Digitalización Estratégica de Documentos Empresariales
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Digitalización Estratégica de Documentos Empresariales
Ahora que conoces la importancia de la gestión documental y tienes un primer diagnóstico empresarial de esta necesaria transición digital, revisaremos qué documentos se pueden digitalizar. El organismo del gobierno colombiano adscrito al Ministerio de Cultura habla de aquellos expedientes híbridos que están conformados por documentos análogos y electrónicos que convergen en un mismo asunto, y por tanto mantienen ese vínculo archivístico(Archivo General de la Nación).
Importante: Si hoy tu empresa la rige otro gobierno es importante que revises estos organismos encargados del patrimonio documental del país.
¿Esto qué significa?
Cuando decides empezar a digitalizar tus archivos, puedes iniciar por la creación directa de documentos electrónicos o hacer la conversión de análogos a digitales, lo que implica un proceso adicional y el tiempo depende de los documentos en papel acumulados.
¿Qué podemos digitalizar?
En sí puedes convertir la mayoría de los documentos físicos a electrónicos como facturas, albaranes, contratos, informes, inventarios, registros, manuales o mapas ¡Pero no se trata de digitalizarlo todo!, sino de identificar la funcionalidad de dicho documento y seleccionarlo bajo criterios estratégicos.
Te compartimos esta infografía que te da el paso a paso desde la planeación documental que es lo que hemos visto hoy, hasta una fase archivista electrónica que es la finalidad hacia un plan de gestión documental.
Es tu turno, así que tómate un tiempo para identificar cuáles son esos documentos más importantes que tu empresa debe empezar a digitalizar, y compárteme en el sistema de discusión algunos de ese listado y por qué los seleccionaste.
En nuestra próxima clase haremos una introducción de las herramientas Word, Excel y PowerPoint para que te vayas familiarizando ¡Nos vemos!
Michelle Sabillon
Estudiante
Anibal Ariel Mauricio Paz
Estudiante
Rubén Vega
Estudiante
Alfonso Arévalo
Estudiante
Danitza Aguilar Soberón
Estudiante
David Hernando Lugo Latorre
Estudiante
María del Consuelo Irastorza Vázquez
Estudiante
Angela Estela Rubio Porras
Estudiante
Guillermo Alomia Monjaraz
Estudiante
Alejandro Ontiveros
Estudiante
Favian Andres Acevedo Velez
EstudianteRUTH LOURDES CUBIAS VILLALTA
EstudianteSofia Alejandra Violantes Tenorio
EstudianteJose camilo Hoyos montiel
Estudiante
José Mauricio Escobar Rodríguez
EstudianteElena Gómez
EstudianteÓscar Armando Pérez
Estudiante
Académica Nacional ESAM Escuela de Negocios
EstudianteRodrigo Cardozo
EstudianteJEINS JOHN MARIN BOCANEGRA
EstudianteContratos, Facturas, Clientes, Inventario...
Entre los documentos que consideramos deben siempre digitalizarse en nuestra empresa:
Yo comencé a digitalizar todo el conocimiento que obtengo, y los trabajos que hago en Drive y la verdad es que es una gran forma de tener todo a mano e ir editándolo sobre la marca.
Copias de rutas de entregas de delivery realizadas y firmadas por los motoristas diarias. Inventarios de productos que entran y que se suelen llenar a mano. Facturas y documentación para declaración de renta.
LOS DOCUMENTOS QUE DEBEMOS DIGITALIZAR SON:
Los documentos de talento humano que fisicamente ocupan mucho espacio porque se deben guardar muy bien por ser material sensible como datos personales de trabajadores retirados de años previos.
Cuando decides empezar a digitalizar tus archivos, puedes iniciar por la creación directa de documentos electrónicos o hacer la conversión de análogos a digitales, lo que implica un proceso adicional y el tiempo depende de los documentos en papel acumulados.
Que pasa si yo digitalizo todo un paquete si son de la misma persona
Actualmente estamos digitalizando la mayor parte de la documentación, no solo por eficiencia sino también por espacio en oficinas.
