El primer paso es tener claro que es lo que quieres comunicar, por ejemplo: asignar una tarea, publicar un mensaje de gerencia, preguntar algo, responder algo, etc. Es necesario tener todo el conocimiento posible de la idea que quieres comunicar.
Despues de tener claro todo el conocimiento es necesario identificar a las personas que realmente requieren recibir el mensaje o comunicado, muchas veces se realizan convocatorias para comunicar algo pero termina en perdida de tiempo para el emisor y el receptor, debido a que no era necesario el receptor en cuestión.
Elige el canal indicado, muchas veces el mensaje es tan corto que puede ser util enviarlo por correo o por chat; asi como en otras ocasioenes es mejor realizar una videollamada si se trabaja de forma remota, llamadas de tipo telefonicas o si es el caso reuniones presenciales si es realmente importante que entiendan algun tema delicado.
Asegurate que se reciba el mensaje, muchas veces sobre todo hoy en día con las herramientas virtuales y tecnologicas; no se asegura que el receptor reciba el mensaje, por ejemplo un correo o un mensaje de chat; hay que garantizar que el receptor reciba el mensaje, por ejemplo las notificaciones de respuesta de correo o chat, tambien es util preguntar pasado un tiempo, si les llego el comunicado.
Es necesario que despues que el receptor recibe el mensaje, asegurarse que éste entendió el mensaje, de esta forma obtendremos el tipo de respuesta correcta para continuar con nuestras labores, con esto se asegura en gran medida que el objetivo del comunicado se cumpla. Se debe tener en cuenta que en algunas ocasiones el receptor o receptores entienden cosasa totalmente diferente, dando como consecuencias problemas en los procesos.
En algun momento asegurate recibir feedback sobre el comunicado, tal vez esperando un periodo de tiempo y realizar una retrospectiva para saber si las formas seleccionadas para emitir un comunicado es la correcta.
