Gerencia de Equipos Remotos. Por Juan Pablo Buriticá.
Dos enfoques:
Individual Contributors: Individuos que no tienen responsabilidades de gerencia. Ejemplo: una ingeniera de software, que no está a cargo de nadie pero sí de sistemas.
Gerentes, ya sea fundador o CEO. Todo el personal del equipo ejecutivo, supervisores, personas que están a cargo de otras, que son responsables por el trabajo de otras personas.
Como IC (individual contributor), yo me debo enfocar dentro del trabajo remoto en varias cosas. Ejemplo: mandan un correo avisando que a partir del lunes no puedes venir a la oficina, que todos van a trabajar en remoto.
¿Cómo se empieza?
1- Debo de organizar mi día de una manera diferente. Organizar si al empezar el día revisamos los emails, etc.
2- Es necesario tener la actitud profesional. Vestirse para trabajar. Prepararnos para el día profesional es muy importante, esto tiene un impacto en la actitud que tomo.
3- El trabajo remoto no es mejor, es diferente. Los equipos remotos no son más productivos, de hecho no hay evidencia de ello. Pero si podemos ser más eficientes porque al trabajar remoto nos obligamos a comunicarnos muy bien, a estar muy organizados y también estamos muy protegidos de muchos cambios en el trabajo moderno, como las oficinas abiertas, son más baratas, más económicas, poner 30 personas en el mismo espacio, pero terminan saliendo más costosas en términos de productividad: ruidos, interrupciones, hay muchas distracciones que cuando queremos hacer trabajo enfocado, nos interrumpen y reducen la calidad del trabajo que estamos haciendo.
4- Comunicación: como IC, me debo enfocar en varias partes de la comunicación. Primero: ya no puedo comunicarme con mi jefe como antes (ir a la oficina), ahora lo puedo hacer por chats, correos, videollamadas, u otros mecanismos virtuales. Una serie de preguntas que debo examinar para escoger cuál es el mecanismo correcto para comunicarme. Idealmente yo debo mantener a mi jefa informada en el estado de los proyectos de los cuales soy responsable. No debo esperar a que me pregunten cómo va el proyecto, cómo vas con esta clase, etc. A primera hora, miro mi correo rápidamente, luego empiezo en orden de importancia a comunicarme con mi jefa, luego con mi equipo y después con mi empresa. A mi jefa le importa si las cosas van bien, sino, por qué no van bien, y qué estoy haciendo para solucionar cualquier problema con el que me haya enfrentado. Si me adelanto a estos tres elementos, ya he ganado mucho tiempo porque mi jefa no me va a estar llamando o buscando, sino que ya sabe el estado de este proyecto. Al darle esa información me puedo enfocar en terminar el proyecto o en solucionar los problemas que tengo. Se comunican los días y las semanas. Ejemplo: jefa, hoy planeo finalizar esto, esta semana mis planes son tales, cuénteme si estoy equivocado, o si hay algo en lo cual debería enfocar mi atención de una manera diferente, ¿por qué hago esto? Porque quiero sentar expectativas, yo quiero comunicarle a mi jefa, mi semana, cómo estoy organizando mi tiempo, para darle oportunidad de que: O me dé información nueva que de pronto se le ha olvidado, que me dé nuevas prioridades, si es necesario hacerlo, o si estamos bien alineados entonces ella sabe en qué voy a estar trabajando yo, y ya tiene una idea de esta semana, y tal vez de la próxima semana. Se debe entonces con nuestros jefes: sentar expectativas, comunicar muy claro el estado de los proyectos, y los riesgos. Si se hace eso, nos ganamos un montón de libertad y confianza.
• La confianza en el trabajo remoto es muy importante, especialmente en Latinoamérica donde los jefes está acostumbrados a una cultura donde tienen que vernos sentados para que sientan que estamos trabajando. Con el trabajo remoto nos liberamos de esta presencia y nos enfocamos en los resultados, y esto lo podemos hacer a través de confianza. Si mi jefa confía en que yo voy a terminar mi trabajo, le voy a contar las cosas en las que estamos trabajando, entonces, no va a estar pendiente de donde estoy, sino que va a estar enfocada en resultados.
