Gestión efectiva del correo electrónico

Antes de comenzar, es importante mencionar que tener la bandeja de entrada limpia no es sinónimo de productividad. Sin embargo, es fundamental saber gestionar el correo electrónico de manera efectiva y productiva para contactar a los terceros de una startup.

Qué es gestionar efectivamente el correo electrónico

Gestionar adecuadamente nuestro correo electrónico significa tener un sistema definido y efectivo para interactuar con los Stakeholders que nos contactan por allí, sin desviar la energía de nuestras prioridades.

Cómo gestionar efectivamente tu correo electrónico

Las distintas cosas que debemos tener en cuenta para gestionar de manera efectiva nuestro correo electrónico y no tener una adicción al mismo, que signifiqué un obstáculo en nuestro camino, son las siguientes.

Separa tu buzón de correo electrónico personal y laboral

Poner una línea clara entre el correo personal y el correo profesional es crucial. Esto nos ayudará a evitar generar ruido en ninguna de las áreas con información que no pertenezca a dicha categoría, lo que nos permitirá ser más eficientes y enfocados.

Además, tener un correo profesional es una excelente manera de dar un sentido de pertenencia a los nuevos integrantes de nuestra startup.

Lee cada correo electrónico solo una vez

Cada vez que demos respuesta a un correo electrónico, es importante que el asunto pueda dar el suficiente contexto para que la persona nos conteste. Además, el cuerpo del correo debe ser breve, sencillo, sin errores ortográficos o gramaticales.

Realiza seguimiento

Es importante recordar que no todas las personas saben gestionar su correo electrónico. El seguimiento es una buena manera de ayudar a estas personas a cerrar ventas o recordar actividades prioritarias.

Programa respuestas automáticas

Una respuesta automática nos ayudará en gran medida a dar información acerca de nuestra no disponibilidad en determinado momento o promocionar algún evento. Para crear nuestras respuestas automáticas podemos apoyarnos en las configuraciones de Slack, Gmail y demás herramientas que utilicemos.

Ejemplo de respuesta automática: "Estamos organizando nuestra conferencia anual, únete a ella y consigue una entrada con descuento aquí."

No hagas spam

No envíes información o promociones a personas que no estén interesadas o que simplemente no tengan relación con la marca o los intereses que se están promocionando. Esto creará ruido, daño a la marca y afectará la productividad.

Crea un sistema para organizar tu correo electrónico

Un sistema de colores que podríamos usar en nuestra startup para la clasificación y organización de nuestro correo podría ser el siguiente:

• Naranja: Espera de respuesta o seguimiento.
• Rojo: Algo de vital importancia que debes resolver en las próximas 24 horas.
• Azul: Medio de comunicación y relaciones públicas.

Por qué gestionar el correo electrónico

La gran razón por la que debemos saber organizar y gestionar nuestro correo electrónico es porque de esta manera podremos enfocar nuestras energías en lo importante sin preocuparnos por los correos y sin perdernos las oportunidades que nos puedan llegar por esta vía de comunicación.

Contribución creada con los aportes de: Ismael H (Platzi Contributor).