Delegar de forma efectiva empieza por priorizar con criterio. Aquí aprenderás a usar la matriz de Eisenhower y el Principio de Pareto (80/20) para enfocarte en lo urgente e importante, agendar lo estratégico con time boxing, delegar lo operativo y eliminar lo que no aporta. Con una simple tabla de quién, qué, cuándo, crearás accountability sin burocracia.
¿Cómo priorizar con la matriz de Eisenhower para delegar mejor?
La matriz clasifica tus pendientes por dos ejes: importancia y urgencia. Así decides qué hacer ahora, qué agendar, qué delegar y qué eliminar. Al practicarla semanalmente, disminuyen los bomberazos y aumenta tu control de la agenda.
¿Qué hacer con lo importante y no urgente?
- Agendar en calendario con time boxing para proteger el tiempo estratégico.
- Tratar como tareas de líder: requieren tu criterio y enfoque.
- Revisar semanalmente para evitar que migren a urgentes.
¿Cómo reducir los “bomberazos” (importante y urgente)?
- Resolver de inmediato con prioridad máxima.
- Ejecutar tú, con apoyo del equipo si hace falta.
- Prevenir: si hay demasiados, falta planeación y revisión semanal.
¿Qué delegar y qué eliminar?
- Delegar lo no tan importante pero urgente: asigna a alguien del equipo y reserva un espacio breve para revisión y entrega en tiempo y forma.
- Eliminar lo no urgente y no importante: si lleva semanas o meses sin avanzar, sácalo de la lista sin culpa.
Acción práctica.
- Lista completa de pendientes.
- Clasificación por cuadrante.
- Resultado típico: menos tareas propias, más tareas delegadas, más tareas agendadas, varias eliminadas y solo unas pocas para hoy.
- Hábito semanal para mantener claridad y foco.
¿Por qué el principio de Pareto (80/20) cambia tu enfoque?
El 80% de tus resultados proviene del 20% de tus actividades. Enfocarte en ese 20% acelera objetivos y evita dispersión.
Ejemplo práctico.
- En áreas comerciales, priorizar contacto directo con potenciales clientes donde están.
- Caso citado: asistir a congresos médicos rinde más por el networking con la audiencia y con patrocinadores que correos o llamadas en frío.
Aplicación inmediata.
- Identifica tu 20% clave: actividades que realmente mueven la aguja.
- Asegura tiempo protegido con time boxing.
- Usa la matriz para quitar ruido: delega u elimina el 80% restante.
¿Cómo crear accountability con la tabla quién, qué, cuándo?
Una tabla simple evita confusiones y compromete acciones claras sin burocracia. Úsala en cada interacción con tu equipo cuando definan un plan de acción.
Cómo implementarla.
- Quién: responsable directo de la actividad.
- Qué: descripción concreta y verificable.
- Cuándo: fecha de entrega específica.
Buenas prácticas.
- Decirlo en voz alta y dejarlo por escrito.
- Mantenerlo visible hasta la entrega.
- Revisar avances brevemente, sin minutas complejas.
¿Te gustaría compartir cómo aplicas la matriz de Eisenhower, el 80/20 o la tabla de quién, qué, cuándo con tu equipo? Cuéntalo y conversemos sobre mejoras prácticas.
