Automatiza notas de una reunión

¿Y si tus transcripciones de reuniones se procesaran solas? Automatizar transcripciones de reuniones con inteligencia artificial te permite conectar Claude o ChatGPT con tus herramientas de trabajo para extraer tareas, actualizar tu CRM y enviar correos sin intervención manual. Esta guía es para quienes usan grabaciones de reuniones y quieren dejar de perder tiempo procesándolas a mano.

La transcripción por sí sola no dice nada. Es una buena fuente de conocimiento, pero el valor real aparece cuando la transformas en algo accionable: una tarea, un correo, una propuesta comercial. Y aquí viene lo interesante: eso puede pasar de forma automática.

¿Cómo conecto Claude o ChatGPT con mis herramientas de trabajo?

Tanto Claude como ChatGPT permiten conectarse a cientos de herramientas por separado a través de conectores. La idea es que la IA funcione como intermediario: toma la información de una transcripción, la procesa y la lleva a otro lado [00:36].

En el ejemplo de la clase, Claude tiene conectadas varias herramientas de uso diario:

• Granola, para extraer la data de las reuniones.
• HubSpot, como CRM o software de gestión de clientes.
• Gmail, para enviar correos.
• Todoist, para registrar tareas.

La invitación es explorar la sección de administrar conectores dentro de Claude, o la parte de aplicaciones en ChatGPT, para ver qué herramientas de tu día a día puedes enlazar [01:00].

¿Qué es un conector en Claude o ChatGPT? Es un enlace que permite a la IA leer o escribir información en una herramienta externa, como tu CRM, tu correo o tu app de tareas, sin salir de la conversación.

¿Qué le puedo pedir a la IA con las transcripciones?

El ejemplo concreto fue pedirle a Claude que buscara en Granola las reuniones de la última semana y media, detectara las tareas, las priorizara y creara las tres más importantes en Todoist con estado doing [01:40].

El resultado: Claude detectó propuestas comerciales pendientes, coordinaciones y grabaciones de cursos, propuso las tres tareas prioritarias y, tras la confirmación, las creó en el inbox de Todoist con prioridad, una nota de contexto y la etiqueta reunión [03:16].

La gracia no está en anotar una tarea, eso es rápido. Está en el tiempo que te ahorras al no revisar manualmente todas las notas de reuniones que no siempre tienes hueco para leer [03:44].

¿Cómo dejo estos flujos funcionando de forma automática?

Tanto ChatGPT como Claude ofrecen tareas programadas. Puedes dejar un flujo configurado para que se ejecute en cierto momento del día y con determinada frecuencia [04:11].

El único requisito: la aplicación debe estar abierta en tu computador cuando llegue ese momento. Aun así, es muy útil porque empieza a automatizar tareas repetitivas.

¿Qué son las tareas programadas en Claude o ChatGPT? Son flujos que la IA ejecuta sola en un horario y frecuencia definidos, siempre que la aplicación esté abierta. Sirven para automatizar acciones repetitivas.

¿Cómo diseño el flujo de una reunión comercial?

Piensa en una reunión del equipo de ventas. Lo que sigue es procesarla, algo que normalmente harías a mano. De esa reunión pueden desprenderse varias acciones [04:50]:

1. Actualizar la data en el CRM.
2. Programar un mail de seguimiento después de X días.
3. Crear una propuesta comercial.
4. Enviar esa propuesta.

Si eres capaz de dibujar el flujo de tu trabajo, puedes entender cómo convertirlo en distintos prompts o en combinaciones de herramientas. Después de ese mapa mental viene la parte automática.

¿Qué herramientas uso para automatizar transcripciones?

Para llevar esto más allá de la IA conversacional, existen herramientas de automatización como Zapier, n8n y Make [05:40]. Con ellas defines nodos que disparan acciones en cadena.

Un ejemplo de flujo automatizado sería:

• Cada 15 minutos, revisar la aplicación de toma de notas o una carpeta en Google con los resúmenes de reuniones.
• Al detectar algo nuevo, procesar la reunión con inteligencia artificial.
• Extraer la data nueva y actualizar la oportunidad en el CRM.
• Dejar programado un mail de seguimiento en el correo.
• Crear la propuesta comercial y mostrártela antes de enviarla.

Y como este, puedes armar distintos flujos según el tipo de tarea [06:36].

¿Todas las reuniones siguen el mismo flujo?

No. Antes de automatizar, pregúntate qué tipo de información estás utilizando, porque cada naturaleza de reunión pide un flujo distinto [06:45]:

• Reuniones comerciales, que van por el flujo de ventas anterior.
• Reuniones de carácter documental, para crear un segundo cerebro: extraer el conocimiento clave y registrarlo en apps de notas como Notion, Obsidian o Evernote como base de consultas.
• Reuniones con acción asociada, como enviar un correo, crear un reporte o evaluar algo. Por ejemplo, transcripciones de evaluación de desempeño de las que sacas un informe.

Lo esencial es tener claro el proceso transformativo: cuáles son los inputs y cuáles los outputs esperados. Con eso claro, la herramienta que elijas casi da lo mismo. Escoge la que se conecte con más cosas y la que más te acomode [08:04].

Automatizar es una de las acciones de mayor valor en tu trabajo, porque muchas tareas diarias son repetitivas, tienen frecuencia habitual y un archivo final conocido. La transcripción es una fuente de valor relevante justamente porque cambia según el tipo de reunión.

Mi invitación es a que pienses qué reuniones de alto valor tienes y cómo transformarlas de forma automática. Si quieres profundizar, en Platzi hay cursos de Make, Zapier y n8n. ¿Qué flujo te gustaría automatizar primero? Cuéntamelo en los comentarios.