Todos hemos intentado alguna vez tratar de reordenar la carga laboral delegando funciones, sin embargo, por donde empezar?
En mas de una oportunidad esta pregunta llega a nosotros y la principal interrogante es simple… qué delego y a quién? cómo delego? cómo me aseguro de que esta realizando lo delegado? entre muchos otros…
Lo más relevante, como en todo comienzo, es no ser muy ambicioso y por lo mismo comenzar delegando pequeñas tareas que tengan poca importancia institucional, o que su efecto no determine que no se cumplan metas críticas.
Una vez encuentres esa tarea “delegable”, debes buscar un candidato.
Lo ideal para el candidato es alguien con quien tengas buena comunicación y que sepas que es responsable (recuerda que esta primera tarea es la forma de avanzar en futuras responsabilidades mayores a delegar). Busca alguien que se sepa comunicar bien con el resto, que idealmente tenga buenas habilidades blandas, porque no es tan importante que se va a comunicar, muchas veces la mayor relevancia es el cómo va a comunicarse la información, y tampoco quieres que luego todos se comuniquen contigo porque no le entendieron al “delegado”.
Una vez tienes la(s) tarea(s) y el delegado, lo relevante es buscar un lugar cómodo para proponerle esta invitación a tomar esta responsabilidad y enfocarte en explicarle por qué lo elegiste a el o ella para esa labor, trata de decir cosas positivas siempre para que sea un golpe de motivación.
Finalmente lo relevante es comentarle que siempre puede apoyarse en ti para esta labor y que confías en su buen criterio (para que tampoco te pregunte absolutamente todo lo que tiene que hacer, sino es mejor que lo sigas haciendo tu mismo)…
Más que cualquier otra cosa a destacar, empezar a realizar esta actividad determina el primer paso para confiar más en tu equipo, empoderarlos y que se sientan importantes en el equipo, que sepan que tienen algo que los caracteriza y eso mejora la moral del clima laboral. Con un clima laboral sano, ya tienes asegurado el 90% de éxito (y piensa que esto es solo el primer paso).
Nunca olvides que este proceso es un tema de confianzas y de aprender a soltar responsabilidades, comienza SIEMPRE con algo simple (nadie aprende a correr sin primero haber caminado) así poco a poco podrás soltar esas cosas que puede que no sean determinantes, pero que se convierten en una piedra en el zapato cuando se van acumulando en el tiempo y se acerca el deadline.
Algo clave es proponer que te el delegado te comente ciertos checkpoints o hitos de la tarea cuando este en curso, por ejemplo “ya se curso el primer avance de XXXX” o “ya esta listo el boceto del primer guión”, etc. Recuerda darle tiempos para realizar estas funciones y comentarle al equipo que esta persona estará a cargo de X responsabilidad. De una forma u otra, el resto de las personas proactivas buscará también destacar para tener una responsabilidad futura, y de una u otra forma te servirá también para encontrar a esas otras personas del equipo que no tienen mucho interés (si, la verdad que esto sirve más de lo que crees).
Busca siempre lugares cómodos (idealmente presencial) y agradables para todos para entregar estas informaciones de nuevos delegados al equipo, y quizás lo más importante, es que sepan cuales son sus limites de acción.
Una vez empleado todo esto, creo que es un éxito seguro
