de manera segura y uniforme.
• Limitar el acceso a los directorios de extensiones de teléfono y otros datos de contacto para evitar la difusión de información sensible.
• Restringir la publicación de información en redes sociales personales, optando siempre por un canal oficial.

¿Qué rol juegan los simulacros en la preparación?

Simular crisis es una práctica fundamental para estar preparados de manera efectiva. Aquí se encuentran algunos beneficios y consejos:

• Realizar simulacros dos veces al año, especialmente en empresas con alta rotación de personal.
• Involucrar a todos los niveles de la empresa en el simulacro para asegurarse de que cada persona sepa su rol.
• Evaluar los resultados del simulacro para identificar áreas de mejora.

¿Por qué es esencial la confidencialidad?

En situaciones de crisis, la información que se maneja puede ser muy sensible. La confidencialidad es imprescindible para proteger no solo la integridad de las víctimas, sino también la reputación de la empresa. Seguir estas pautas puede ser útil:

• Firmar acuerdos de confidencialidad con el personal involucrado en el manejo de la crisis.
• Mantener reuniones en espacios cerrados para evitar filtraciones de información.
• Enfatizar la importancia de no divulgar datos personales ni sensibles a los medios o el público.

¿Cómo preparar un buen contrato de confidencialidad?

Un contrato de confidencialidad bien estructurado es esencial para proteger a la empresa y las personas involucradas. Algunos puntos importantes incluyen:

• Protección del uso específico de la información, evitando su divulgación pública.
• Pautas claras para prevenir pérdida, robo o sustracción de documentos, tanto digitales como físicos.
• Especificar excepciones, dejando claro qué información es pública y cuál no, además de los roles y consecuencias legales que puede tener la divulgación inapropiada de la información.

Con la mira hacia adelante

Prepararse para una crisis implica no solo estar listo para actuar, sino también prevenir errores comunes que podrían escalar problemas. La comunicación eficaz es nuestra mejor herramienta, y una preparación adecuada, nuestro mejor aliada. Con cada simulacro, nos hacemos más fuertes y mejor preparados para enfrentar cualquier desafío. Recuerda, la clave está en el entrenamiento, la cohesión del equipo, y la claridad en la comunicación. ¡Sigue adelante, y nunca dejes de aprender!