Diagnóstico y Planificación para la Digitalización Documental Empresarial
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Diagnóstico y Planificación para la Digitalización Documental Empresarial
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Si no has iniciado un proceso de transición digital en tu empresa, no te preocupes, lo más importante es saber por dónde arrancar.
Para adoptar nuevas tecnologías y, como ya lo tienes claro, optimizar tus recursos y procesos, debes partir por lo que llamaremos un diagnóstico para saber cómo se encuentra tu empresa y diseñar un plan de digitalización con unos objetivos claros que pueden estar direccionados hacia el mejoramiento del tiempo, acceso, comunicación, toma de decisiones o posicionamiento empresarial.
Eso sí recuerda, que no se trata de adoptar un nivel de digitalización documental sin motivo alguno, debe establecerse un plan. Cada documento y proceso de gestión deben estar relacionados y tener una razón de ser.
Te invito a que te tomes un momento para pensar cuál es la principal documentación que maneja tu empresa y la funcionalidad de la misma; si hay una clasificación documental y qué trazabilidad tiene con cada unidad administrativa.
Ahora imagina esta dinámica desde un ámbito digital; cómo imaginas esa estructura, la accesibilidad de los documentos y la integralidad de los mismos desde un entorno controlado y seguro ¿Cuál sería el principal impacto?
Ponlo en práctica
Iniciaremos con un diagnóstico basado en la digitalización documental. Puedes encontrar más preguntas en internet para ahondar en un diagnóstico empresarial general, hacer test en línea o contratar una asesoría externa para que te acompañe en el proceso. Aquí algunas con las que puedes iniciar y hacerlas con cada una de las áreas, y si hay un responsable del área de tecnología sería lo ideal:
Importante. La gestión documental no se trata solo del orden de los documentación y datos, sino la consecuencia de su sistematización.
Un negocio con su documentación clave en el sistema sabrá con mayor efectividad, por ejemplo, cuánto ha vendido, el producto que más vende y la fecha próxima a acabarse dicho producto, lo cual agiliza la comunicación y entrega del distribuidor, y reduce gastos en un almacenamiento físico. También al aplicar descuentos, puede hacerlo a todos los productos, (por ejemplo del 10%) si así lo desea y no tener que etiquetar uno a uno.
En la próxima clase aprenderás cuáles documentos se pueden digitalizar, y qué herramientas utilizar cuando cuentas con la mayoría en formato físico.
Deja tus comentarios en el sistema de discusión acerca de las primeras impresiones de tu empresa al responder las preguntas del diagnóstico documental ¡Te leeré!
Fátima Magdalena Aragón Cárcamo
Anibal Ariel Mauricio Paz
Estifani Rivas
José María Carbonell de Sena
Alejandro Ontiveros
MARIA TERESA PANIAGUA RIVERA
Víctor Carlos Perea Cabarcas
Edison Johan Bernal Muñoz
Jose Guillermo Niño
Lourdes Beatriz Mendez de Cruz
Alvaro Mendoza
AMILCAR FLORES TORRES
María Ignacia Martínez de Romero
Marisa Abigail Serrano Vega
Jenniffer Alejandra Jacinto Campos
Jose camilo Hoyos montiel
José Mauricio Escobar Rodríguez
Rodrigo Cardozo
JOSE ALEXANDER MESA MORENO
Amilcar Ulises Flores Torres
En nuestro caso realmente aunque ya no manejamos ninguna información en papel, todas las bases de datos de clientes y de información para el funcionamiento de la empresa se encuentra guardada en el disco duro de la computadora. Ahora leyendo la información anterior, me doy cuenta que en caso de que la computadora llegue a fallar en algún momento probablemente toda esa información se pierda. Tenemos mucho que aprender para poder organizar correctamente la información tanto de la empresa como de nuestros clientes.
En nuestro ocaso, como oficina de abogados, una parte de nuestra documentación está en físico, pero cada vez más tratamos de manejar documentación digital y por protocolo todo documento físico se digitaliza. Utilizamos Gsuite Business y la app contable Alegra.
