Digitalización Estratégica de Documentos Empresariales
Contenido del curso
Digitalización Estratégica de Documentos Empresariales
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Ahora que conoces la importancia de la gestión documental y tienes un primer diagnóstico empresarial de esta necesaria transición digital, revisaremos qué documentos se pueden digitalizar. El organismo del gobierno colombiano adscrito al Ministerio de Cultura habla de aquellos expedientes híbridos que están conformados por documentos análogos y electrónicos que convergen en un mismo asunto, y por tanto mantienen ese vínculo archivístico(Archivo General de la Nación).
Importante: Si hoy tu empresa la rige otro gobierno es importante que revises estos organismos encargados del patrimonio documental del país.
¿Esto qué significa?
Cuando decides empezar a digitalizar tus archivos, puedes iniciar por la creación directa de documentos electrónicos o hacer la conversión de análogos a digitales, lo que implica un proceso adicional y el tiempo depende de los documentos en papel acumulados.
¿Qué podemos digitalizar?
En sí puedes convertir la mayoría de los documentos físicos a electrónicos como facturas, albaranes, contratos, informes, inventarios, registros, manuales o mapas ¡Pero no se trata de digitalizarlo todo!, sino de identificar la funcionalidad de dicho documento y seleccionarlo bajo criterios estratégicos.
Te compartimos esta infografía que te da el paso a paso desde la planeación documental que es lo que hemos visto hoy, hasta una fase archivista electrónica que es la finalidad hacia un plan de gestión documental.
Es tu turno, así que tómate un tiempo para identificar cuáles son esos documentos más importantes que tu empresa debe empezar a digitalizar, y compárteme en el sistema de discusión algunos de ese listado y por qué los seleccionaste.
En nuestra próxima clase haremos una introducción de las herramientas Word, Excel y PowerPoint para que te vayas familiarizando ¡Nos vemos!
Rubén Vega
Yo comencé a digitalizar todo el conocimiento que obtengo, y los trabajos que hago en Drive y la verdad es que es una gran forma de tener todo a mano e ir editándolo sobre la marca.
Alfonso Arévalo
Copias de rutas de entregas de delivery realizadas y firmadas por los motoristas diarias. Inventarios de productos que entran y que se suelen llenar a mano. Facturas y documentación para declaración de renta.
Danitza Aguilar Soberón
LOS DOCUMENTOS QUE DEBEMOS DIGITALIZAR SON:
David Hernando Lugo Latorre
Los documentos de talento humano que fisicamente ocupan mucho espacio porque se deben guardar muy bien por ser material sensible como datos personales de trabajadores retirados de años previos.
María del Consuelo Irastorza Vázquez
Cuando decides empezar a digitalizar tus archivos, puedes iniciar por la creación directa de documentos electrónicos o hacer la conversión de análogos a digitales, lo que implica un proceso adicional y el tiempo depende de los documentos en papel acumulados.
AMILCAR FLORES TORRES
las SERIES documentales que he identificado deben ser digitalizadas son:
EXPEDIENTES DE PERSONAL
ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO
INFORMES CONTABLES
entre otros
Jorge Alexander Velásquez Deleón
excelente informacio deben guardarse facturas, documentos legales, y otros que requieran especial cuidado, como titulos valores.
Angela Estela Rubio Porras
Que pasa si yo digitalizo todo un paquete si son de la misma persona
Guillermo Alomia Monjaraz
Alejandro Ontiveros
Actualmente estamos digitalizando la mayor parte de la documentación, no solo por eficiencia sino también por espacio en oficinas.
Documentos como:
Favian Andres Acevedo Velez
Contratos de arrendamiento, contratos de mandato, cédulas de ciudadanía, inventario de entrega y recepción de apartamentos, facturas x pagar, cuentas de cobro de administraciones, certificados de tradición y libertad.
Mario Ernesto Chavarría Virula
Documentación legal
Karen Viviana Victoria Montes
Hola para todos para mi en mi caso puntual, lo mejor para mi empresa digitalizaría facturas, recibos , inventarios importantes, documentos importantes para la empresa para mantener su vida util.
REBECA ARABIA
En mi área digitalizaría expedientes clínicos
RUTH LOURDES CUBIAS VILLALTA
expedientes de créditos, expedientes judiciales.
Laura Camila Aragón Vizcaya
Inventario, Lista de proveedores, pedidos, facturas y clientes
María Ignacia Martínez de Romero
Los documentos mas importantes, son aquellos que conllevan alguna responsabilidad para las empresas involucradas, que adquieren compromisos y obligaciones, que surten efectos futuros.
Es muy interesante esta tematica se enfoca en lo general, en prever los pro y contra, ademas de medir el nivel de impacto que este proceso tandrá durante su implementacion.
Angelina del Carmen Rojas Sanchez
Mi oponion es que yo digitalizara contratos, facturas,inventarios,manuales estos porque son documentos importantes para una organizacion