Documentos como:
Contratos de arrendamiento, contratos de mandato, cédulas de ciudadanía, inventario de entrega y recepción de apartamentos, facturas x pagar, cuentas de cobro de administraciones, certificados de tradición y libertad.
expedientes de créditos, expedientes judiciales.
Correspondencia, Actas, Inventarios, formularios.
Se tuvo a bien digitalizarlos para tener un mecanismo de respaldo adicional en caso de necesitar los documentos en cuestión. Además de facilitar su acceso cuando sean requeridos.
Informes de novedades, informe de actividades y actas
Jose, estás listando documentos operativos, pero la digitalización estratégica no trata de convertir papel en PDF, sino de capturar datos que impulsen decisiones.
Antes de decidir qué digitalizar, pregúntate: ¿qué valor real extraerías de esos informes si pudieras cruzar sus datos automáticamente en lugar de solo leerlos?
1.Contratos con clientes y proveedores Por qué:
Son la base de obligaciones legales y comerciales.
Al digitalizarlos se facilita su trazabilidad, control de acceso y preservación a largo plazo (con metadatos como fechas, versiones, firmas).
Un expediente electrónico por contrato permite mantener el vínculo archivístico entre ofertas, anexos, modificaciones y comunicaciones.
2.Facturas y comprobantes fiscales Por qué:
Son documentos de apoyo que, aunque no siempre integran series documentales formales, son críticos para auditorías y obligaciones tributarias.
Su digitalización evita pérdidas, permite búsqueda rápida por periodo o monto, y facilita la digitalización desde análogos (si aún hay papel).
3.Expedientes de personal (hojas de vida, contratos laborales, evaluaciones) Por qué:
Contienen información sensible y de largo plazo (conservación histórica y legal).
Deben cumplir con fases de planeación documental (qué se captura, quién accede) y metadatos descriptivos (cargo, fechas, área).
Un expediente híbrido puede coexistir si hay documentos análogos originales.
4. Actas de juntas directivas o comités Por qué:
Son evidencia de decisiones estratégicas y requieren firma electrónica y control de acceso riguroso.
Su digitalización asegura que no se deterioren con el tiempo y se integren al expediente electrónico del asunto correspondiente (ej. aprobación de un proyecto).
5. Permisos, licencias o certificados oficiales Por qué:
Suelen ser documentos nativos electrónicos emitidos por entidades públicas.
La empresa debe conservarlos con metadatos de trazabilidad (fecha de emisión, vigencia, entidad emisora) y asociarlos a expedientes de cumplimiento normativo.
Evita la duplicación innecesaria de copias en papel.
minutas, contratos, cartas, boletines, asistencias, facturas y evidencias, son algunos de los documentos que se tienen en físico y también deben estar en la nube para mejor gestión
Contratos, Facturas,
¿Cómo logro que un escaneo sea editable?
Para lograrlo necesitas utilizar tecnología OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres). Imagina que tomas una fotografía de un contrato; un escáner tradicional solo guarda esa imagen plana, como si fuera un lienzo pintado. Si intentas borrar o cambiar una palabra, no podrás hacerlo. El software OCR actúa como un traductor inteligente: analiza las formas de las letras en esa imagen y las convierte en caracteres de texto reales. Gracias a esto, puedes extraer números de facturas, fechas o párrafos completos y llevarlos directamente a programas como Word o Excel para modificarlos, ahorrando cientos de horas de transcripción manual.
Documentos seleccionados para digitalización en la empresa
Después de analizar la importancia de la gestión documental y considerando aspectos legales, funcionales y de confidencialidad, se identificaron los siguientes documentos como prioritarios para iniciar el proceso de digitalización
¿Por qué se seleccionaron estos documentos?
Conclusión
No se trata de digitalizar todos los documentos, sino de priorizar aquellos que aportan mayor valor a la empresa. Este proceso permite optimizar la gestión de la información, reducir el uso de papel y avanzar hacia una transformación digital organizada y segura.
informes, planillas, actas de capacitacion