• Las personas con las que trabajo deben saber la misma información. Todas estas comunicaciones las intento hacer en mecanismos asíncronos de comunicación: hay dos tipos de comunicación: la síncrona que es en tiempo real, como las llamadas, las videollamadas, en muchos casos los chats. La comunicación asíncrona es aquella que no depende de la atención de las personas. Puedo enviar un correo y me lo responden al otro día. Correos, foros, mensajes grabados, etc. Nosotros preferimos comunicación asíncrona en trabajo remoto porque queremos independizarnos de interrupciones (mi jefe o mis compañeros molestando todo el día para todo lo que necesiten, ellos tampoco quieren que yo esté todo el día preguntándoles cosas, o mandando mensajitos, o sms) porque se pierde foco. Afecta seriamente la calidad del trabajo, porque si estoy construyendo productos o pensando en problemas difíciles, y alguien me manda un mensaje inmediatamente, me molesta, pierdo mi atención y no puedo dedicarle toda mi capacidad a resolver el problema el cual estoy pensando, ya sea el algoritmo u otros. Por eso vamos a priorizar canales asíncronos, el correo, los foros, los chats, siempre y cuando no estemos esperando una respuesta inmediata.
• Finalmente, la comunicación con la empresa es muy importante, mi jefa, mis compañeros, el resto del equipo, especialmente si estoy a cargo de elementos importantes, debo cambiar los mecanismos a los cuales estaba acostumbrado, (reuniones semanales donde todos estábamos en el mismo espacio físico, etc.) ahora debo buscar mejores mecanismos para comunicarme de manera clara y concisa en cuanto a lo que quiero que la empresa entera sepa. Como los correos están tan saturados y los chats, entonces se debe buscar una forma de no solo enviar el mensaje sino de repetirlo. En un equipo remoto no podemos asumir que todo el mundo ha leído el mismo correo a la misma hora, porque trascendemos el tiempo, no solo el espacio (porque ya no estamos en el mismo lugar), pero si empezamos a independizarnos de las zonas horarias, trascendemos el tiempo. Lo importante es que seamos eventualmente consistentes. La comunicación en equipos remotos no es lo que yo quería decir, sino lo que las personas que leyeron mis mensajes entendieron. Entonces debemos enfocarnos en darnos a entender muy bien. Podemos consultar a otras personas si el mensaje que yo quiero enviar es el que se está recibiendo, si es así, lo envío y lo replico, lo envío por correo, coloco en el foro, en el chat. Sino, lo corrijo. Como líder, esta técnica es muy importante, porque parte de mi trabajo es hacer una campaña, asegurarme que todo mi equipo entienda lo mismo, cuáles son mis objetivos, que tenemos que lograr esta semana, porqué estamos en la empresa, qué hacemos, especialmente cuando mi equipo no está en el mismo lugar, debo aprender muy bien a comunicarme, y a asegurar que todas las personas están entendiendo el mismo mensaje. Porque si todas las personas interpretan algo diferente, estamos yendo en direcciones muy distintas mientras yo como Jefe de Ingeniería asumo que el mensaje se entendió. Ya pasando a colaboradores, a gerentes o Líderes, nos enfocamos en consistencia, y en asegurarnos que todo nuestro equipo tiene muy claro los objetivos, a qué vinimos, por qué vinimos, y qué hay que hacer esta semana. Yo le enseño a todos los colaboradores de mi equipo que comuniquen el estado de una manera escrita, asíncrona. Me desinhibo de saber siempre cómo van las cosas, y confiar en que el equipo está haciendo el trabajo para lo cual yo lo contraté, y además me aseguro que el mensaje que yo estoy dando, se entiende y se entiende bien. Esto porque cada individuo, especialmente cuando estamos trabajando de manera remota, tienen un contexto muy diferente, las personas que están cercanas a mí, las personas que me reportan a mí, tienen mucha más información que la ingeniera de QA, que tiene una jefa, y otra jefa, y así. Me debo asegurar que tanto la ingeniera de QA (¿?) como el vicepresidente de ventas entiendan de la misma manera los objetivos. ¿Cómo hago eso?, preguntándoles cómo entienden los objetivos. Se debe reunir con personas diferentes del equipo y preguntar cuál es que crees el objetivo de la semana, o en qué estás trabajando. Idealmente se tiene todo claro, sino es así, si no coincide lo que dice la ingeniera de QA con lo que yo tengo establecido, quien ha fallado he sido yo, no ella. No es su culpa no entender. Es mi culpa no haber creado un ambiente donde ese contexto se comparte, donde la información fluye, donde sus jefes directos o indirectos no han compartido la información que yo espero. Por eso en lugar de ir a buscar quien es el culpable lo que empiezo es a crear mecanismos, a compartir mucha más información, a repetir, a escribir. Porque mientras más información tenga mi equipo a distancia, mejor puede operar y mejor nos entendemos.
