- Introducción: Para que una empresa preste sus servicios de una manera óptima, necesita contratar de forma ordenada, transparente y eficiente a los proveedores que la apoyarán en sus operaciones. Un proceso de aprovisionamiento robusto evita retrasos, sobrecostos y renegociaciones innecesarias , y asegura que las adquisiciones cumplan con las políticas internas y con las exigencias legales.
La base para un aprovisionamiento efectivo es tener claridad previa: claridad sobre lo que la empresa necesita, claridad sobre los requisitos que deben cumplir los proveedores y claridad en los documentos y condiciones que regirán la contratación.
- Paso 1: Definir necesidades internas y requisitos: Antes de invitar a proveedores o pedir cotizaciones, la empresa debe definir:
° Necesidades internas del servicio (alcance, entregables esperados, niveles de servicio, riesgos asociados).
° Políticas internas aplicables (seguridad de la información, compliance, riesgo operativo, compras, legal).
° Obligaciones legales y regulatorias que deben cumplirse según el tipo de servicio.
Con esto claro, se elabora un documento base con los términos y condiciones mínimos no negociables. Este documento se comparte desde el inicio con los proveedores interesados para:
° Evitar negociaciones sobre condiciones que no se pueden modificar.
° Filtrar proveedores que no pueden cumplir con los requisitos esenciales.
° Acelerar el proceso de evaluación y contratación.
- Paso 2: Preparar la lista de documentos requeridos: Para contratar sin reprocesos, se debe definir y publicar una lista estándar de documentos que el proveedor debe aportar, por ejemplo:
° Certificados legales y de constitución.
° Estados financieros.
° Documentos de cumplimiento (SARLAFT, seguridad, protección de datos, etc.).
° ANS propuestos si aplica.
° Oferta técnica y económica.
Asimismo, internamente se debe tener lista la documentación base para elaborar los contratos, como:
° Plantillas o proformas del contrato.
° Matriz de riesgos.
° Anexos técnicos estándar.
° Condiciones generales de contratación.
- Paso 3: Evaluación y aprobación con mayor claridad: Con las necesidades definidas, los requisitos claros y los documentos completos desde el inicio, las áreas responsables de evaluar y aprobar (Compras, Riesgos, Tecnología, Legal, entre otras):
° Tienen mayor visibilidad sobre qué proveedores cumplen y cuáles no.
° Pueden comparar las ofertas de servicio de forma homogénea.
° Pueden estimar con mayor precisión el valor real de la contratación.
Esto reduce reprocesos, consultas, negociaciones innecesarias y tiempos de aprobación.
- Paso 4: Elaboración de contratos usando proformas
Una vez aprobada la contratación por las áreas correspondientes:
° Se toman las proformas o plantillas contractuales previamente alineadas con todas las áreas.
° Solo se ajustan los elementos variables del servicio, como:
° Alcance específico.
° Obligaciones particulares del proveedor.
° Precio.
° Plazo.
° ANS o anexos técnicos.
Estandarizar contratos reduce riesgos, elimina negociaciones repetitivas y permite que los tiempos de elaboración y revisión sean mucho más cortos.
- Resultado: Contratos más ágiles y proveedores preparados
Como el proveedor ya conocía desde el inicio los términos y condiciones necesarios para contratar:
° Acepta más rápido las condiciones.
° Reduce solicitudes de cambio de última hora.
° La firma contractual se agiliza significativamente
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