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Digitalización Estratégica de Documentos Empresariales
Ahora que conoces la importancia de la gestión documental y tienes un primer diagnóstico empresarial de esta necesaria transición digital, revisaremos qué documentos se pueden digitalizar. El organismo del gobierno colombiano adscrito al Ministerio de Cultura habla de aquellos expedientes híbridos que están conformados por documentos análogos y electrónicos que convergen en un mismo asunto, y por tanto mantienen ese vínculo archivístico(Archivo General de la Nación).
Importante: Si hoy tu empresa la rige otro gobierno es importante que revises estos organismos encargados del patrimonio documental del país.
¿Esto qué significa?
Cuando decides empezar a digitalizar tus archivos, puedes iniciar por la creación directa de documentos electrónicos o hacer la conversión de análogos a digitales, lo que implica un proceso adicional y el tiempo depende de los documentos en papel acumulados.
¿Qué podemos digitalizar?
En sí puedes convertir la mayoría de los documentos físicos a electrónicos como facturas, albaranes, contratos, informes, inventarios, registros, manuales o mapas ¡Pero no se trata de digitalizarlo todo!, sino de identificar la funcionalidad de dicho documento y seleccionarlo bajo criterios estratégicos.
- Revisa los documentos y selecciona los que se van a digitalizar con base en un análisis legal y funcional.
- Quienes hagan parte del proceso, deben reservar la confidencialidad de los datos adscritos en cada documento seleccionado. Identificar cuáles contienen datos sensibles.
- Escanear los documentos evita reescribir la información en formato físico.
- Para que el escaneo no se quede solo en imágenes, debe realizarse con softwares especializados como los OCR (Optical Character Recognition), que permiten en sí tomar esas imágenes para convertirlas en texto (número de factura, fechas). Datos que posteriormente podrán utilizarse en Word o Excel por ejemplo.
Te compartimos esta infografía que te da el paso a paso desde la planeación documental que es lo que hemos visto hoy, hasta una fase archivista electrónica que es la finalidad hacia un plan de gestión documental.
Es tu turno, así que tómate un tiempo para identificar cuáles son esos documentos más importantes que tu empresa debe empezar a digitalizar, y compárteme en el sistema de discusión algunos de ese listado y por qué los seleccionaste.
En nuestra próxima clase haremos una introducción de las herramientas Word, Excel y PowerPoint para que te vayas familiarizando ¡Nos vemos!