• Desde la perspectiva de gerentes, dentro de estas situaciones extraordinarias de trabajo remoto, es que primero debemos ser muy pacientes, porque el trabajo remoto no es fácil para todo el mundo, hay personas que son muy buenas trabajando independientemente, comunicándose y acostumbrándose a una vida de independencia. Hay otras personas que necesitan estar rodeadas de personas, necesitan estar “estar”. Puede ser una condición natural, no es una falta de compromiso, falta de interés, falta de habilidad, es simplemente que es una persona diferente. Y debemos no solo estar conscientes de esto, sino enfocarnos en entender quién está teniendo problemas trabajando de manera remota, y evaluar, hablar, cuáles son estos estos retos y buscar soluciones para darles más apoyo. Se puede por ejemplo, dar trabajo en conjunto en lugar de trabajos independientes. Esto hace que no estén preguntando en dirección todo el tiempo, resuelven juntos e investigan. Es para crear cierta independencia de búsqueda y resolución de conflictos y de problemas cuando estamos empezando nuestras carreras. Cuando ya es una persona que tiene un cargo ejecutivo de dirección, no se tiene que ser tan específico en como aproximar problemas pero si hay veces que hay personas que se les olvida comunicar, contar que ha pasado, información importante que ayuda a tomar mejores decisiones entonces se debe asegurar que no haya un periodo muy largo entre las personas que me reportan a mí y yo. Es recomendable hablar con todos los miembros del equipo, una vez a la semana, una reunión de una hora, cual es su tiempo, ellos deciden la agenda, y preparan y presentan lo que consideren importante, usualmente se toman decisiones o actuar porque no interesa el estado de un proyecto, sino atender discusiones complejas, que informen cosas interesantes que se deben saber. Se puede actualizar una vez al día en Slack, en un chat.
• Entonces como líderes de equipos remotos, en emergencias, deben crear estructuras que soporten a su equipo, a colaboradores, a otros líderes, para que todos puedan ser exitosos tanto como sean posible, el trabajo se va a ver impactado, el personal se va a ver impactado, pero poco a poco las cosas van a volver a la normalidad. Todos van a poder volver a sus oficinas, pero también se aprenderá que estar separados a la fuerza, ayuda a recuperar un poco del tiempo, de la atención que es tan valiosa, y por lo cual muchos consideramos que el Trabajo Remoto es importante y que es valioso. El trabajo remoto está de moda no porque podemos trabajar desde la casa haciendo lo que se nos dé la gana, aunque en muchos casos sí, sino porque nos ayuda a recuperar la atención y la libertad al crear barreras naturales, antes todo el mundo tenía una oficina privada, ya no, inclusive ahora todos tienen un piso entero con escritorios y ruido, hemos perdido esa atención, esa habilidad de enfocarnos y el trabajo remoto nos está ayudando a recuperar eso, a valorarlo y a crear barreras artificiales o reales para poder hacer un mejor trabajo.