Importante. La gestión documental no se trata solo del orden de los documentación y datos, sino la consecuencia de su sistematización.
TTrabajo en una fundación que atiende a personas con discapacidad mental acompañándolos en un proceso de rehabilitación mediante cursos, talleres y atención personalizada para capacitarlos hasta su plena integración laboral. Manejamos diversa documentación en papel (control asistencia, expedientes y documentación de proyectos, etc., sin contar con la documentación administrativa común de cualquier empresa. Por otra parte, introducimos información de seguimiento, y otra, directamente al ordenador en formato Word o Excel, y en este caso, en cada departamento se organiza de una manera distinta. Algunos crean una estructura de directorio por año/meses, y dentro de cada mes, otro directorio con cada localidad y proyecto. Otros lo hacen al revés, crean un directorio por cada proyecto o área, luego por población y programa, y dentro de cada programa por meses… Y hay fichas de usuarios duplicadas, porque un usuario puede estar en más de un programa, y cada programa que financia una entidad, requiere su propia documentación… Cuando tenemos que hacer la memoria o el proyecto del años siguiente, tenemos que ir contando, los usuarios que se han incorporado, los que han promocionado, los que han abandonado… mil datos que si tuviéramos un software de gestión (lástima que no seamos una actividad más normalizada como una peluquería o un comercio, donde hay miles de programas ad hoc con cierto grado de personalización) los obtendríamos “pulsando una tecla “
Actualmente estoy trabajando en una empresa digital y remota.
Gracias
En mi empresa estamos graves. Se usa la suite de MS Office principalmente, la información que se comparte con el cliente está en Google Drive y el resto en los discos duros de cada profesional. No hay una base de datos centralizada y las medidas de seguridad son mínimas, básicamente la clave de cada usuario
El orden de la documentación y los datos que son de suma importancia parta cualquier empresa
si cuento con herramientas
Actualmente se almacenan en nube es más facil el administrarlo
no
cuenta con medidas de seguridad extrictas para el manejo de información sensible
Muchas veces las empresas no le dan la importancia necesaria y esto hace que la información se pierda. En día es fácil, llevar todo digitalizado, aunque la información caduque por antigüedad, te quedan los respaldos por cualquier reclamo
Es interesante al realizar el diagnostico porque indica realmente en que estado se encuentra la informacion documental de la empresa, a travez del foda, permitiendo la toma desiciones respecto de cual es la informacion que realmente se debe seleccionar, si se tiene almacenada la informacion pero no hay un estricto orden y bases de datos consolidadas. en cuanto a la digitalizacion documental en mi empresa hay muchos avances positivos en lo relativo a la digitalizacion documental.
En nuestro caso realmente aunque ya no manejamos ninguna información en papel, todas las bases de datos de clientes y de información para el funcionamiento de la empresa se encuentra guardada en el disco duro de la computadora. Ahora leyendo la información anterior, me doy cuenta que en caso de que la computadora llegue a fallar en algún momento probablemente toda esa información se pierda. Tenemos mucho que aprender para poder organizar correctamente la información tanto de la empresa como de nuestros clientes.
En mi trabajo utilizamos herramientas de Microsoft, la información se guarda en un sistema especializado y el equipo de tecnología se esfuerza por mantener segurosos accesos de redes
Considero que centralizar los documentos relacionados con inventarios, abastecimiento y solicitudes logísticas tendría el mayor impacto inmediato, ya que permitiría mejorar el control de recursos, agilizar tiempos de respuesta y facilitar la trazabilidad de los procesos dentro de la unidad.
Ese es un blanco perfecto, Jose. Al atacar el ciclo de abastecimiento, no solo ordenas papeles; estás reduciendo la fricción en la cadena de mando. La trazabilidad es lo que convierte un archivo estático en una herramienta de toma de decisiones.
Ahora, si tuvieras que mapear ese flujo de inventarios hoy, ¿qué cuello de botella específico crees que se rompería primero al digitalizarlo?
Diagnóstico documental rápido – Empresa “DistriOffice S.A.S.”
70% en discos duros de cada PC.
