Cómo hacer seguimiento efectivo en un proceso de transición de una aplicación

Introducción:

Cuando una aplicación cambia de responsable —por ejemplo, del equipo de desarrollo al equipo de soporte, o de un proveedor a otro—, se inicia lo que llamamos un proceso de transición. Este proceso debe asegurar que todo el conocimiento, accesos, pendientes y documentación de la aplicación sean entregados de forma clara y completa, para que el nuevo responsable pueda gestionarla adecuadamente.

Sin embargo, este tipo de procesos suelen ser complejos y pueden generar incertidumbre o retrasos si no se hace un seguimiento adecuado. En este tutorial, compartiré los pasos que yo sigo para asegurar un seguimiento efectivo durante una transición, con base en una experiencia real de mi trabajo.

Paso 1: Asegúrate de tener claro qué se transfiere.
Antes de pedir avances, asegúrate de entender qué componentes hacen parte de la transición:

• ¿Incluye documentación técnica?
• ¿Incluye documentación funcional? como manuales de usuario, ayudas
• ¿Accesos a herramientas o plataformas?
• ¿Casos pendientes o tareas en curso?
• ¿Incluye el resultado de pruebas de la recuperación tecnológica?
• Haz una lista base para no perder foco.

Paso 2: Solicita un plan de transición claro.
Pide al equipo responsable de la transferencia, un plan, algo asi:

• Actividades a realizar
• Fechas clave
• Responsables de cada tarea

Esto te permite tener una guía para hacer seguimiento sin depender de respuestas informales:

Paso 3: Establece puntos de control (checkpoints)
No esperes hasta el final del proceso. Agenda reuniones cortas de avance (pueden ser semanales o quincenales).
En cada una, revisa los ítems del plan, los cumplidos y los pendientes. Toma acta o deja constancia por correo.

Paso 4: Documenta y centraliza la información
Para que el conocimiento no se pierda, asegúrate de que lo que se comparte quede en una herramienta accesible:

• Carpeta compartida
• Confluence, SharePoint, Devops(wiki) u otra plataforma usada por tu equipo

Paso 5: No temas pedir claridad (ni insistir)
En mi experiencia, a veces no se entregan detalles por suponer que ya los conocemos.
Frases como:

• “¿Puedes mostrarme un ejemplo?”
• “¿Quién usaba esto antes y cómo?”
• “¿Qué falta por entregar para dar por cerrada la transición?”

son muy útiles para evitar vacíos de información.

Paso 6: Cierra formalmente el proceso
Una vez entregado todo, asegúrate de que se deje una constancia del cierre.
Puedes hacerlo por medio de un correo o acta donde se indique:

• Qué fue entregado
• Qué se validó
• Que todas las partes están de acuerdo con el cierre

Esto te protege a futuro y da confianza al equipo que recibe la aplicación.

Conclusión

Liderar un proceso de transición, especialmente en un entorno técnico o con múltiples actores, implica más que coordinar actividades: requiere comunicación clara, seguimiento constante y, sobre todo, liderazgo desde la gestión. Esta experiencia me mostró que anticiparse a los cuellos de botella, solicitar avances de forma respetuosa pero firme, y mantener a todos informados, genera confianza en el equipo y asegura que los objetivos se cumplan en el tiempo esperado. Espero que este paso a paso te sirva como guía y te inspire a tomar un rol activo en tus propios procesos de transición.

Gracias