20% en USB y discos externos (sin control de versiones).
10% en la nube (algunos archivos en Google Drive, pero sin estructura).
Archivo físico: contratos, facturas firmadas, actas (3 archivadores).
📌 Impresión: “No sabemos con certeza dónde está la última cotización del cliente X, y a veces imprimimos el mismo correo 3 veces”.
Antivirus en cada PC.
Contraseñas en Windows (pero las comparten entre empleados).
Copias de seguridad semanales a un disco duro externo (lo hace el auxiliar administrativo).
No hay protocolo de bajas de equipo ni control de acceso por roles.
📌 Impresión: “Sabemos que un ataque de ransomware o un incendio en la oficina nos dejaría sin datos clave durante semanas”.
Reflexión después del diagnóstico (lo que compartiría en el sistema de discusión) *“Al responder estas preguntas, me di cuenta de que nuestra ‘gestión documental’ es solo un intento de ordenar archivos sueltos. No hay sistematización. Por ejemplo, podemos saber cuánto vendimos a un cliente si buscamos en 3 correos + 1 factura en PDF + un Excel. Pero no podemos saber en tiempo real el producto más vendido ni su inventario real, porque cada área maneja su propio registro.
El mayor reto no es escanear papeles, sino definir una sola fuente de verdad para cada tipo de documento.
Decidimos empezar digitalizando contratos y facturas de los últimos 2 años, y crear un expediente electrónico por cliente. Luego, migraremos el Excel de clientes a una base de datos simple (Airtable o similar).
La sorpresa positiva: La mayoría de nuestros documentos actuales ya son electrónicos, pero están desorganizados. El papel solo representa el 15% del total. El problema es de arquitectura de la información, no de escáner.”*
¿Qué sigue para esta empresa? Siguiendo el material de tu PDF (fases de planeación documental y metadatos), el próximo paso sería:
Identificar series documentales críticas (clientes, compras, nómina).
Asignar metadatos mínimos (fecha, responsable, tipo, cliente asociado).
Elegir una herramienta (podría ser un gestor documental en la nube como Google Drive con carpetas+etiquetas, o un software como DocuWare, OpenKM, o incluso SharePoint).
Capacitar en reglas de nombrado de archivos y versionado.
Al realizar el diagnóstico documental en la empresa, se evidenció que gran parte de la información aún se maneja de forma tradicional, principalmente en archivos físicos y algunos documentos digitales almacenados en dispositivos como USB o computadores personales. Aunque se cuenta con herramientas ofimáticas básicas como procesadores de texto, hojas de cálculo y correo electrónico, no existe una integración entre estas ni una base de datos centralizada que permita una gestión eficiente de la información.
En cuanto a la organización documental, se observa que no hay una clasificación clara ni una trazabilidad definida entre las diferentes áreas, lo que dificulta el acceso oportuno a los documentos y puede generar pérdida de información o duplicidad de archivos. Además, las medidas de seguridad son limitadas, ya que no se cuenta con protocolos establecidos ni con sistemas que garanticen la protección de los datos.
Al imaginar esta dinámica en un entorno digital, se proyecta una estructura más organizada, con documentos clasificados por áreas y accesibles desde una plataforma centralizada en la nube, lo que permitiría mayor control, seguridad y rapidez en la consulta de la información. La trazabilidad sería más clara, facilitando el seguimiento de cada documento desde su creación hasta su uso final.
El principal impacto de esta transformación digital sería la optimización de los procesos, la reducción de tiempos en la búsqueda de información, la mejora en la toma de decisiones y el fortalecimiento de la seguridad de los datos. Además, contribuiría a disminuir el uso de papel y los costos asociados al almacenamiento físico.
Contamos con archivo físico y digital
por el momento esta en creacion un software
Amilcar, entiendo que tu software está en creación. Para la digitalización documental, es clave realizar un diagnóstico inicial. Esto te ayudará a entender el estado actual de tu empresa y a diseñar un plan con objetivos claros, como mejorar el acceso o la toma de decisiones. Recuerda que cada paso debe tener una razón de ser.